摘要：隨著檔案信息逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，電子檔案將逐漸成為未來(lái)檔案存儲(chǔ)、利用的主體，但紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)也是電子檔案無(wú)可比擬的，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前及今后相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)將互為補(bǔ)充，長(zhǎng)期并存。面對(duì)這樣的情況，我們只有不斷探索新的保護(hù)技術(shù)與方法，總結(jié)其與傳統(tǒng)檔案保護(hù)方法的異同，把二者有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使其發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，才能使電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，更好地為社會(huì)服務(wù)。

　　關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;管理;優(yōu)缺點(diǎn)

　　計(jì)算機(jī)通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，由此，信息時(shí)代正式到來(lái)。信息技術(shù)在各行各業(yè)的蔓延，使大量的電子文檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔形成共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)雖然為人類帶來(lái)了諸多便捷，然而紙質(zhì)檔案自身的優(yōu)勢(shì)卻是電子檔案無(wú)法取代的。不論是電子檔案亦或是紙質(zhì)檔案，它們的價(jià)值都需要我們對(duì)其加以有效利用，將兩者之間的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行拓展發(fā)揮，將基建工程檔案工作的效率與質(zhì)量全面提升。

　　1紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

　　對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案及電子檔案各有優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效傳遞。紙質(zhì)檔案在我國(guó)發(fā)展的過(guò)程中已經(jīng)有較長(zhǎng)的歷史，在造紙術(shù)發(fā)明之后，就可以將信息用文字的形式在紙上表達(dá)出來(lái)，因此其作為重要的信息載體具有重要的作用。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，就逐漸開(kāi)始利用電子檔案管理形式，不過(guò)其沒(méi)有完全取代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的依附性較強(qiáng)，而電子檔案的時(shí)效性較強(qiáng)，這兩種檔案管理形式都是比較常見(jiàn)的社會(huì)現(xiàn)象。雖然電子檔案管理具有較多優(yōu)點(diǎn)，更加符合當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求。但是紙質(zhì)檔案能夠記載相關(guān)的歷史信息，相對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，在這個(gè)方面具有更強(qiáng)的信服力，形成了非常重要的信息資源。

　　2.人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

　　(一)缺乏完善管理機(jī)制

　　“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，人事檔案信息化建設(shè)和管理仍然面臨諸多問(wèn)題，其中較為重要的則是缺乏完善的檔案管理機(jī)制。目前人事檔案建設(shè)逐漸得到社會(huì)及公眾的高度認(rèn)可，但是在具體落實(shí)過(guò)程中，統(tǒng)一的管理機(jī)制并未實(shí)現(xiàn)，在進(jìn)行人事檔案建設(shè)過(guò)程中，并沒(méi)有重視檔案管理工作的核心內(nèi)容，則是人才建設(shè)，沒(méi)有充分凸顯其工作重心。許多人事檔案管理人員仍然秉持傳統(tǒng)檔案管理理念，對(duì)信息化建設(shè)了解并未深入，沒(méi)有將人事檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的分類管理，管理機(jī)制不夠完善和規(guī)范，致使無(wú)法充分發(fā)揮作用。總體而言，則是人事檔案管理工作尚未得到高度重視，思想重視大于實(shí)踐重視，導(dǎo)致許多建設(shè)理念、思路并未完全落實(shí)，在很大程度上阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和管理的進(jìn)程。

　　(二)資金投入相對(duì)匱乏

　　人事檔案信息化建設(shè)需要有良好的設(shè)施，才能夠保證人事檔案信息化建設(shè)更加合理、規(guī)范、科學(xué)，然而目前人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，缺少足夠的資金作為支撐，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)資金投入嚴(yán)重匱乏，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備均無(wú)法更新。然而基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備正是開(kāi)展信息化建設(shè)的基礎(chǔ)前提，缺少先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施則無(wú)法滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展需要。對(duì)信息化建設(shè)資金投入的匱乏，嚴(yán)重影響了人事檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)人事檔案管理方式、管理環(huán)境以及硬件設(shè)施均較為落后，對(duì)人事檔案信息的安全性無(wú)法保證，若不及時(shí)加大資金投入力度，極其有可能發(fā)生檔案丟失、泄露等安全問(wèn)題，對(duì)人事檔案管理工作將會(huì)造成嚴(yán)重困擾，同時(shí)阻礙了人事檔案信息化發(fā)展。

　　(三)缺乏科學(xué)管理理念

　　目前人事檔案的管理人員大部分均是兼職人員，人事檔案的專職管理人員匱乏，并且大部分的管理人員學(xué)歷水平偏低，管理理念長(zhǎng)期未得到有效更新，進(jìn)行培訓(xùn)后仍然效果不理想。對(duì)人事檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和技能掌握較差，在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，雖配備了許多計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是由于復(fù)合型人才匱乏，當(dāng)前管理人員對(duì)人事檔案管理的信息設(shè)備操作水平普遍偏低，無(wú)法完全掌握信息設(shè)備的靈活運(yùn)用。與此同時(shí)，許多人事檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)缺乏科學(xué)管理理念，對(duì)人事檔案沒(méi)有進(jìn)行定期更新，導(dǎo)致檔案信息存在不準(zhǔn)確的問(wèn)題，并且在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，各部門(mén)之間缺少明確的職責(zé)劃分，無(wú)法找到具體負(fù)責(zé)人員，在很大程度上影響了檔案管理工作發(fā)展。

