摘要：企業檔案在現代化進程中面臨業務建設與集約發展不匹配、檔案資源與價值實現不均衡等現實困境。本文基于治理理論，通過研究企業檔案共建共享的條件和要素，構建治理理論視角下的企業檔案共建共享模型，以期指導企業通過主體共建、業務共進、資源共享實現檔案資源價值釋放、檔案治理模式革新以及企業文化記憶構建。

　　關鍵詞：治理理論;企業檔案;共建共享模式

　　0引言

　　20世紀90年代，治理理論隨著各國經濟和社會發展的變革而逐漸興起，主張主體多元、過程協同、價值同賦的治理理論被廣泛應用于各領域的研究。2015年，“共建共享”一詞在黨的十八屆五中全會中被首次提出，隨之被用于指導全民共同參與建設、共享建設成果的共建共享理念，亦成為新形勢下指導我國各項事業發展的重要理念。企業檔案在現代化進程中，來源逐步擴大，內容日益豐富，價值漸趨拓展，但也面臨著檔案業務建設與企業高質量發展需求不匹配、檔案資源與價值實現不均衡的現實困境，需要思考新時代企業檔案如何實現瓶頸突破、改革建新。本文基于治理理論，結合當前企業檔案發展現狀，思考構建企業檔案共建共享的有效模式，以期推動企業檔案的業務效能提升與發展模式創新。

　　1理論與文獻回顧

　　1.1檔案治理理論

　　檔案治理理論的根源要追溯到治理理論。治理理論起源于20世紀90年代全球各國政府對于經濟、政治及意識形態等方面的變化所作出的理論和實踐回應。1995年全球治理委員會發布的《我們的全球伙伴關系》對治理理論定義為“治理是各種公共的或私人的個人和機構管理共同事務的諸多方式的總和。它是使相互沖突的或不同的利益得以調和并且采取聯合行動的持續的過程”。[1]其特征可概括為主體多元、過程互動、價值同賦、治效共享。

　　2013年，黨的十八屆三中全會中明確提出“推進國家治理體系和治理能力現代化”[2]，這是治理理論與中國實際相結合的創舉，國家和社會各行各業迅速響應和積極貫 徹落實，檔案實踐領域和理論界由此也提出要加強檔案治理，檔案治理的研究因此日漸興起。從現有研究文獻來看，檔案治理研究內容更多圍繞檔案治理的概念辨析、內涵特征、研究現狀、框架構建、實踐路徑等。如張帆、吳建華主要辨析了檔案治理的概念和研究檔案治理體系。[3]徐擁軍、熊文景認為要實現檔案治理現代化，需要探討檔案治理的理論內涵、價值追求和實踐路徑。[4]常大偉研究了內涵解析與理論框架構建。[5]李孟秋基于中外檔案治理現狀，探討構建了檔案治理的認知體系。[6]

　　綜合來看，關于檔案治理理論的研究目前主要呈現出概念化研究對象、社會化目標指向、多元化治理主體的特征。但目前對于檔案治理理論尚未形成統一的認識框架、國內學者對于檔案治理理論的具體內容尚未達成共識。檔案治理理論的發展是檔案領域對國家治理體系及能力變革的積極回應，對轉變檔案部門本位思想、協同各方聯合參與、更好創建及共享檔案資源價值影響深遠。然而，對于治理理論視角下企業檔案的創新管理模式構建還處于開局破題的階段，仍需進一步探究。

　　1.2共建共享理念

　　共建共享理念作為新時代指導我國各項事業建設與發展的重要理念，主要是指全民共同參與建設、共享建設成果。“共建”是“共享”的前提和基礎,“共享”是“共建”的目標和落腳點。其核心思想可以概括為三個方面,即參與主體的多元化、注重發揮協同效應、以公眾需求為導向。[7]2015年10月，在黨的十八屆五中全會上，習近平同志首次提出“構建全民共建共享的社會治理格局”的思想。

　　關于檔案共建共享，即指共建共享理念在檔案領域的應用拓展。檔案信息資源作為社會經濟和文化發展的重要載體，長久以來由檔案主管部門本位管理，其資源價值的體現往往更多地展現于相關部門，而未能對外界實現價值全面釋放。

