在當今信息時代，世界萬物聯(lián)系越來越緊密，檔案機構靠一己之力已經(jīng)不能滿足社會的需求‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 因此，檔案機構之間應該做好交流，最終實現(xiàn)多個檔案機構間的互聯(lián)，實現(xiàn)多個數(shù)字檔案館的共享操作，才能滿足社會對檔案的信息需求，實現(xiàn)檔案的價值‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　一、檔案交流的內(nèi)容和必要性

　　1.檔案交流的內(nèi)容‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 檔案交流主要包括檔案信息內(nèi)容、檔案人才培養(yǎng)、檔案管理技術、檔案管理經(jīng)驗等方面。 檔案交流必須在現(xiàn)行檔案法律規(guī)章制度的框架下開展，尤其是在與國外檔案機構交流時，需要遵守保密和檔案出境的法規(guī)要求。

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　　2.檔案交流的必要性。 從擴充檔案館藏資源來看，由于資金和成本的限制，每個檔案機構在收集檔案時有選擇地收集入館，不可能無限制地擴充檔案館藏資源。 因此，不同的檔案機構所有的檔案資源內(nèi)容和重點不同，每個檔案機構館藏檔案都有自己的特色，而實現(xiàn)檔案交流則可以在一定程度上共享館藏，相當于在不增加成本的情況下增加檔案機構的館藏量，從而為檔案利用者提供更全面、更充分的檔案信息。

　　從實現(xiàn)檔案價值來看，檔案的自身價值是檔案的內(nèi)在價值，檔案滿足社會的利用需求是檔案的外在價值，提供利用是實現(xiàn)檔案價值的手段和途徑。 檔案應是整個社會的財富，應該為整個社會提供服務。 實施檔案交流可以在更大的范圍內(nèi)滿足檔案的利用需求，而不僅僅局限于一個檔案機構內(nèi)，為檔案價值的實現(xiàn)提供一個更大的平臺。

　　從提高檔案管理水平來看，開展檔案交流可以汲取檔案管理經(jīng)驗，交流人才培養(yǎng)方法，從而提高檔案管理水平。 每個檔案機構管理重點不一樣，積累的經(jīng)驗也不相同，開展檔案交流，可以取他人之長，補自己之短。 特別是當前信息化時代，利用者對信息需求的時效性越來越短，對信息的需求量越來越大，對信息需求的便利程度等要求越來越高，這就造成檔案機構必須時刻關注利用者需求變化，必須跟上時代潮流努力滿足社會公眾對檔案信息的需求，這樣才能實現(xiàn)檔案和檔案機構的價值，才能在信息時代不被時代拋棄。

　　從擴大檔案的影響力來看，在信息時代，信息大爆炸造成了信息的來源和數(shù)量急劇增多，人們接收信息的渠道也多種多樣，一個孤立的檔案機構在信息時代很難受到社會公眾的關注。 人們對信息的要求體現(xiàn)在信息的數(shù)量、質(zhì)量和便利程度。 檔案信息在質(zhì)量上是最可靠的，檔案信息不同于別的信息，可以追溯到信息真實來源，具有更高的可靠性。 此時，在保證檔案信息質(zhì)量的前提下，檔案機構應努力擴充信息的數(shù)量，通過檔案交流可以在一定程度上實現(xiàn)這個目標，從而滿足公眾對信息的需求，擴大檔案在社會中的影響。

　　二、檔案交流的方式

　　1.檔案內(nèi)容的互換和共享。 檔案館藏資源是一個檔案機構的立身之本，是檔案機構開展其他工作的基礎。 檔案館藏內(nèi)容的互換和共享可以擴展一個檔案機構的館藏資源，為檔案的利用和開發(fā)提供充足的資源。

