摘要：隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)院制已經(jīng)成為高等院校普遍采用的內(nèi)部管理體制。加強(qiáng)學(xué)院辦公室建設(shè)，建立健全規(guī)章制度，樹立全局觀念及服務(wù)意識，提高管理水平及工作效率，是保證二級學(xué)院各項工作持續(xù)健康發(fā)展的重要保證。

　　關(guān)鍵詞：學(xué)院制;學(xué)院辦公室;建設(shè)與管理

　　一、我國高等院校內(nèi)部管理體制演變的簡要回顧

　　學(xué)院制是以大學(xué)學(xué)院為實體性主體和管理重心，突顯培養(yǎng)人才和發(fā)展科學(xué)等職能目標(biāo)的大學(xué)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)形式和管理模式。大學(xué)學(xué)院制最早出現(xiàn)于12世紀(jì)的法國巴黎大學(xué)，而我國的學(xué)院制可追溯至南京國民政府于1929年頒布的《大學(xué)組織法》。《大學(xué)組織法》規(guī)定大學(xué)分文、理、法、教育、農(nóng)、工、商、醫(yī)八個學(xué)院，設(shè)置了三個以上學(xué)院者方稱得大學(xué)，只辦一個或二個學(xué)院的，稱為獨立學(xué)院。這與教育部頒布的高等院校設(shè)置條例，在規(guī)定上是十分接近的。1952年，我國借鑒前蘇聯(lián)高等教育體制，進(jìn)行了院系大調(diào)整，取消了學(xué)院，建設(shè)了一大批單科性大學(xué)，變校、院、系三級管理為校、系兩級管理。

　　20世紀(jì)80年代以來，受歐美高等教育管理體制的影響，我國一大批單科性大學(xué)通過自身發(fā)展或合并，紛紛向綜合性大學(xué)發(fā)展，帶有濃厚專業(yè)色彩的系級建制日益增多，管理幅度日益加大，管理效率日益降低。組織管理學(xué)認(rèn)為，對于上層管理者而言，其直接管理的下級機(jī)構(gòu)以5～8個為宜，若超過10個，就會產(chǎn)生協(xié)調(diào)上的困難，管理質(zhì)量與管理效率就會大幅降低。為提高管理效率、加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)與資源共享，同時提高基層教學(xué)單位辦學(xué)的自主性與積極性，近年來，大部分高校開始按學(xué)科或?qū)W科群組建學(xué)院，實行校、院、系三級管理體制，同時賦予學(xué)院以更大的辦學(xué)自主權(quán)。雖然說，學(xué)院辦學(xué)主體地位及辦學(xué)自主權(quán)尚未很好落實，教學(xué)管理的權(quán)力仍然過多的集中于學(xué)校，但就形式而言，學(xué)院制已經(jīng)成為我國高等院校內(nèi)部管理的主要模式，而圍繞著學(xué)院制所進(jìn)行的管理體制改革也在不斷探索和推進(jìn)之中。

　　可以預(yù)料，隨著學(xué)院制改革的推進(jìn)和不斷深入，二級學(xué)院將會被賦予更多的辦學(xué)自主權(quán)，同時也將會承擔(dān)更多的教學(xué)、科研的過程管理工作。因此，二級學(xué)院的辦公室建設(shè)將會顯得更加重要。

　　二、學(xué)院辦公室工作特點及工作要求

　　二級學(xué)院辦公室作為一個綜合管理部門，位于學(xué)院管理體系的中心位置，既是一個“集中區(qū)”，又是一個“分散地”，起著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)水平的提高和內(nèi)部管理體制改革的不斷深入，學(xué)院辦公室的職能也將隨著學(xué)院職能的延伸而不斷拓展。就其特點和任務(wù)而言，主要表現(xiàn)在以下方面：

　　1.任務(wù)繁重、頭緒繁多

　　目前，國內(nèi)絕大多數(shù)高校的組織管理仍然帶有濃厚的行政色彩，工作分工過細(xì)，職能部門過多。而這些職能部門的管理行為，大都需要經(jīng)過學(xué)院辦公室的“中轉(zhuǎn)處理”方能得以施行。簡單的“中轉(zhuǎn)”，即上傳下達(dá)并不困難，難在領(lǐng)會精神、把握尺度，并向?qū)W院黨政領(lǐng)導(dǎo)提出意見建議，做好參謀，并在黨政領(lǐng)導(dǎo)的授意下，擬定工作計劃、做出安排和部署，并對整個執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督檢查;待工作任務(wù)完成后，還要及時將完成情況呈文上報任務(wù)下達(dá)部門，以完成整個工作流程和每個工作環(huán)節(jié)。

　　除了上述職能部門下達(dá)的工作任務(wù)以外，學(xué)院辦公室還承擔(dān)著諸多日常管理工作，譬如文書檔案管理、規(guī)章制度制訂(修訂)、工作總結(jié)與工作報告、財務(wù)管理、師資隊伍建設(shè)與管理、學(xué)院行政資產(chǎn)管理及辦公用品采購與分發(fā)、來客來訪接待、安全保衛(wèi)以及部分教學(xué)與科研管理工作等，對于有中外合作辦學(xué)項目的學(xué)院，還要承擔(dān)部分外教外事管理工作，可謂包羅萬象，任務(wù)繁重、頭緒繁多。

　　2.政策性強(qiáng)

　　二級學(xué)院辦公室的工作并不完全是事務(wù)性的，很多工作帶有很強(qiáng)的政策性，要求辦公室主任及辦公室成員具有比較高的政策水平和一定的理論深度。譬如上級部門下達(dá)的文件通知，往往政策性很強(qiáng)、涉及面較廣，這就要求辦公室人員要能準(zhǔn)確把握、切實領(lǐng)會，才不至于在實施過程中出現(xiàn)偏差;再如前面提到的檔案管理、財務(wù)管理、師資管理、資產(chǎn)管理以及外事管理等，都有嚴(yán)格的政策界定、制度規(guī)定以及程序和方法的要求。