　　在共建共享理念的滲入下，新時代的檔案資源如要發揮更多價值、實現更大效能，則需要多主體參與建設、過程協同互動、成果資源共享�？梢哉f，共建共享是新時代檔案事業建設的重要途徑，這既是檔案事業發展的現實需要,也是未來發展的重要趨勢。學界對于共建共享的研究主要集中體現在信息資源、社會治理、高校教育等方面，研究發現可概括為主體多元、機制共建、價值共享等層面。如馬長山通過國家與社會層面、中央與地方層面、多元社會層面的共建共享的推進策略，來塑造雙向構建、多元包容、共建共享的法治秩序，從而實現法治中國建設的戰略目標。[8]曾維和在新型社會治理格局構建過程中，強調全民參與、共建機制和共享成果的內容體系。[9]

　　趙杰通過搭建“云圖書館”的平臺中心，利用其中的本館及其他成員館的資源，從而實現用戶對于圖書館間的信息資源共建共享。[10]總體上來看，雖然關于企業檔案共建共享的專門研究偏少，但其他領域的豐富研究對于企業檔案如何構建共建共享管理模式培植了深厚的經驗借鑒基礎。同時，這一研究領域仍需積極開拓，著力構建高效優化的企業檔案共建共享管理模型在未來發展中的重要性將日益凸顯。

　　2治理理論視角下的企業檔案共建共享模式構建

　　治理理論視角下的企業檔案共建共享模式，主要是指通過多主體參與共建、各業務協同共進、檔案線上線下資源共享，從而實現更深層次的價值追求，實現企業檔案資源價值全面釋放、治理模式深層革新、企業記憶文化構建。構建企業檔案共建共享模型可以在企業原有的基礎設施、組織體系以及業務建設基礎上進行體系完善與功能拓展。

　　基于此，本研究在企業檔案共建共享模型構建過程中主要遵循以下原則：實用性原則，企業檔案共建共享模型的構建應強調實際價值和作用，真正滿足業務需求和各方需要;一體化原則，盡可能采用一個集成化平臺實現全部企業檔案資源共建共享的功能;統一性原則，應打破不同部門、不同類型檔案資源之間的界限，建立形成統一有機的檔案資源共享體系。

　　以治理理論為指導，從企業自身出發構建其共建共享模型的起發點在于厘清其含義和目標，同時考慮關于檔案共建共享的政策法規、技術、文化等外部環境，從主體、業務、資源、價值等維度探究企業檔案共建共享的關鍵要素與實現路徑。該模型整體分為內外兩層，外層是推動和保障企業檔案共建共享的外部環境，內層是企業檔案共建共享的建設內容。

　　在外部環境層面，與檔案共建共享相關的政策法規為其提供法理依據，數字化、區塊鏈等的應用為其提供技術保障，而治理理論及共建共享理念為其提供學理支撐。在建設內容層面，四個層面逐級推行、相互聯動：通過多主體的參與，協同進行業務管理內容的建設，達到資源價值的共享，最終實現企業檔案共建共享。主體共建層，即以企業總部為主導、總部內的檔案部門為指導、業務部門和信息化部門及各子公司協同的多主體參與。

　　通過企業總部的總體規劃，檔案部門對業務部門的指導建設，同時業務部門與信息化部門合作共同助力檔案部門，并積聚各子公司的力量進行協同，最終形成資源集中統一的基礎和保障，這樣的多主體參與模式有助于優化企業結構、釋放集約價值。業務共進層，即各方主體協同建立關于企業的檔案實體資源和檔案智慧平臺。

　　檔案實體資源的建設包含四個中心，即資源保管、開放利用、鑒定銷毀和文化展示中心;檔案智慧平臺主要構建智能庫房、業務管理、數據開發和資源服務平臺。資源共享層，即檔案實體資源和智慧平臺建成之后的開放共享。基于檔案實體資源，除了收集、存儲、著錄的檔案之外，主要共享創新編研成果，即文化展示中心;基于檔案智慧平臺，在基礎的業務、智能庫房、數據庫之外，主要共享數字化的檔案資源和智慧化的檔案服務。價值共求層，即多方主體通過對企業檔案資源共建共享，達到三類價值的共同實現。三類價值主要包括企業檔案資源價值全面釋放、企業檔案治理模式深層革新、企業記憶文化多維構建。

