版式電子文件是一種用頁面化的形式固定呈現文本、圖形、圖像等信息的文件。 出于交換、發布、存檔目的，越來越多的電子文件被制作或轉換為版式文件。本標準基于長期保存和利用的需求確定版式電子文件應具有的格式特征，為制訂版式電子文件格式標準，開發相應的制作、閱讀、打印等軟件提供依據。 保證電子文件的長期可讀、可解析、可理解。

　　1　范圍

　　本標準明確了版式電子文件長期保存格式的特征。

　　本標準適用于各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位和其他社會組織遴選歸檔保存版式電子文件格式，也適用于版式電子文件格式標準的制訂與相關軟件開發。

　　2　規范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T 16964.1-1997信息技術　字型信息交換　第1部分:體系結構

　　GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規范

　　IS0 14721:2003空間數據和信息傳輸系統　開放檔案信息系統　參考模型(Space data and information transfer systems-Open archival information system-Reference model)

　　IS0 15489-1:2001信息與文獻　文件管理　第1部分　通則(Information and documentation-Records management-Part 1:General)

　　3　術語和定義

　　GB/T　18894-2002和ISO 15489-1:2001界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1

　　版式電子文件fixed-layout electronic records

　　內容信息被排版在預定義頁面中，具有顯示一致性的版面固定的電子文件。

　　3.2

　　長期1ong-term

　　慮及技術變化(包括支持新載體、新數據格式)和用戶群體變化對典藏信息影響的足夠長的時間段。 這個時間段延伸到無限未來。

　　[ISO 14721:2003]

　　3.3

　　長期保存long-term preservation.

　　用一種可靠的、科學合理的方式長期(3.2)維護電子文件真實、完整、有效的行為。

　　3.4

　　字體font

　　具有同一的基本設計的字形圖像集合。 如:黑斜體。

　　3.5

　　字形glyph

　　一個可辨認的抽象的圖形符號，它不依賴于任何特定的設計。

　　[GB/T 16964.1-1997，定義3.12]

　　3.6

　　光柵圖像raster image

　　由一組按柵格圖案排列的像素形成的圖像。

　　3.7

　　矢量圖形vector garphics

　　以給定方向與長度數值的線表示的圖形。

　　3.8

　　穩健robustness

　　表現在容錯、格式兼容和避免數據缺失等方面的能力。

　　4　版式電子文件長期保存格式應滿足的需求

　　4.1　格式開放

　　4.1.l　有公開發表的相應標準和技術規范。

　　4.1.2　格式標準和技術規范簡潔明了，頁面描述語言不應僅為少數廠商認知和掌握。

　　4.1.3　沒有專利和許可的限制。

　　4.1.4　廠商中立。

　　4.1.5　有與產品無關的專家組、標準化組織和產業聯盟等維護和支持該格式。

　　4.2　不綁定軟硬件

　　4.2.1　被多種操作系統和硬件平臺支持。

　　4.2.2　文件的閱讀不依賴于特定的閱讀軟件。

　　4.2.3　使用與設備無關的顏色規范實現準確打印和再現。

　　4.3　文件自包含

　　4.3.1　文件呈現的全部信息完全自包含。

　　4.3.2　文件中必須包括全部字體的字形描述信息或嵌入字體程序信息。

　　4.3.3　文件中還應包括光柵圖像、矢量圖形、顏色信息等其他需要呈現的信息。

　　4.3.4　文件的呈現不依賴于外部對象。

　　4.3.5　當文件或文件中的部分信息由模擬源轉換而來時，有編碼保存其重要屬性的能力。

　　4.4　格式自描述

　　4.4.1　設置規范的元數據集(可以與國際、國內相關標準建立映射)，以文本方式(通常為XML)內嵌于文件中，用于描述文件和對象的屬性特征，并易于提取和檢索。

　　4.4.2　文件中應聲明遵循的格式標準和版本。

　　4.4.3　文件中允許封裝用戶自定義的元數據。

　　4.4.4　文件中的字符對象應聲明編碼標準。

　　4.4.5　文件有必要且充分的結構信息和語義信息，用于解析數字對象。

　　4.5　顯示一致性

　　4.5.l　固定呈現文件頁面、章節、段落、字體、圖形、圖像、色彩等，呈現效果不因軟硬件平臺和閱讀軟件變化而變化。

　　4.5.2　禁止由條件觸發的顯示或打印的內容。

　　4.5.3　禁用音頻、視頻等多媒體對象。

　　4.5.4　禁用交互式表單和內部可執行代碼。

　　4.5.5　當使用某些技術將導致顯示、打印不一致時應禁止使用，如透明、隱藏和開放式印前接口(OPI)等。

　　4.6　持續可解釋

　　4.6.l　允許用戶對文件和文件中的對象添加注釋，注釋應符合4.5規定。

　　4.6.2　不允許設置口令保護。

　　4.6.3　禁止對文件或文件中的對象實施加密‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　4.6.4　文件中運用的算法應該是公開的算法。

　　4.6.5　文件中引用的字體和運用的算法不應是知識產權保護對象。

　　4.7　穩健

　　4.7.l　文件格式穩定，版本升級更新有序，前后兼容。

　　4.7.2　設置有效的容錯機制。

　　4.7.3　不采用有損壓縮、子采樣、縮減采樣或者其他任何有可能改變文件內容或降低原始數據質量的操作。

　　4.8　可轉換

　　4.8.1　支持其它格式與版式電子文件長期保存格式相互轉換。

　　4.8.2　支持過時的版式電子文件長期保存格式轉換為新的版式電子文件長期保存格式。

　　4.9　利于存儲

　　4.9.l　格式緊湊，數據結構合理，數據占用字節數少。

　　4.9.2　支持在一個文件中容納大量對象和數據。

　　4.9.3　具有聚合能力，可以把幾個相同格式的文件聚合到一個文件中。

　　4.10　支持技術認證機制

　　4.10.l　支持數字簽名。

　　4.10.2　使用的數字簽名被多種操作系統和硬件平臺支持。

　　4.10.3　數字簽名的全部信息完全自包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書信息等。

　　4.10.4　數字簽名必須視覺呈現。

　　4.10.5　呈現數字簽名的電子印章、手寫簽名等必須自包含。

　　4.11　易于利用

　　4.11.1　支持增值服務，方便提取數據的子集，如分割頁面、提取文本串、圖像等。

　　4.11.2　支持全文檢索。

　　4.11.3　文件中包含的文本信息符合自然閱讀順序。

　　電子文件論文范例：電子文件在線歸檔固化研究

　　5　測試與評估

　　依據本標準制訂版式電子文件長期保存格式和開發軟件產品，必須按相關規定經過測試和評估后，才能確認與本標準的一致性。