【摘要】在信息技術的推動下，文件線上管理越來越便利，這也成為電子辦公的重要推動技術‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。計算機在辦公系統的發展和應用，為網上辦公提供了可能‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。本文結合電子文件的在線歸檔應用現狀，分析目前的技術難點和未來發展方向‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　【關鍵詞】電子文件;歸檔;固化;研究

　　在電子技術在辦公應用的過程中，為線上辦公提供了巨大的便利，成為眾多政府機關單位重要的辦公工具。與紙質文件相比，電子文件在信息處理方面更為便捷，所能處理的工作量也大增，是現代辦公重要的線上工具。然而，在電子文檔應用中，必須注重歸檔的原則和方法，防止因為自身觀念誤區導致電子文件不及時歸檔，或者歸檔過程中沒有進行固化使得文件內容發生變化等，造成工作上的不嚴謹，給日常辦公造成一定的麻煩。本文結合當前的電子文檔的歸檔原則和方法，淺談對電子文檔固化的看法。

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　　一、電子文件固化呈單套制發展方向

　　隨著互聯網一體化的發展和進步，政府機關辦公呈現自動化發展趨勢，以網絡為信息傳遞媒介，為辦公信息的自動化溝通創造了條件。這一信息交流過程中，辦公業務已經可以通過網絡進行開展，各類辦公文件主要以電子文件的形式進行保存和固化，傳統的“雙套制”已不符合時代發展需要，在這一社會背景下“單套制”成為電子文化固化的重要發展趨勢。

　　(一)互聯網聯通模式下“單套制”發展有利于節約社會資源。部分政府機關單位下屬職能科室和部門較多，網絡交叉較多，“雙套制”模式下一些重要的文件往往無法做好保密和存儲，容易在互聯網上傳遞，導致政府機關單位的內部文檔泄密，給政府機關單位造成一定的經濟或其他損失，近些年來，此類事件層出不窮，給網絡文件存儲安全引入了新的課題。對此，為避免出現不必要的麻煩和安全隱患，對于電子辦公的重要文件來說，必須注重電子文檔的安全歸檔，進行“單套制”歸檔制度。這對政府機關單位來說，可以考慮節約紙質辦公資源，借助互聯網信息系統的構建，利用互聯網開發技術，將電子文件進行系統的歸檔和編輯，充分利用網絡技術在電子歸檔領域進行電子網絡傳輸，建立安全的電子文件歸檔傳輸環境，實施“單套制”，這種安全網絡的構建，成本低廉，對電子文件的安全歸檔有重要的作用。

　　(二)“單套制”固化時必須把握好電子文檔的交集，信息管理部門負責文件的歸檔和保存。隨著電子文檔的廣泛應用，人們對電子文檔的歸檔和應用變得更加重視，相關辦公系統的研發也更加規范化，分散辦公的模式愈加統一和集中，所占用的資源也更為豐富和多樣。因此，結合當前電子文檔歸檔的現狀來看，資源的集中成為辦公系統研發的重要力量，在大中型企業層面，電子文檔的歸集必須有計算機信息部門進行規劃和管理，做好整個部門的統籌，這也是計算機管理部門的重要職責。在當前計算機信息部門進行電子文件歸檔時，呈現集成化和交集化發展的趨勢，計算機信息部門將電子文件信息的交匯點，進行集中統一歸檔和分類。在一些大學中，其課程成績和畢業設計等資料的傳輸，必須經過信息中心的處理和交匯，這些信息匯總整理后又能實現各業務部門的共享。在數據不斷更新的情況下，必須對電子文件進行歸檔和鑒別，通過編目進行網絡傳輸。這也給保存提供了便利，各部門可以通過光盤的形式進行保存，做到定期歸檔整理。

　　二、電子文件歸檔原則

　　(一)全程管理原則。

　　在對電子文件進行在線歸檔時，要堅持全程管理的原則，對電子文件的管理要做到動態、全面、系統。全程管理是電子文件歸檔的新興管理原則，即對電子文件的質量、安全、存儲做到全方位的管理，保證文件在傳輸過程中不失真，全面無縫對接，從而保證文件歸檔的質量。在電子文件歸檔過程中，在遇到問題時要及時解決。鑒于電子文件傳輸的快捷性，必須及時解決遇到的問題方能保證電子文件的及時歸檔，將電子記錄與文件傳輸路徑結合起來，更好地監控電子文件歸檔路線，從電子文件傳輸過程實現文件歸檔的全過程管理，建立完善的歸檔路徑和歸檔體系。這就給我們的歸檔人員提出了更高的要求，歸檔管理人員對歸檔的全過程進行控制，只有如此，才能保證整個文件的完整歸檔。在歸檔的整個過程中，要對電子文件的流程做好介入，有鑒于此,我們必須制定全程管理的對應管理法規與機制，來規范電子文件的管理工作。