　　3治理理論視角下的企業檔案共建共享實施路徑

　　3.1以多方主輔協同實現主體共建治理理論視角下的企業檔案共建共享實施路徑，首先是以“多元主體”為核心，此處的主體包含企業總部及其檔案部門、業務部門、信息化部門和各子公司。不同于傳統的檔案部門專管檔案業務的本位思想，企業檔案的共建共享需要多個主體參與、策略分工不同，整體上呈現為“一方主導、多方協同、共同參與”的主體共建框架。

　　3.1.1以檔案部門為主導企業總部對整個企業檔案的共建共享進行總體布局及規劃，其中檔案部門主導建設內容，包括業務內容的管理、規范制度的統一和專業隊伍的建設。根據各部門性質的不同，企業總部分類予職、按需賦責，建立上下貫通、內外聯動、集約高效的共建機制;通過堅持統一的規劃、標準和部署，檔案部門指導各方共商共建、協同參與;根據協同部門的定位、規模、功能等，檔案部門配以專業高效的檔案人才隊伍為支撐，組建業務人員隊伍，實現集約管理、優化管控。

　　3.1.2以業務部門、信息化部門及各子公司為協同企業檔案的共建共享仍需其他主體即業務部門、信息化部門及各子公司的積極參與。與檔案部門的指導設計、規劃部署不同，其他參與主體基于自身體量輕便或數量眾多的優勢，更多地需要發揮協同作用，如通過與業務部門的合作建立以實現檔案業務流程銜接和內容貫通的業務協同、與各子公司合作以實現檔案機構部門協調和集約管控的管理協同，與信息化部門合作以實現科學高效和智慧化個性化的服務協同。

　　3.2以資源人才同筑實現業務共進企業檔案在共建共享的過程中，需要以業務內容為中心，以共建方在資源、平臺、人才、制度等方面的工作協同來實現業務共進。首先通過多方共同建立線上線下資源平臺，搭建起總部規劃、各部門及子公司群策群力共進業務的局面，其次通過招聘、培訓、分配專業高效的人才隊伍到實際工作中開展具體業務，最后通過統一的制度規范和多方共認的行業標準實現跨區共建從而提供制度保障。

　　3.2.1共建檔案在庫資源檔案在庫資源的建設需要企業總部制定規劃、主導引推，各子公司協同管理、統一搭建。通過在總部設立一個集中的檔案實體庫房，立足于檔案的收集、整理、保管、編研、展示等業務環節共同開展，建立資源保管中心、開放利用中心、鑒定銷毀中心及文化展示中心，實現分散檔案資源的整合與集中統一管控。根據總部和子公司的不同實際情況，堅持因地制宜、因企制宜、需求優先的思路，但同時需要遵從主導規劃，共同利用統一的標準和規范，集合多方優勢力量和資源共商，形成檔案實體資源集約共建。

　　3.2.2共筑檔案智慧平臺在建設實體檔案庫房的同時，以推進檔案工作數字化轉型升級為契機，加快檔案數字化的推進，為打造智能開放的在線智慧平臺提供資源基礎�；�于企業統一管控、高效管理和便捷共享利用的需求與目標，集合共建方人財物和技術優勢，建設覆蓋公司檔案工作全流程的內外聯通、高效共享的新一代檔案智慧管理平臺。通過全面接收和納入數字檔案資源，統一建設面向用戶的檔案資源服務平臺、面向檔案員的檔案業務管理、智能庫房和法規制度平臺，從而實現智慧互聯、集中管控、綜合高效、深層開放的檔案智慧平臺共建。

　　3.2.3協推人才制度建設檔案業務的共同開展需要以統一的制度規范為依托，以專業的隊伍建設為保障。首先以實現檔案共建中心高效運轉和效能發揮為目標，圍繞機構設置與運行、資源管理、業務發展、開放與共享利用、隊伍建設、安全工作等加強制度共商共建，促進實現業務、管理、資源、服務、人力五方面的協同，繼而為檔案資源實現跨區共建提供制度保障。其次根據各方共建中心設置的定位、規模、功能等，以高效的專業人才隊伍為支撐，組建管理機構和人才隊伍，實現集約管理、共建共治、高效利用和科學管控。

