摘要：隨著社會主義現代化的發展，計算機技術的進步，信息技術在社會發展的各個領域都扮演著極其重要的角色。傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。信息化建設更是被我國列為經濟社會發展的首要內容。

　　關鍵詞：期刊之家,檔案管理評職論文發表,檔案管理,人事檔案管理,信息化管理,檔案管理信息平臺,數據挖掘

　　一、對檔案工作重要性初步論述

　　檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作是黨和國家各項事業的重要組成部分，也是統計工作的重要組成部分。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。檔案工作從狹義上講，就是檔案業務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。人事檔案及其管理工作在各單位部門建設中起著關鍵作用，它為單位提供各類人才基礎信息，為勞動工資制度改革、專業技術職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據。檔案工作相對于其他職業來說，各工作環節、操作程序化明顯受條例、規則限制，長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調、枯燥，重復性較強，缺乏新鮮感，缺少機遇和挑戰性，個人能力得不到發揮，沒有成就感，缺乏認同感。當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展，科技檔案信息化管理改變傳統檔案管理勢在必行。

　　二、 檔案管理信息平臺深化應用的事例

　　電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建“一強三優”(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。

　　廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為“國家一級”，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

　　但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

　　三、檔案信息科學化管理的技術相關問題闡述

　　數據挖掘(Data Mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些數據可以是結構化的，如關系數據庫中的數據，也可以是半結構化的，如文本，圖形，圖像數據，甚至是分布在網絡上的異構型數據。數據挖掘借助了多年來數理統計技術和人工智能以及知識工程等領域的研究成果構建自己的理論體系，是涉及數據庫、人工智能、數理統計、機械學、人工神經網絡、可視化、并行計算等的交叉學科，是目前國際上數據庫和決策支持領域的最前沿的研究方向之一。檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。 　用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。

　　檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用

　　四、檔案管理信息平臺深化應用的前景

　　在現行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規范檔案數字化信息標準接口，開發檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數據管理和統計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在廈門電業局逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網絡為基礎，檔案數據管理為核心，內容建設為重點的統一有序的綜合資源檔案管理系統。新的檔案信息管理系統將實現歷史、現在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將檔案管理的全部流程納入系統一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺進一步演化為專屬供電企業的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數字化檔案館。

　　檔案管理信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。

　　五、結束語：

　　信息化是科技檔案管理的必由之路。作為檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動檔案科學管理工作，把建立檔案信息網絡，實現檔案信息數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

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