摘要：本文分析了檔案社會化服務的基本功能和基本原則，提出基本功能包括代理功能、寄存功能、監理功能、駐點功能、培訓功能、咨詢設計功能和檔案開發利用功能;基本原則包括客戶至上原則、問題導向原則、務實調研原則、有效高效原則和安全保密原則。

　　關鍵詞：檔案社會化服務,基本功能,基本原則

　　1檔案社會化服務的基本功能

　　檔案社會化服務的功能是指檔案社會化服務所發揮的有利作用，即檔案社會化服務的效能[1]，它以檔案社會化服務的內容范圍和形式作為依據。具體功能主要有以下幾項：代理功能、寄存功能、監理功能、駐點功能、培訓功能、咨詢設計功能和檔案開發利用功能。筆者試析如下。

　　1.1代理功能

　　檔案社會化服務機構接受有關機關、企事業單位的委托，代為處理檔案管理工作，包括代為處理檔案實體規范化整理、檔案實體數字化加工、檔案銷毀、檔案修裱等工作，以幫助這些單位提高檔案管理水平、降低檔案管理成本。

　　其中檔案整理服務指檔案社會化服務機構按照一定原則對客戶形成的檔案實體進行補充收集、系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的服務過程;檔案數字化服務指檔案社會化服務機構利用掃描儀、數碼相機等數碼設備對客戶的實體檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的服務過程[2];檔案銷毀服務指檔案社會化服務機構幫助客戶對檔案價值進行鑒定、對需要銷毀的檔案按照相關要求和程序進行銷毀的服務過程。

　　1.2寄存功能

　　檔案社會化服務機構可以向檔案庫房面積不足或庫房條件不好的單位提供檔案保管所需的庫房、設備、裝具，對所保管的檔案文件進行日常維護、安全防護，并按規定開展有限范圍的提供利用。在不改變檔案所有權和處置權的前提下，有關單位可以將檔案委托給檔案社會服務機構保管，這種“具備檔案保管外包服務能力和條件的企業法人，受委托方(法人及自然人)委托，對檔案進行保管及相關服務的民事行為，又稱‘檔案寄存和代保管服務’”[3]。檔案寄存服務一方面可以節約有關單位的檔案存儲成本，另一方面可以改善檔案保管條件。

　　1.3監理功能

　　檔案社會化服務機構在一定的條件下，可以在檔案管理服務外包中充當第三方機構(獨立的非政府機構)，為客戶提供中介、咨詢、招標、監理及其他服務，或對有關中介服務機構的資質或服務能力進行評價、認證[4]。檔案社會化服務機構在提供監理服務的過程中需要秉承獨立、公正、真實的原則，采用科學方法對服務過程中的主體進行評價，客觀反映實際情況。

　　1.4駐點服務功能

　　檔案社會服務機構根據客戶需求，向客戶派送能夠勝任工作的員工，進駐客戶單位，幫助開展檔案管理各項工作。駐點服務按照時間長短可分為短期駐點(1年以下)和長期駐點(1年和1年以上)，其優勢是便于與客戶單位建立密切聯系和長期合作關系，便于了解文件的來龍去脈，從而有效開展檔案管理。

　　1.5培訓功能

　　檔案社會化服務機構可以運用檔案專業的知識和技能，一方面對客戶方進行專業培訓，以便使委托項目后續能夠跟進;另一方面對本機構員工進行培訓，以便向客戶輸出更多的專業服務者。可以是不同層級的知識和技能培訓，也可以是不同范圍的動態信息傳遞。

　　1.6咨詢設計功能

　　咨詢設計功能指檔案社會化服務機構可以借助專業化人才、知識和技術，根據客戶需求，提供專業法律咨詢和技術設計。專業法律咨詢主要是提供宏觀層面的檔案法律法規，以及微觀層面的檔案工作規范、制度、標準等方面的信息咨詢;技術設計是針對客戶的具體需求，提供文件檔案管理各業務環節的具體設計，包括文控系統設計、文件檔案管理一體化方案設計、檔案管理體系設計、檔案管理制度設計、檔案庫房建設設計、檔案信息資源開發設計、檔案管理小軟件開發等。

　　1.7檔案開發利用功能

　　檔案開發利用功能指檔案社會化服務機構接受客戶委托，將保存的檔案通過多種途徑、手段和技術、方法進行開發，形成各種形式的信息、知識產品，并提供利用，發揮檔案價值。常見的服務包括幫助建設目錄庫與數據庫、幫助開展檔案文件編纂、幫助舉辦檔案展覽。就幫助檔案文件編纂而言，主要指承接大事記、組織機構沿革或年度機構概況、全宗介紹或檔案整理說明、年鑒等的編纂。

　　2檔案社會化服務的原則

　　檔案社會化服務功能的實現需要遵循相應的原則，這些原則不能憑空提出，要立足檔案社會化服務的特征進行分析。檔案社會化服務具有服務性、專業性、社會性、商業性和保密性特征[5]，這些特征為我們分析檔案社會化服務原則提供了基本思路。