　　3.3以線上線下共發實現資源共享企業檔案共建的成果亦即共享的對象主要體現為兩類內容：以線下資源為中心的檔案實體資源和以線上資源為中心的檔案智慧平臺。檔案實體資源旨在通過檔案自身的直接價值呈現，來為多方提供最透明、最直接的利用途徑;而檔案智慧平臺旨在通過智能化的服務將數字化資源進行開發增值，并同時實現面向檔案業務的管理共享和面向檔案服務的信息共享。

　　3.3.1檔案實體資源共享通過企業總部與子公司的檔案實體資源全面存放與統一管理，建成集中的檔案共享中心，發揮好其中的檔案資源保管中心、開放利用中心和鑒定銷毀中心的作用。同時通過發揮檔案資源集約化管理的優勢，綜合開展知識供給、查閱利用、展覽展示(如特定時段開展的展覽室、陳列館等)、綜合編研與專題開發等，發揮檔案在信息、知識、文化等方面的綜合價值，將其打造成檔案文化展示中心，從而實現企業及用戶在企業文化記憶、檔案信息咨詢等方面的資源價值共享。

　　3.3.2檔案智慧平臺共享以檔案在線智慧服務為基礎，以實現檔案資源增值服務為目標，檔案智慧平臺的共建，需要實現對內對外兩個層面的內容共享，主要體現為面向檔案業務的管理共享和面向檔案服務的信息共享。對內即通過對接企業各級各類部門檔案利用需求，最大限度滿足企業各項工作建設和發展需求，基于資源優勢和平臺優勢，打通各級各域各部門之間的壁壘。

　　通過業務管理平臺、智能庫房平臺、法規制度平臺的共建，實現便捷高效的業務管理共享、集約優化的檔案智能服務共享和標準統一的法規制度共享。對外即通過用戶對于非涉密數字檔案資源的共享利用需求，實現非涉密檔案資源的即時共享和便捷利用，提升檔案利用的智能化和高效化。通過共建在線資源服務平臺，內設檔案信息、數據和知識共享中心，從而實現用戶對于檔案信息和數據的即時調取、即時共享、即時利用、即時服務。

　　3.4以全面共建共享實現價值共求以企業檔案部門為主導、其余部門及下屬單位協同參與的檔案資源全面共建及成果全面共享，最終推進更深層次的共同價值實現。檔案資源的共建共享不應僅為停留在表層或某一局部的共建共享，而應該是全面的深入的實踐。通過全面的共建共享推動實現三類共同價值，即企業檔案資源價值的全面釋放、企業檔案治理模式的深層革新以及企業記憶文化的多維構建。

　　3.4.1推進企業檔案資源價值的全面釋放通過企業檔案資源的現代化、集約化、智能化管理，打通多個檔案資源拓放渠道，深層全面開發各類檔案資源如實體資源和數字資源，從而達到全力釋放檔案現有及潛在的資考價值、憑證價值以及文化價值。

　　3.4.2促進企業檔案治理模式的深層革新基于治理理論的研究實踐，通過企業檔案在全面深入實踐共建共享的過程中，進一步因域制宜并開拓多方主體協同推動企業檔案的治理模式創新，如改變檔案部門“本位”固有管理模式，聯同業務部門、技術部門、信息部門的優勢進行資源集約整合，從而實現企業管理模式的多維革新。

　　3.4.3實現企業記憶文化的多維構建通過多主體參與、多業務協同、多資源共享的企業檔案資源共建共享過程，保留并研發建構企業獨有的發展階段文化和記憶，從而進一步豐富企業的深層文化內涵，實現企業現階段對自身記憶文化的傳承與未來的進一步發揚。

　　4結語

　　在智能信息化時代，發展中的任一主體不再限制于單方而更關注多方共建，資源的集聚整合也需要各方協同聯動，價值在創造之后不再受雇于單一對象而是面向所有對象共享。在多互性、共通性、聯享性的信息資源時代中，企業檔案必將朝著更加開放、更具活力、更加智能的方向發展。企業檔案共建共享模式的革新建設是一項系統的工程，在多主體參與的角度下，還需要在過程中實現協同合作、互推共進，方能實現企業檔案資源價值全面釋放、管控模式深層革新、事業發展穩步推進的最終目標。

　　注釋與參考文獻

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　　作者：馬生坤1陳莉1柴興轉2