摘要：在高等職業(yè)教育迅猛發(fā)展的現(xiàn)實條件下，不斷加強高職院校的檔案信息化建設是做好高職檔案工作、促進高職院校事業(yè)發(fā)展的必然要求。本文立足問題分析，提出加強高職院校檔案信息化建設的對策思考。

　　關鍵詞：高職院校,檔案,信息化建設

　　高等職業(yè)教育是我國高等教育的重要組成部分，經過幾十年的迅猛發(fā)展，高等職業(yè)教育占據(jù)了高等教育的半壁江山，成為整個職業(yè)教育體系中的重中之重。毋庸置疑，高等職業(yè)教育的迅猛發(fā)展對高職院校檔案建設提出新的要求。隨著高等職業(yè)教育向縱深發(fā)展，對檔案信息資源利用的數(shù)量、速度和效率的需要越來越高。不僅簡陋的基礎設施不能適應新形勢的發(fā)展，而且傳統(tǒng)的檔案管理方式也不能滿足高職教育迅猛發(fā)展的需要，檔案管理工作人員的業(yè)務水平也亟需提高。加之，在網絡化、數(shù)字化、智能化蓬勃發(fā)展的新世紀，電子信息技術的創(chuàng)新和應用必將影響到當今經濟社會的方方面面，必將給高職院校檔案信息化建設帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。積極探索運用現(xiàn)代技術手段開發(fā)檔案信息和實現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享，建立新的覆蓋全體師生的檔案資源體系和檔案利用體系，是做好高職檔案工作、促進高職院校事業(yè)發(fā)展的必然要求。

　　一、高職院校檔案信息化建設存在的現(xiàn)實問題

　　盡管高職院校檔案工作意義重大，而且隨著高等職業(yè)技術教育的發(fā)展作用越來越突出。但是，當前高職院校在檔案信息資源建設和管理方面存在諸多問題。

　　1、觀念認識滯后。一是由于許多高職院校是由原來的中職中專或專科院校升格改制而成，部分管理者在管理理念上沒有及時調整和創(chuàng)新，觀念滯后。這是由于檔案工作的特殊性，對學校工作大局影響不那么明顯和直接，因此被相當一部分高職院校領導視作一項附帶的、次要的工作，未給予檔案工作足夠的重視和支持，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用，沒有把檔案信息化建設擺上議事日程。依法治檔工作嚴重滯后于新形勢的要求，檔案管理工作停留在舊有的手工式建檔、管檔上。二是由于宣傳和教育培訓工作沒有跟上，一些教職工缺乏基本的檔案知識和檔案意識。客觀上造成檔案材料的收集歸檔困難，散失了很多重要的文件材料等寶貴的檔案資源。三是專職的檔案工作人員或局郁于檔案管理設施和管理方法落后的現(xiàn)狀、或由于工作任務繁重，導致責任心不強、創(chuàng)新進取意識不足，不能有效提升自身的業(yè)務素質和工作績效。

　　2、檔案管理隊伍素質總體偏低。許多高職院校專職的檔案工作人員偏少，往往一人身兼數(shù)職。同時，好多檔案工作人員屬于半路出家，年齡偏大，學歷偏低，專業(yè)不對口，繼續(xù)教育跟不上，缺乏檔案管理的基本專業(yè)知識，只好是邊干邊摸索，要求其掌握檔案建設發(fā)展的信息技術知識就更是勉其為難了，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，不能為檔案信息化工作提供有效支撐。更深層的問題是，由于領導的長期不重視，檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機構，專職的工作人員鮮有進修培訓的措施和機會，造成邊緣化的安于現(xiàn)狀、非專業(yè)的跟不上、專業(yè)的不安心工作等嚴重問題。不僅當前尚未形成素質優(yōu)良、結構合理、績效突出的檔案管理隊伍，而且不迅速改變的話在可以預期的將來檔案工作仍然難以有大的起色。

　　3、經費投入不足。高職院校得到國家及政府的經費投入很少，地方性、非示范高職院校就更少了。加之擴招、人口變化帶來的高考人數(shù)遞減、畢業(yè)生就業(yè)難等因素的影響，一些高職院校會出現(xiàn)完不成招生計劃的情況，鑒于本身就偏低的學費標準，學校的學費總收入有限，學校有限的資源通常優(yōu)先滿足領導認為關涉辦學治校的關鍵項目上，如校園基礎設施、示范建設、實習實訓基地建設等。在檔案管理部門現(xiàn)代化、信息化建設方面的資金投入就只能是零敲碎打、捉襟見肘了。