　　筆者認為，服務性規定了客戶至上原則、專業性規定了問題導向原則、社會性規定務實調研原則、商業性規定了有效高效原則、保密性規定了安全保密原則。

　　2.1客戶至上原則

　　檔案社會化服務歸根結底是一種面向客戶的服務。客戶至上原則就是要以客戶為中心，以客戶滿意度為目標，誠信服務，最大限度地滿足客戶需求。為此，應做到如下三點：一是明確客戶需求。不僅要明確客戶的顯性需求，還要明確隱性需求或潛在需求，為此需要與客戶進行溝通與協商，深入進行業務調研和分析。二是樹立服務客戶理念。檔案社會化服務機構要樹立以客戶為中心的思想，并把這種思想融入企業文化建設中、貫穿服務全過程中，堅持把優質服務作為最高目標，培養員工良好的服務意識;還要學習借鑒其他服務行業踐行服務客戶理念的具體做法。三是建立客戶服務機制。檔案服務機構應建立和完善相應的制度，采取相應的措施，如開展客戶滿意度測評、建立與客戶滿意度掛鉤的獎懲激勵機制等，確保服務圍繞客戶需求進行，并對非客戶至上的行為進行調整或約束。

　　2.2問題導向原則

　　檔案工作是具有極強專業性的工作，需要利用專業的知識技能完成工作任務。因此檔案社會化服務機構在提供服務時，要以專業問題為導向，研究問題并尋找解決問題的答案，在需求—解決問題—再需求—再解決問題的不斷循環中滿足市場需求，并提升自身服務水平。

　　如筆者所在的杭州遠大檔案技術有限公司在推動綠城中國控股有限公司檔案管理升級的過程中，針對公司檔案集中管理程度低的問題，提出加強頂層設計的解決方案，通過構建十大子系統即全宗管理系統、檔案機構、人才、制度、標準系統、文控系統、傳統檔案整理和數字化系統、電子文件管理系統、檔案鑒定系統、檔案保管系統、檔案檢索系統、檔案編研系統和檔案信息系統，升級業務需求分析系統，搭建起綠城中國檔案管理體系平臺，實現公司檔案管理轉型升級。

　　2.3務實調研原則

　　檔案社會化服務的社會性要求在檔案社會化服務過程中堅持務實調研原則。檔案社會化服務的對象千差萬別、各有特點，為此檔案社會化服務機構在為客戶設計檔案管理體系、制訂檔案管理制度、規范、標準等過程中需要采取務實態度，要深入客戶單位進行調研，明確操作的共性和特性，提供令客戶滿意的產品。

　　2.4有效高效原則

　　有效高效原則就是檔案社會化服務過程中要講效率和效益。檔案社會化服務具有商業性，它在滿足客戶需求的同時追求盈利最大化。有效原則就是要做正確的事，追求好的效果、結果，努力向客戶提供令客戶滿意的優質產品和服務;高效原則就是要以最小的投入(包括人、財、物、時間等資源)獲得最大的產出(有效成果)。為此，開展檔案社會化服務時要進行成本核算，并不斷完善業務流程、改進工作方式和方法、運用先進的工具和設備等，提高工作效率。如杭州遠大檔案技術有限公司研發了旋轉歸零號碼機，改傳統號碼機手撥歸零為旋轉歸零，大大提高了敲頁碼的速度。

　　2.5安全保密原則

　　檔案社會化服務與其他領域社會化服務最大的不同，在于其業務內容與文件檔案信息息息相關，客戶的文件檔案涵蓋大量有關人、財、物以及經營管理、科技開發等方面的信息，這些信息往往都是涉密的，這決定了檔案社會化服務必須堅持安全保密原則，以維護客戶的利益。一是確保檔案實體安全，避免檔案實體被損毀。檔案社會化服務機構在提供檔案社會化服務的過程中，要注意避免外界自然因素和人為因素對紙質文件和電子文件帶來的不利影響，確保檔案文件的原始性、完整性、真實性和可讀性，確保所保存的文件檔案在客戶需要時能及時提供利用。

　　如對寄存的檔案，寄存中心要提供符合檔案保管條件的庫房，配備溫濕度控制儀器、消防設施、安全監控設施和其他防護設施;對規范化整理的檔案文件在交接要清點清楚，不可隨便清除或銷毀，整理過程中操作要十分謹慎。二是確保檔案信息內容安全，避免泄密失密。檔案社會化服務機構要對從業人員進行保密教育，培養他們的保密意識，并與他們簽訂保密協議，同時從工作流程上進行保密控制。

　　注釋與參考文獻：

　　[1]黃霄羽.檔案社會化服務的特征、功能和原則[J].北京檔案,2015(5):16.

　　[2][4]DA/T68-2017.檔案管理服務外包工作規范[S].

　　[3]DA/T67-2017.檔案保管外包服務管理規范[S].

　　[5]孫芳芳,計大敏,徐林娟.檔案社會化服務的概念與特性探析[J].浙江檔案,2018(2):60

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