這篇檔案管理論文發表了檔案數字化管理面臨的難題及應對策，將數字化應用到我國檔案管理中來，從而提高檔案管理的水平，論文對數字化檔案管理的含義進行了介紹，分析了當前數字化檔案管理存在的問題，避免了傳統檔案工作中操作速度慢、效率低的弊端。

　　關鍵詞：檔案管理論文,素質,管理,對策

　　我國非常注重檔案的管理工作，但是從檔案管理的實際工作情況來看，檔案管理是一項非常復雜、繁瑣的工作，工作量非常大，傳統手工的檔案管理工作效率低，很容易出現錯誤，很多珍貴的檔案文獻都在傳統檔案管理的方法中遺失，造成了很大的損失。將信息化、數字化融入到檔案管理中去，可以提高檔案管理的工作效率，而且從檔案使用的角度上來說，通過信息的檢索查找檔案也是非常的快捷、高效，大大提高了人工查找的效率。但是從我國在推廣檔案管理數字化的過程中來看，還存在很多問題，也正是考慮到這一點本文對將數字化融入到我國的檔案管理工作中去進行了深入的探討。

　　一、數字化檔案管理的涵義介紹

　　對于任何組織、團體、國家來說，檔案都是非常重要的，因為檔案是記錄這些團體、組織、國家在不同時間里所進行的各種活動，包括文化活動、宗教活動、政治活動等，在這些活動進行的同時也會以圖片、文字等形式保留下來，而這些歷史的信息記錄對其未來的發展作用也是非常大的。檔案對于文化的傳承、歷史的記錄意義重大，所以必須對檔案進行合理的分類以及科學的管理，只有這樣才能讓檔案發揮最大的作用，發揮其應有的功能。

　　隨著科技的進步，計算機已經在我們的生活中扮演必不可少的角色，越來越多的工作領域也出現了計算機的身影，計算機的出現讓我們的工作效率大大的提高，而另一方面因為時間的不斷推進，所存留下來的歷史檔案越來越多，要以手工的方式對這些檔案進行整理所花費的時間是巨大，而且工作效率非常慢，計算機正好解決了這一難題，通過計算機使用數字化的技術對檔案進行管理，非常簡單、高效，大大提高了檔案的使用頻率，讓檔案發揮更大的作用。

　　二、當前數字化檔案管理問題分析

　　1.數字化檔案管理人才不足

　　檔案的數字化管理雖然在理論上與傳統的檔案管理并無太大差別，但是在操作的過程中卻存在很大的差異。在我國實現檔案數字化管理的過程也出現很多因為轉變管理方式而產生的問題，主要問題就是原來的檔案管理人員難以運用檔案數字化管理的方式進行管理工作，單從從事檔案管理這項工作本身來看，工作人員大多是年齡較大的人群，這類人群對于電腦是非常陌生的，很難操作，而年輕的一代人又認為檔案管理這些工作過于枯燥，沒有新鮮感，很多年輕人都非常抵觸這項工作。在這樣的環境下，我國的檔案數字化管理就出現專業人才不足的情況，這給我國的檔案數字化管理帶來了很大的困難。而要改變這一現狀就必須一方面對老員工進行專業培訓，讓他們適應檔案數字化管理;一方面就是要積極挖掘檔案數字化管理方面的人才，只有這樣才能真正的實現檔案數字化管理;另一方面就是積極開發檔案數字化管理的計算機軟件，以最小的人工投入換來最大的工作效率，通過這樣技術與人才的結合就能夠更好的解決這一難題了。

　　2.專業檔案數字化管理設備不足

　　我國的數字化檔案管理尚處于剛剛起步階段，在這一階段還需要大量的資金投入去完善基礎設施，這些基礎設施包括網絡設施、硬件設施、軟件設施等。但是在實際的檔案數字化管理的推進過程中，因為檔案管理并不是一種馬上就有回報的工作，所有大多數的單位、團體都不會拿出大量的資金投入到檔案管理工作中去，這就導致了在推進檔案數字化管理的過程中因為資金的缺乏而難以推進。很多單位即使配備了一些計算機設備，也都是非常老化的計算機，這些計算機根本無法完成檔案數字化管理的工作。在推進檔案數字化管理的過程中，我國也推出了相關的標準要求，雖然在短時間內大多數單位都沒有達到國家所要求的具體水準，但是我們不能放棄，應該抱著積極的心態投身于檔案數字化管理工作中去，同時積極研發符合檔案數字化管理的科學軟件，為我國盡早實現檔案數字化管理貢獻自己的力量。

　　三、推進數字化檔案管理的舉措

　　1.挖掘專業的檔案數字化管理人才

　　檔案數字化管理與傳統檔案管理在內容的差別就是由原來的紙質材料轉換為電子信息材料，而這些電子信息材料就需要儲存在專門的電子設備中，比如硬盤、U盤、光盤等，這些儲存材料的不同決定了其保存的方式也是不同的，這些電子儲存材料一旦受損或者受潮都會損壞，而一旦損壞那么里面所儲存的大量電子信息都會損失掉，因此電子儲存設備必須進行備份，并且放在不同的地方進行保存，其中一個受到破壞，另外一個還可以使用。