　　另外，基礎設施簡陋，缺乏必要的軟硬件條件，在數(shù)字化校園成為時代潮流的今天，這種檔案管理方式和技術手段已經無法適應信息化建設的需要。

　　二、做好高職高專院校檔案檔案信息化建設的對策建議

　　在高等職業(yè)教育不斷發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作必須與時俱進，科學發(fā)展。通過加快檔案信息化建設，使其逐步走上規(guī)范化、標準化的軌道，以此充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理諸多方面的作用。

　　(一)增強認識，更新觀念。高職院校的校院兩級管理者都要充分認識高職院校檔案管理信息化建設的重要性和必要性，積極應對信息化給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，進一步解放思想，開拓創(chuàng)新，科學籌劃本校的檔案信息化工作，將檔案工作與學校的中心工作結合起來，找準檔案工作的定位點、創(chuàng)新點和突破口，建立健全管理機構，加快轉變管理理念和方式，加大資金投入，充實配備專職人員，添置硬件設備，加大檔案工作的考評力度，切實推進檔案信息化建設。同時，檔案工作人員要認識到自身工作的重要性，逐步樹立服務和創(chuàng)新觀念，不斷提升與技術進步相適應的業(yè)務技能，扎實工作，在相對不利的工作環(huán)境中有所作為，以工作實績帶動整體檔案工作大環(huán)境的轉變。再次，通過專題會議、業(yè)務培訓、借助校園網、宣傳欄等做好檔案知識的普及宣傳，進一步提高全體教師對檔案工作重要性的認識，增強教職員工的檔案意識，養(yǎng)成自覺歸檔的行為習慣。高職院校各個部門要確定分管檔案工作的領導，在全校形成較為科學的檔案管理網絡體系。

　　(二)健全制度，規(guī)范管理。要按照《普通高等學校檔案管理辦法》的有關要求，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按照規(guī)章制度辦事，使檔案工作有章可循，克服和改變檔案管理混亂無序的現(xiàn)狀，確保檔案管理和使用質量。同時，要制定檔案工作的業(yè)務標準，通過標準有效防止工作中的低效和疏漏。檔案基礎工作標準化、規(guī)范化，要求歸檔材料完整、準確，著錄標準準確，建立一個通用性強，大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲和交換格式標準， 最大限度地實現(xiàn)校園檔案信息資源的共享。

　　(三)立足長遠，建好隊伍。人才是檔案管理的主題，是檔案現(xiàn)代化信息化建設和發(fā)展的關鍵。一是適當引進部分具有檔案專業(yè)學歷、又能夠熟練運用計算機網絡技術的大學畢業(yè)生從事檔案工作，將一些德才兼?zhèn)洹⒕C合素質較高的年輕人安排到檔案工作崗位上，給高職院校檔案現(xiàn)代信息化建設注入新生力量。其次，為適應檔案事業(yè)發(fā)展的新動向、新知識和新要求，還要制訂人才培養(yǎng)、培訓計劃，加強對檔案部門現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育，通過檔案工作人員刻苦自學和舉辦業(yè)務培訓、學術交流、參觀學習、實踐操作等形式，加強檔案人員在計算機、信息管理、網絡等知識和技術方面的培訓，不斷增強檔案工作人員的綜合素質。另外，要堅持創(chuàng)造條件，進行一定程度的政策傾斜，相應提高檔案工作人員的各種待遇，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責任感，以此充分調動檔案工作人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進檔案工作上檔升級。

　　(四)加大投入，夯筑基礎。檔案信息化建設投入大、周期長、見效慢。由于檔案載體、服務內涵等較原來相比都發(fā)生了很大變化，對檔案管理硬件軟件都提出了新的要求，高職院校必需持續(xù)加大檔案信息化建設的資金投入，不斷改善基礎條件，以使檔案信息化建設達標和充分發(fā)揮檔案工作效能。高職院校要在多方籌措資金的基礎上，不斷增加檔案建設的經費投入。要將檔案信息化建設與數(shù)字化校園建設結合起來，通過專項資金的形式進行檔案信息電子化建設，配齊配好必要的計算機設備和必要的檔案安全保護設施，逐步建立數(shù)字化檔案室，夯實檔案信息化建設的物質基礎。同時，檔案管理部門還可利用已建成的數(shù)據(jù)庫資源和網絡設施為社會提供有償服務，從而部分解決經費不足的問題，增強自身造血能力，緩解經費不足帶來的供需矛盾。

　　總之，高職檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統(tǒng)工程，需要國家、社會和高職院校各方的大力支持，需要決策者、執(zhí)行者和使用者的共同努力，循序漸進，逐步實施，只有這樣，才能促進檔案信息化建設，充分發(fā)揮高職院校培養(yǎng)人才，發(fā)展科技，服務社會等多項職能。

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