浙江檔案新時(shí)期企業(yè)檔案管理 推薦本站點(diǎn)擊率最高的期刊：《浙江檔案》是經(jīng)中共浙江省委宣傳部批準(zhǔn)由浙江省檔案局、浙江省檔案學(xué)會(huì)主辦的國內(nèi)外公開發(fā)行刊物。國內(nèi)刊號(hào)CN：33-1055/G2，國際刊號(hào)ISSN：1006-4176。《浙江檔案》是全國檔案學(xué)、檔案事業(yè)核心期刊，發(fā)行量在全國省級(jí)檔案專業(yè)刊物中長(zhǎng)期居第一、二位，穩(wěn)定在20000份左右。近年來，本刊在國際上影響日益加大，通過中國國際圖書貿(mào)易總公司和中國出版外貿(mào)總辦理，對(duì)外發(fā)行量不斷增加。

　　摘　要：在新的歷史形勢(shì)下，要使企業(yè)檔案工作走向科學(xué)的、規(guī)范的道路，就必須逐步完善檔案管理工作，并不斷完善必要的軟硬件設(shè)施，培養(yǎng)檔案管理工作者責(zé)任感和使命感，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，這是提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量和效率的必要條件。

　　關(guān)鍵詞：浙江檔案,新形勢(shì),企業(yè)檔案

　　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程，對(duì)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，新興科學(xué)不斷出現(xiàn)，知識(shí)更新周期縮短，企業(yè)對(duì)信息需求也越來越強(qiáng)烈。企業(yè)檔案室的服務(wù)內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大、深化，尤其是信息技術(shù)在檔案室的應(yīng)用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標(biāo)準(zhǔn)，而是看其以最便捷的服務(wù)手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標(biāo)準(zhǔn)。

　　一、提高軟硬件水平

　　1.配備必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，構(gòu)建局域網(wǎng)或連入外部網(wǎng)絡(luò)

　　計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長(zhǎng)久保存和共享利用的前提，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室各項(xiàng)功能的硬件保障，應(yīng)根據(jù)基層單位的實(shí)際需要和財(cái)力投入，本著經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前的原則，配備必要的信息化硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)終端和打印機(jī)、數(shù)字化掃描設(shè)備、光盤刻錄機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、路由器等網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等等。檔案數(shù)據(jù)量較大、對(duì)安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫、光盤塔或采用 SAN 等存儲(chǔ)構(gòu)架的其他海量存儲(chǔ)設(shè)備。

　　2.構(gòu)建數(shù)字檔案室的軟件平臺(tái)

　　在信息化環(huán)境下，軟件系統(tǒng)已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信 息的采集、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開軟件平臺(tái)的支持，特別是對(duì)于已開展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應(yīng)的數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)。但數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)功能需求分析、軟件平臺(tái)設(shè)計(jì)、開發(fā)和測(cè)試等大量工作，很難由一個(gè)基層單位直接研發(fā)。

　　二、實(shí)行人本化的管理管理模式是對(duì)管理觀念及管理方式的通用性和規(guī)律性的概括。

　　檔案館(室)傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過程中，以檔案材料等實(shí)物為主要管理對(duì)象，是圍繞檔案館(室)館藏而開展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把利用者和檔案工作者視為管理的主要對(duì)象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需求進(jìn)行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館(室)工作人員的素質(zhì) 水平、工作能力和各種需求等情況，運(yùn)用各種激勵(lì)手段充分調(diào)動(dòng)人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強(qiáng)。

　　1.以檔案用戶為中心，積極開各種深層次的檔案信息服務(wù)

　　企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個(gè)以贏利為目的的社會(huì)組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。正確認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值和位置，堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的重要組成部分。利用者的需求是企業(yè)檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.尊重檔案人員的發(fā)展機(jī)會(huì)

　　企業(yè)應(yīng)更多的為員工的個(gè)人發(fā)展提供機(jī)會(huì)，讓檔案工作者安心本職工。給檔案工作者有升遷、升職的機(jī)會(huì)，在配合相適應(yīng)的檔案教育培訓(xùn)計(jì)劃，讓檔案工作者認(rèn)識(shí)到只有安心本職工作、愛崗敬業(yè)，才能夠有發(fā)展的機(jī)會(huì)。同時(shí)，在給予精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，來激發(fā)檔案工作者對(duì)檔案工作的熱情和積極性。

　　三、提高檔案管理人員的素質(zhì)