　　(1)檔案內(nèi)容和互換。 檔案內(nèi)容的互換一般來說是本檔案機構館藏所沒有的相關內(nèi)容、類型、專題等檔案紙質(zhì)或電子副本的交換。 檔案互換必須對互換的檔案有充分的了解，對交換出的檔案要從保密角度進行審查，對需要交換進館的檔案要做好調(diào)研和需求分析，特別是從利用者角度分析有利用需求沒有館藏資源的檔案內(nèi)容，然后有針對性地選擇需要交流的檔案機構進行檔案的交換。 對于珍貴的特藏檔案也是檔案交換的重點關注內(nèi)容之一，特藏檔案能夠吸引社會公眾及媒體的注意力，增強對檔案機構的關注度，增加檔案機構的價值。

　　交換的檔案要登記造冊，注明交換的檔案題名、類型、載體、來源、流向等等，便于對交換的檔案進行管理和追溯原件。 交換來的檔案不得再次交換出去，一方面交換來的檔案所有權仍然歸于原檔案保管機構; 另一方面，二次交換的檔案不便于追溯原件，信息的可靠性得不到保證。

　　(2)檔案內(nèi)容的共享。 檔案內(nèi)容的共享一般是針對數(shù)字化檔案，與檔案互換不同的是，檔案互換一般是主動性的，而檔案的共享是被動的; 檔案的互換具有特定具體的目的，是經(jīng)過調(diào)查確定一家檔案機構，在這兩家檔案機構間進行的，而檔案的共享是基于一個宏觀的目標，由兩家以上單位開展的將本機構館藏檔案有選擇性地共享。

　　在實際操作中，信息技術快速發(fā)展使檔案在不同檔案機構之間的共享具有很強的操作性。 檔案機構可根據(jù)不同檔案機構的定位選擇自己的戰(zhàn)略聯(lián)盟，開展檔案共享。 檔案機構在選擇合作伙伴時，可選擇同一領域特長的檔案機構，從而加強某一領域檔案的館藏量，體現(xiàn)自身在某一領域的特色; 也可以選擇不同領域特長的檔案機構，從而提高自身的綜合性。

　　2.檔案理論和經(jīng)驗的交流。 開展檔案理論和經(jīng)驗的交流，可以學習其他檔案機構在檔案管理中的優(yōu)秀管理經(jīng)驗，同時宣傳自身檔案管理方面的做法和經(jīng)驗，從而提高本地區(qū)、本行業(yè)的檔案管理水平。

　　開展檔案理論和經(jīng)驗的交流，可以由一個地區(qū)或行業(yè)檔案主管機構定期組織，宣傳最新檔案管理理論，宣傳和倡導優(yōu)秀管理經(jīng)驗，通過交流提高整體檔案管理水平; 也可以兩個檔案機構點對點直接有針對性地交流，需要檔案機構選取有代表性的檔案機構直接交流，可以就具體的問題進行深入交流和探討，對于解決實際問題，開展實際工作有著借鑒意義。

　　3.檔案人才的培養(yǎng)和流動。 在各檔案機構，通過檔案交流對檔案人才進行培養(yǎng)，例如，將專業(yè)人才交流到高一級的檔案機構或典型檔案機構進行實踐培養(yǎng)，有利于開闊檔案人員的視野，傳播檔案管理知識和經(jīng)驗，提高檔案管理水平。 同時，通過檔案交流促進不同檔案機構的檔案人員的流動，對于提升檔案整體管理水平大有裨益。

　　三、數(shù)字檔案館的互聯(lián)共享

　　在當前信息時代，各單位形成的電子文件越來越多，電子文件的歸檔和管理邁向縱深發(fā)展，為了更好地將電子文件管理好利用好，各單位都已經(jīng)將建設數(shù)字檔案館提上了日程，各檔案機構在信息時代必然需要進行頻繁的檔案交流，靠一己之力已經(jīng)不能適應當前的社會需要，只有通過數(shù)字檔案館的互聯(lián)共享，將多個檔案機構的檔案資源進行整理共享并提供統(tǒng)一的檢索入口，才可以將自身館藏的檔案信息充分進行挖掘和利用，方能在信息時代有立足之地，也能實現(xiàn)檔案的價值和檔案保管的初衷。

　　作者：趙宏育