摘要：本文對建設工程質量和工程檔案管理的相互關系進行了全面研究，提出了工程檔案是建設工程的有機組成部分，是工程質量的直接反映，工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節，是提高工程質量的重要手段等觀點；對提高建設工程中建設、設計、施工、監理等各方面人員的檔案意識，促進工程檔案管理進一步融入工程質量保證體系具有較強的參考價值。

        關鍵詞：文檔管理 單位檔案職責 工程檔案管理

　　1 文檔管理的方式

　　在項目實施過程中，由于項目實施的復雜性，多方人員參加以及時間跨度長等因素，所以有關需求、建議、解決方案和會議、問題記錄等都必須文檔化、標準化，以便查閱和引用。這些文檔伴隨著項目實施的各個階段逐漸充實、完善；與此同時，它們亦記載跟蹤了整個實施的過程和成果。因此，在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達到預期的目的。

　　1.1文檔模板的管理

　　面對項目中需要建立的各類紛繁復雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理中的過程中應建立一套文檔的模板。

　　在建立文檔模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。

　　在建立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實際使用時要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個相對容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統方式進行模板管理，最好能夠在首頁進行一個鏈接，讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時，需要含有一個共同類，或者叫做公用類，因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現，也會有一些無法進行分類的文檔，這個時候就可以通過共同類進行管理

　　1.2文檔目錄的管理

　　為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。

　　在進行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內容的安排以及權限的控制，因為文件夾管理的特殊性，需要注意其權限管理的簡潔化；如果是采用信息系統管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。

　　2 項目技術文檔范圍

　　2.1項目立項申請、可行性研究報告、項目批復等立項依據性文件；施工、質檢、監理、中間交接、竣工驗收 、試運行等。

　　2.2基礎檢測報告、發電機轉子探傷報告、制造廠（運行廠）調研報告。

　　2.3設備招標、設計招標、施工招標、工程監理招標文件。

　　2.4施工圖設計文件、圖紙審核會簽資料。

　　2.5工程概算書、施工預算表、工程竣工決算、固定資產清單及明細表。

　　2.6工程監理合同、工程監理規劃及實施細則。

　　2.7施工組織設計、施工前技術交底、施工計劃、施工方案、施工工藝措施。

　　2.8設計變更、工程更改洽商單、通知單。

　　2.9原材料檢驗報告、原材料出廠技術文件、產品合格證。

　　2.10設備安裝記錄。

　　3 項目技術文檔的要求：

　　3.1項目技術文檔必須完整、準確、系統，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明。

　　3.2竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證。

　　3.3凡按圖施工，在施工過程中沒有變動的工程，由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖。

　　3.4凡有一般性圖紙變更的符合設計或規范要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。

　　3.5施工中有一般性設計變更時，能在原施工圖上修改的，由施工單位在原施工圖上注明修改部分與修改依據和說明，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。

　　3.6凡有結構改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變等重大變更及圖幅變更面積超過10%，應重新繪制竣工圖。

　　3.7所有設計變更文件中的變更內容，必須不遺漏地在竣工圖中全面反映，即每項變更內容，不但要在文件所指的竣工圖上反映,而且要在所有涉及到的相關聯的每張竣工圖上反映。

　　3.8實施過程中的圖片、照片、錄象等材料，以及項目實施過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明。同時，要詳細地填寫檔案資料登記表。

　　4 各方的通用職責

　　4.1工程各參建單位填寫的工程檔案應以工程合同、設計文件、工程質量驗收標準、施工及驗收規范等為依據。

　　4.2工程檔案應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統一表格，特殊要求需增加的表格應統一歸類。

　　4.3工程檔案進行分級管理，各單位技術負責人負責本單位工程檔案的全過程組織工作，工程檔案的收集、整理和審核工作由各單位檔案管理員負責。

　　4.4對工程檔案進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關規定予以處罰。

　　5 建設單位職責

　　5.1應加強對基建文件的管理工作，并設專人負責基建文件的收集、整理和歸檔工作。

　　5.2在與勘察、設計單位、監理單位、施工單位簽訂勘察、設計、監理、施工合同時，應對監理文件、施工文件和工程檔案的編制責任、編制套數和移交期限做出明確規定。

　　5.3必須向參建的勘察設計、施工、監理等單位提供與建設項目有關的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全。

　　5.4負責在工程建設過程中對工程檔案進行檢查并簽署意見。

　　5.5負責組織工程檔案的編制工作，可委托總承包單位或監理單位組織該項工作；負責組織竣工圖的繪制工作，可委托總承包單位或監理單位或設計單位具體執行。

　　5.6編制基建文件的套數不得少于地方城建檔案部門要求，并應有完整基建文件歸入地方城建檔案部門及移交產權單位，保存期應與工程合理使用年限相同。

　　5.7應嚴格按照國家和地方有關城建檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的資料，建立、健全工程檔案，并在建設項目竣工驗收后，按規定及時向地方城建檔案部門移交工程檔案。

　　6 工程監理單位職責

　　6.1應加強監理資料的管理工作，并設專人負責監理文件的收集、整理和歸檔工作。

　　6.2監督檢查工程文件的真實性、完整性和準確性。在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件進行監督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件進行監督、檢查。

　　6.3接收建設單位的委托進行工程檔案的組織編制工作。

　　6.4在工程竣工驗收后三個月內，由項目總監理工程師組織對監理檔案進行整理、裝訂與歸檔。監理檔案在歸檔前必須由項目總監理工程師審核。

　　6.5編制的監理文件的套數不得少于地方城建檔案部門要求，并應有完整監理文件移交建設單位及自行保存，保存期根據工程性質以及地方城建檔案部門有關要求確定。如建設單位對監理檔案的編制套數有特殊要求的，可另行約定。

　　7 工程施工單位職責

　　7.1應加強施工文件的管理工作，實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理工作。建設項目的施工文件應設專人負責收集和整理。

　　7.2總承包單位負責匯總整理各分包單位編制的全部施工文件，分承包單位應各自負責對分承包范圍內的施工文件進行收集和整理，各承包單位應對其施工文件的真實性和完整性負責。

　　7.3接受建設單位的委托進行工程檔案的組織編制工作。

　　7.4按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢并移交建設單位進行工程竣工驗收。

　　7.5負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案部門要求，并應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期根據工程性質以及地方城建檔案部門有關要求確定。如建設單位對施工文件的編制套數有特殊要求的，可另行約定。

　　8 結語

　　作為工程設計實施的技術依據，又要成為工程竣工后的歷史資料歸檔，還作為整個系統的未來維護、擴展、故障處理工作的客觀依據。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設項目檔案管理工作，使建設項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。