　　信息管理和服務(wù)的知識(shí)性，要求企業(yè)檔案部門專業(yè)人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力、外語水平以及對(duì)信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時(shí)應(yīng)該努力做到如下幾點(diǎn)：

　　1.樹立明確的服務(wù)觀點(diǎn)，端正檔案利用工作的指導(dǎo)思想

　　檔案館、室工作人員都要明確認(rèn)識(shí)檔案部門是提供檔案充分發(fā)揮其作用的職能部門。檔案管理人員肩負(fù)這樣的重任，一定要堅(jiān)持黨性原則，樹立正確的服務(wù)觀點(diǎn)，積極主動(dòng)提供檔案為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。

　　2.尋求最佳利用手段，千方百計(jì)地發(fā)揮檔案的作用

　　要多渠道、多層次、多形式地為社會(huì)各方面提供檔案信息。根據(jù)社會(huì)需要，盡力擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，改變服務(wù)方式，開展檔案情報(bào)交流，館際協(xié)作等等。

　　3.加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握利用規(guī)律

　　檔案是一種價(jià)值無量的信息資源，要開發(fā)利用這種資源，必須從研究利用效果出發(fā)，研究檔案的利用價(jià)值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質(zhì)，既懂得檔案管理知識(shí)，又懂得有關(guān)專業(yè)知識(shí)，了解館(室)藏檔案資料內(nèi)容，掌握各種檔案資料的應(yīng)用范圍，只有知己知彼既才能夠提高服務(wù)質(zhì)量，才能做好提供利用工作。

　　四、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用越來越廣泛，對(duì)提高檔案管理現(xiàn)代化水平起著越來越重要的作用。計(jì)算機(jī)的功能很多，在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中主要應(yīng)用于以下五個(gè)方面：

　　1.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目

　　按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤、光盤中，充分利用計(jì)算機(jī)一次輸入、多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的自動(dòng)整理、編目等，節(jié)約手工勞動(dòng)，提高效率。

　　2.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案索引、文摘、專題資料的編制

　　根據(jù)檔案用戶的需要自行選擇有關(guān)專題、利用計(jì)算機(jī)編制、打印檔案的各種索引、專題 資料、文摘等。

　　3.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的流通管理

　　通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案案卷題名、檔號(hào)、存放位置、利用者、借出及歸還時(shí)間、鑒定、銷毀、移交等信息及時(shí)記錄下來，實(shí)現(xiàn)檔案流通全過程自動(dòng)化管理。

　　4.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索

　　充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時(shí)滿足利用者的要求。

　　5.聯(lián)機(jī)檢索檔案

　　利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不同單位、地域之間檔案的聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　五、科學(xué)管理做好檔案保管工作

　　1.豐富室藏

　　伴隨企業(yè)改革與發(fā)展進(jìn)程，不斷增加擴(kuò)充新型檔案，是滿足企業(yè)利用的需要。隨著企業(yè)改革深化和經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，其具有重要的保存利用價(jià)值。這些文檔不僅內(nèi)容新、內(nèi)涵豐富，而且種類不一，形式多樣，既有紙質(zhì)文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經(jīng)系統(tǒng)歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結(jié)構(gòu)日趨完善。豐富館藏，除將企業(yè)自身的各種有保存價(jià)值的新型文件材料及時(shí)納入室藏外，還應(yīng)根據(jù) 企業(yè)利用需要，收集保管與本企業(yè)有關(guān)的信息資料，從而做到內(nèi)外結(jié)合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業(yè)利用信息的各種需求。

　　2.優(yōu)化室藏

　　就是通過鑒定剔除保管期滿和無保存價(jià)值的檔案。“優(yōu)化室藏”說起來容易做起來難。由于檔案鑒定理論研究相對(duì)滯后和多年來形成的檔案保管期限“寧長(zhǎng)勿短”觀點(diǎn)及怕?lián)��?zé)任的思想，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。因此每年應(yīng)在上級(jí)或同級(jí)檔案機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，借檔案綜合執(zhí)法檢查之機(jī)(包括鑒定機(jī)構(gòu)及專家)，從清理保管期滿檔案和撤銷單位檔案入手，依據(jù)有關(guān)規(guī)定程序，慎重而堅(jiān)決地對(duì)一些過期和無保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清除，既使室藏檔案得到優(yōu)化，又便于檔案保管的利用。

　　總之，在新的歷史形勢(shì)下，隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，高新技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)盡。企業(yè)要適應(yīng)歷史發(fā)展的潮流，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營等方面的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，提升檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。