　　三、人事檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究

　　(一)構(gòu)建完善管理機(jī)制

　　完善的管理機(jī)制是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)前提，應(yīng)進(jìn)一步完善和規(guī)范管理機(jī)制，同時(shí)制定統(tǒng)一化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和賞罰機(jī)制，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)將更多的工作重點(diǎn)放在完善管理機(jī)制上，完善的管理機(jī)制能夠推動(dòng)信息化建設(shè)，同時(shí)能夠保證人事檔案的安全性。將人事檔案信息進(jìn)行專人管理，革新管理人員的傳統(tǒng)管理理念，并對(duì)其進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督，加強(qiáng)檔案分類化管理，簡(jiǎn)化復(fù)雜的檢索程序，提高檔案的查詢和利用效率。與此同時(shí)，建設(shè)完善的檔案使用制度，完善檔案使用流程，確保人事檔案信息的合理利用。同時(shí)應(yīng)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案進(jìn)行錄入，在保證人事檔案安全性的前提下，實(shí)現(xiàn)資源共享。信息化建設(shè)需要科學(xué)完善的管理機(jī)制作為有力支撐，因此，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，能夠有效推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

　　(二)加大建設(shè)資金投入

　　資金是人事檔案信息化建設(shè)的前提和支撐，因此，應(yīng)為檔案信息化建設(shè)提供有力的資金扶持，使檔案信息化建設(shè)符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的基本要求，投入資金引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，良好的硬件設(shè)施是推進(jìn)信息化建設(shè)的有效途徑，同時(shí)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度嚴(yán)格管理和要求，保證在加大資金投入的前提下，能夠保證人事檔案信息資源的合理配置，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。與此同時(shí)，應(yīng)構(gòu)建完善的人事檔案信息化安全保障機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案的安全管理，同時(shí)避免人事檔案信息出現(xiàn)泄漏等安全問(wèn)題，對(duì)人事檔案的管理流程進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理。投入資金過(guò)少必然會(huì)阻礙信息化建設(shè)，若無(wú)法一次性投入大量資金進(jìn)行整體硬件設(shè)備的更新替換，可通過(guò)分批次的進(jìn)行設(shè)施完善，將硬件設(shè)備已經(jīng)老化、落后的設(shè)備率先替換，因設(shè)備老化等問(wèn)題嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)，同時(shí)會(huì)造成一定的安全隱患。加大資金投入的同時(shí)，應(yīng)合理做好信息化建設(shè)預(yù)算，保證經(jīng)費(fèi)能夠得到充分合理的利用。

　　(三)科學(xué)規(guī)范檔案管理

　　“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)需要具備科學(xué)規(guī)范的管理，因此，人事檔案管理人員在此過(guò)程中則發(fā)揮了重要作用。信息化建設(shè)的同時(shí)，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，其中包括先進(jìn)的人事檔案管理理念及基礎(chǔ)設(shè)施的操作運(yùn)用，提高管理人員的綜合水平，同時(shí)積極引進(jìn)復(fù)合型管理人才，為檔案管理工作注入新鮮血液，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提供檔案管理工作效率。除了基礎(chǔ)的理念和操作技術(shù)培訓(xùn)外，應(yīng)強(qiáng)化管理人員的管理安全意識(shí)，提升管理人員綜合素質(zhì)。管理人員自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，不斷革新自身傳統(tǒng)管理理念，提升信息設(shè)備的操作水平，豐富專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而能夠更好的在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中貢獻(xiàn)力量。與此同時(shí)，加強(qiáng)思想政治教育也是有效途徑，通過(guò)對(duì)管理人員進(jìn)行思想政治教育，能夠提升管理人員的政治覺(jué)悟，同時(shí)培養(yǎng)管理人員的責(zé)任感，在進(jìn)行管理工作時(shí)能夠具備責(zé)任心，加快人事檔案信息化建設(shè)。

　　3結(jié)語(yǔ)

　　人事檔案中的紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理能夠綜合兩種管理模式的優(yōu)點(diǎn)，使其重復(fù)跟發(fā)揮作用。在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，需要注重管理創(chuàng)新，單位要完善相關(guān)的管理制度，讓工作人員可以按照制度要求完成工作任務(wù)。對(duì)于并行管理工作的開(kāi)展來(lái)說(shuō)，需要明確紙質(zhì)檔案管理及電子檔案管理各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其進(jìn)行體現(xiàn)，為檔案管理質(zhì)量提供保障。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　作者：劉佳

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