　　諸如此類的問題還有很多，要想解決這些專業的問題就需要專業的人才來進行檔案管理，從事檔案數字化管理的工作人員應該經常參加一些專業知識培訓，不斷加強自身在檔案數字化管理方面的專業儲備，在選擇參加檔案數字化管理專業知識培訓的工作人員時也應該注意既要選擇新員工，同時也要選擇老員工，這樣就會避免檔案管理工作人才的斷層。在具體的工作人員培訓中應該將職業道德培訓與專業知識培訓結合在一起，在提高專業水平的同時也讓工作人員更加的認可與愛護檔案數字化管理的工作。對于專業的人才的挖掘還應該注意的是這里的人才挖掘并不是盲目的挖掘，而是分專業的人才挖掘，所組建的檔案數字化管理人才隊伍必須是合理的，只有這樣的人才隊伍才能更好的完成檔案數字化管理的工作。

　　2.數字化檔案管理技術的應用

　　檔案中所涉及到的信息是各種各樣的，包括了社會、生活、經濟、文化、軍事、民族、性別、健康等，而在傳統的檔案管理工作中光是對這些檔案進行簡單的分類就已經是非常繁瑣的工作了，更不要說在這些大類的下面又會劃分出各種小的分類。

　　在實際的分類工作中會遇到一個非常大的困難，那就是因為個人見解的不同所進行的種類劃分是不一致的，有人認為是社會類的檔案，而又有人認為是生活類的檔案，這樣就在檔案的立卷中存在很大的差異，而由立卷引起的差異在檔案查找的過程中同樣也會遇到，有人認為此類的檔案應該從社會類的檔案中查找，而有人認為應該從生活類檔案中查找，這樣就會產生很大的分歧，也不利于檔案的管理工作。而使用檔案的數字化管理，將計算機相關的專業軟件應用到工作去就會輕松的解決此類難題，不但解決了立卷中所遇到的難題，在檔案查找的時候也會非常簡單順利。

　　傳統的紙質檔案需要進行專門的收集處理，在處理的時候會涉及到對相關材料的篩選、裁剪等，這些工作程序經常會因為工作的疏忽造成不可挽回的損失，而采用檔案數字化管理的方式就會輕松解決這一困難，這對保護檔案的完整性意義重大。很多從事檔案管理的工作人員因為難以適應新的管理方式，故而產生排斥的心理，這對檔案數字化管理的推廣產生很大的阻力，應該積極疏導老職工的心理問題，將檔案數字化管理的優點向他們講清楚，讓從事檔案管理的老員工帶頭進行檔案數字化管理的推進。

　　3.加大資金投入、更新專業設備

　　檔案數字化管理工作的進展情況直接受到資金的投入與專業設備的影響，但是從我國當前的情況來看并不樂觀，主要表現在資金投入不到位，很多專業的設備都沒有得到更新，嚴重阻礙了檔案數字化管理工作的推進進度。因此，相關部門必須引起高度重視，將檔案數字化管理工作需要的資金投入到位。在檔案數字化管理的專業設備方面又分為軟件設備與硬件設備兩個方面，在軟件方面應該加大對專業軟件的研發，盡快將最新研發的、專業的軟件技術應用到檔案數字化管理的工作中去;對于硬件設備，除了加大資金購買更新以外，對于現有的設備也要做好防護保養工作，這樣不但可以延長其使用的壽命，對于其提高工作效率也有很重大的影響。因為檔案數字化管理是一項尚處于摸索階段的工作，因此在實際的工作中應該認真積累經驗，總結工作中的不足，這樣更有助于案數字化管理的發展。

　　四、結語

　　檔案數字化管理是當前國際檔案管理的大趨勢，可以有效的提高工作效率，解決傳統檔案管理中遇到的很多困難。但是我國的檔案數字化管理剛剛起步，很多問題還需要我們慢慢解決，只有加大資金投入，積極研發專業軟件、更新硬件設備，總結工作經驗，才能讓我國的檔案數字化管理取得更好的發展，讓檔案更好的為社會發展來服務。

　　參考文獻：

　　[1]黃莉雯.高校人事檔案信息化管理研究[J].價值工程，2017(03)：33-35.

　　[2]肖蓉.淺談高校檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2017(03)：167-168.

　　[3]馬旭紅.檔案信息化建設的績效評價研究[J].中國管理信息化，2017(03)：168-169.

　　作者簡介：江佩瓊(1961-)，女，廣西梧州人，副研究館員，主要從事檔案管理學研究。

　　基金項目：本文為梧州學院2011年院級科研項目階段性研究成果;項目類型：院級一般項目;項目編號：2011C019。

　　推薦閱讀：《北京檔案》是由北京市檔案局主管，北京市檔案局、北京市檔案學會主辦的檔案專業刊物。