摘  要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，通過人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。它為識(shí)別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管好用好對(duì)人力資源的開發(fā)和自用起著極其重要的作用。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理
Abstract: The personnel file is a very important link in the process of human resource management, personnel files can be confirmed through personal experience, educational background, technical title, social relations, and etc.. The personnel file management and good use of human resources development and their own plays an extremely important role.
Key words: personnel file management
中圖分類號(hào)：G271
　　引言：人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說也是極其重要的，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無從得以保障。 那么，如何加強(qiáng)人事檔案管理呢?下面結(jié)合自己多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)與大家共勉。
　 一、現(xiàn)階段人事檔案工作存在的問題與不足
　　1、對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。我們有相當(dāng)一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)單位的檔案工作不管不問，自己不想管也不愿管，壓根不重視。往往忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作得不到重視，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員得不到保障，檔案工作自然就做不好。
2、檔案內(nèi)容存在較多問題。一是檔案收集力度不夠，由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)；而且收集歸檔的材料也不全面，有些材料內(nèi)容和形式上雷同，如鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大多是套話，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。二是檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊。目前的檔案材料大多為自傳、政治歷史材料等簡(jiǎn)單反映個(gè)人生平等的基本情況，內(nèi)容空洞。涉及個(gè)人業(yè)績(jī)、成就、能力、誠(chéng)信等方面的材料相對(duì)較少，反映不出個(gè)人的專長(zhǎng)、特點(diǎn)，對(duì)人才選拔、培養(yǎng)、評(píng)定、預(yù)測(cè)等方面作用不大，無法滿足現(xiàn)在人事工作的需要。三是檔案材料有失真情況，人事檔案材料不真實(shí)現(xiàn)象主要表現(xiàn)為檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，如工齡、年齡、黨齡、學(xué)歷等方面，有個(gè)別干部出現(xiàn)了“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”等現(xiàn)象。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。最后是人檔分離情況嚴(yán)重。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)?ldquo;社會(huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。
　　3、檔案材料不完整不規(guī)范。人事檔案中重要材料殘缺不全現(xiàn)象普遍存在。干部履歷表、入學(xué)志愿書、工資套改表、學(xué)歷、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、晉升、職稱等反映干部基本情況、使用率較高的材料沒能及時(shí)收集歸檔，特別是近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實(shí)反映干部德才表現(xiàn)、具有長(zhǎng)期查考價(jià)值的材料，如測(cè)評(píng)分?jǐn)?shù)、定編定崗批文、聘用合同等沒能及時(shí)補(bǔ)充到干部人事檔案中來。不注意日常的積累和收集整理，老材料多，新材料補(bǔ)充不及時(shí)，不能及時(shí)反映個(gè)人的最新面貌。比如，2005年底，第四次全國(guó)干部檔案工作會(huì)議召開后，中組部牽頭對(duì)全國(guó)干部檔案工作進(jìn)行了規(guī)范，很多干部檔案缺失的內(nèi)容得到補(bǔ)充。但要形成長(zhǎng)效機(jī)制，走出幾年一突擊的怪圈，保證今后檔案內(nèi)容的完整，需要付出更多的努力。另外，檔案用紙規(guī)范不一，國(guó)家規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但不少單位和個(gè)人檔案材料使用的是A4紙，如個(gè)人年度考核材料、職稱評(píng)審表格等，造成了有的表格印刷超過裝訂線，給立卷歸檔帶來了麻煩，增加了不少額外的工作量。
　  二、提高思想認(rèn)識(shí)，加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)
　　部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想和行動(dòng)上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
　　三、建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
　　現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。
隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案材料越積越多,傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時(shí)間,而且出錯(cuò)率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。這就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。
四、結(jié)束語
　　總之，人事檔案管理工作在目前社會(huì)中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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