　　3.時效性高

　　二級學(xué)院辦公室的工作涉及學(xué)院黨政工作的方方面面，既有教學(xué)科研方面的，也有黨務(wù)行政條線的，還有那些臨時下達(dá)沒有明確分工的工作，其中絕大多數(shù)都有明確的時間節(jié)點要求。譬如我們經(jīng)常在各種通知中看到的“某月某日以前上報，逾期不予受理”等諸如此類的話語，就是時效性的最好說明。對于此類工作，必須按期完成，及時上報，否則就有可能影響到學(xué)院的發(fā)展和教職員工的切身利益。因此，學(xué)院辦公室人員必須熟練掌握各項業(yè)務(wù)，要有很強(qiáng)的時間觀念，認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍、高效準(zhǔn)確。

　　4.大局意識和良好的工作作風(fēng)

　　學(xué)院辦公室所面對的工作，既有事關(guān)學(xué)院發(fā)展和教職工切身利益的所謂“大事”，又有屬于日常事務(wù)性管理的所謂“小事”。由于辦公室所處的特殊位置，事無巨細(xì)，都必須經(jīng)過辦公室。這就要求辦公室工作人員，在大事面前要有全局意識，要站在學(xué)院發(fā)展的全局高度，分析問題，提出切實可行的意見建議，供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策參考;面對教職工的切身利益，要能設(shè)身處地為教職工著想，能辦的一定要辦，辦理起來有困難的，要想方設(shè)法去辦，不能辦的要耐心說明原委，解釋清楚有關(guān)政策規(guī)定;對于一些事務(wù)性工作，譬如來訪接待或外出調(diào)研，要做到安排周詳、言談得體、熱情大方，并通過自身良好的職業(yè)素養(yǎng)、飽滿的熱情和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，樹立良好的個人形象和學(xué)院形象，擴(kuò)大學(xué)院的社會影響。

　　三、加強(qiáng)二級學(xué)院辦公室建設(shè)的舉措

　　學(xué)院辦公室的工作特點及工作任務(wù)，決定了辦公室在學(xué)院各項事務(wù)中的重要作用。為充分發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用及輔助決策作用，應(yīng)從以下方面大力加強(qiáng)學(xué)院辦公室建設(shè)及人員培養(yǎng)。

　　1.健全機(jī)構(gòu)，配齊人員

　　如前所述，學(xué)院辦公室任務(wù)繁重、頭緒繁多，工作的政策性和時效性很強(qiáng)。因此，應(yīng)建立健全組織機(jī)構(gòu)，配備一定數(shù)量的必要的工作人員，方能保證工作的有條不紊。在現(xiàn)階段，高等院校在進(jìn)行內(nèi)部管理體制改革時，為加強(qiáng)教學(xué)科研，提高工作效率，在加大師資隊伍建設(shè)的同時，對行政管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員編制的控制普遍偏緊，這是高校人力資源管理的普遍做法。但是，基于學(xué)院辦公室在二級學(xué)院中的重要地位，應(yīng)根據(jù)其工作的實際需要，適當(dāng)考慮機(jī)構(gòu)建設(shè)及必備的人員配置。學(xué)院辦公室的工作任務(wù)可大致分為行政、教學(xué)、科研與學(xué)科、文書檔案等幾部分，應(yīng)根據(jù)工作量的大小對應(yīng)配備行政秘書1名(也可由辦公室主任兼任)、教務(wù)秘書2名、科研與學(xué)科(含研究生教育)秘書1名、文書檔案管理1名，以5～6人為宜。必要的人員配備是明確分工、明確職責(zé)、提高效率的必要保證。

　　2.建立健全規(guī)章制度及工作程序

　　制度建設(shè)是加強(qiáng)科學(xué)管理、提高工作效率和質(zhì)量的重要手段。[2]建立健全科學(xué)合理的規(guī)章制度，方能使辦公室人員在處理各項事務(wù)時有章可循，實現(xiàn)管理的制度化和規(guī)范化。其中，各種工作規(guī)范、各類崗位職責(zé)、各項辦事流程等都是必不可少的，要形成體系，要盡可能將一切事務(wù)都導(dǎo)入科學(xué)合理的軌道，變“人治”為“法治”。對于工作程序或辦事流程，不僅要讓每一位責(zé)任人了然于胸，也要通過宣傳廣而告之或下發(fā)手冊或張貼于顯著位置，讓每一位前來辦事的教職員工都能明了。擬定辦事流程時，應(yīng)以必要為前提，盡可能減少環(huán)節(jié)，簡化手續(xù)。

　　3.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高政策水平和工作能力

　　學(xué)院辦公室工作具有很強(qiáng)的政策性和時效性，這就要求辦公室工作人員一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)各種政策性文件，領(lǐng)會其精神實質(zhì)，提高解釋政策、運用政策的水平，同時，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)管理理論，也要向老同志以及工作做得好的同志虛心請教，并加強(qiáng)與兄弟院校同行的交流，學(xué)習(xí)他們的長處，彌補(bǔ)自己的不足，提高工作能力和辦事效率。重視辦公室人員的培訓(xùn)，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提升二級學(xué)院辦公室管理水平的重要途徑之一。學(xué)校和學(xué)院要有計劃、有步驟地做出安排，舉辦有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或支持鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)進(jìn)修，以提高個人修養(yǎng)和能力，進(jìn)而提高管理隊伍的整體素質(zhì)。現(xiàn)代管理的重心是強(qiáng)調(diào)以人為中心，重視人的作用。

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