　　(二)前端控制原則。

　　在文件的歸檔管理中，要堅持前端控制的原則，文件和檔案已呈現不可區分的態勢，給我們當前的電子文件歸檔一定的啟示。因此，電子文件的質量對歸檔的文件質量有直接的關系。檔案管理人員必須意識到前端控制原則的重要性，做好電子文件的初期管理，必須采取多種措施對檔案管理流程進行控制，將原有歸檔控制的后面程序提前到控制前段，將更多的注意力放在文件本身，這一前端控制理論對傳統實體歸檔有積極的借鑒意義，這一技術理念為電子文件歸檔創作了條件，也為質量控制提供了新的思路。在電子文件歸檔的前端控制應用過程中，必須整合整個系統的目標和規則，在文件歸檔中實現文檔的全程管理。鑒于電子文件易于丟失的特點，這就更加強調了前端控制的重要性。為了有效防止電子文件的損傷，保證電子文件的真實與完整，在文件形成的初期就需要對其加以管理、控制及維護，堅持“預防為主，補救為輔”的原則。

　　三、電子文件歸檔固化方式分析

　　電子文檔的固化，主要過程是電子文件在通過檢測后，應該通過時間戳、數字簽名以及電子簽章的形式，對電子文件進行保存，從而保證電子文件的安全性和真實性，上述諸多方式的應用使得文件不可隨意修改和復制，從而賦予整個電子文件的法律效力，這也使得電子文化固化成為當前電子文件歸檔重要的應用方式。在電子文件歸檔過程中，必須充分考慮文檔的信息，例如文檔的整理人員、文檔的檔案編號以及文檔的時間信息等，這就決定各類文檔的分類要掌握好方式。針對電子文檔的不同，在歸檔及固化方式的選擇上要有一定的針對性，本文選擇時間戳、數字簽名等固化方式進行闡述。

　　(一)數字簽名的固化方式。

　　從數字簽名的發展脈絡來看，其在電子文件的固化應用中有著非常重要的作用。是信息的發送者在文檔傳輸過程中產生的唯一數字鏈，這類數字也是發送者的真實性驗證，這跟紙質簽名有一定的類似性，但是其不是在紙質實現的，其主要是數字加密技術進行實現，這種獨特的數字簽名使得文檔真實性得到充分的保證，也給電子文檔法律效力的實施形成一定的基礎，在當前的電子文檔固化中，為避免文檔的仿造和失真，該技術已成為比較新穎的固化方式，也在電子文檔固化中得到了廣泛的應用。在數字簽名技術發展過程中，通常有兩個兩種互補的運算：一個用于簽名，另一個用于驗證，從而更好地保障文檔信息的真實有效性。

　　(二)時間戳的固化方式。

　　時間戳(timestamp)，其內涵就是能在某一特定時間將某數據清晰真實地表現出來，這一數據是可以驗證且真實完整的，也是文檔信息在某刻中的真實存在且記錄這一唯一時間。時間戳自其誕生以來，在很多行業得到了廣泛的應用，簽名的對象包括各類數據文件和其原始信息等，在現代電子辦公應用領域，其合同簽字、招投標文件審核、金融信貸業務以及股票交易方面發揮著重要的作用。在相關電子文件歸檔中，可以選擇應用時間戳將文件的原文、檔案整理以及相關文件信息進行歸集形成綜合類準確性的信息，這一固化模式的引導下，此類電子文件也具有相應的法律效力，為網上辦公的發展和外延打下了堅實的基礎。

　　此外，對相應的數據進行自動轉換為通用版式文件文檔，實現保證PDF電子文件的交互與存儲管理的可信、可控、保真、防篡改，憑證作用，可以采用服務器證書進行PDF版式文件的電子簽章。還可以提供基于國家標準時間源，采用PKI技術，為PDF版式文件提供精準、安全和可信的時間認證。在獲取影像數據文件時，調用數字簽名服務器提供的簽名接口進行文件簽名，同時加蓋可信時間戳，將原文件、簽名值、時間戳簽名、電子檔號、整理歸檔人員信息入庫，形成具有法律效力的數據檔案。隨著電子文件技術的發展日趨成熟，我們必須重視該技術的發展和應用，達到充分利用的目的，使其為我們的生活和社會發展服務。

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　　作者：顧寧紅顧潔黃馨寧