社會信息化的趨勢使得世界各國在政治、經(jīng)濟、軍事等方面對信息基礎設施的依賴性不斷加強‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 一方面，隨著信息化與辦公自動化(OA)程度的不斷加深，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件與檔案逐步被電子文件所替代，真正的“無紙化”時代在不久的將來就會成為現(xiàn)實‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 由于電子文件較之傳統(tǒng)文件的較多的不同之處，使得管理原理與方法都要發(fā)生相應的改變‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 另一方面，社會的不斷進步使得人們對檔案信息的價值也更加重視，對信息的利用也提出了更高的要求。 由于電子文件具有信息與載體的可分離性、信息的可操作性、信息的流動性、數(shù)字信息的不穩(wěn)定性等特性，使得電子文件的真實性與完整性的鑒定變的非常困難。

　　所以，如何保證電子文件的信息真實性與完整性已經(jīng)成為信息化時代電子文件管理領域最重要的問題之一。 元數(shù)據(jù)技術成為管理維護電子文件的最重要的工具之一。 由于電子文件元數(shù)據(jù)記錄了電子文件的特征及其變化情況，是電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息的反映，所以掌握了電子文件元數(shù)據(jù)就可以對電子文件進行有效與安全的管理與控制，保證電子文件的完整性、真實性，從而保證其證據(jù)效力。

　　一、元數(shù)據(jù)技術概論

　　1.電子文件元數(shù)據(jù)的定義

　　在計算機專業(yè)術語中，這樣定義元數(shù)據(jù)：“元數(shù)據(jù)是關于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是數(shù)字信息組織和處理的基本工具，為各種形態(tài)的數(shù)字化信息單元和資源集合提供了規(guī)范，普遍的描述標準和方法。 ”對于元數(shù)據(jù)的解讀，各個領域由于對元數(shù)據(jù)應用的側(cè)重點各不相同，對元數(shù)據(jù)的定義也各不相同。 最早將元數(shù)據(jù)引入到檔案界的是美國匹茲堡大學的戴維-比爾曼，他在1992的“Documenting document”一文中首先使用元數(shù)據(jù)這一概念。 據(jù)文獻分析，在檔案或電子文件管理領域，元數(shù)據(jù)存在以下定義：

　　(1)GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》：“元數(shù)據(jù)指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)，硬件和軟件環(huán)境，文件處理軟件，字處理和圖形工具軟件，字符集等數(shù)據(jù)。 ”

　　(2)ISO15489《文件管理國際標準》：“元數(shù)據(jù)是描述文件的背景，內(nèi)容，結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。 ”

　　(3)何嘉蓀教授在《電子文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范》一文中認為：“元數(shù)據(jù)是與電子文件的制作形成、運轉(zhuǎn)、處理、儲存、檢索、傳輸和利用有關的數(shù)據(jù)。 它是在上述過程中自動隨機，或由人工幫助產(chǎn)生的，可以獨立于文件之外記錄、積累、保存、管理和利用的信息。 人們可以通過它來幫助記錄電子文件形成時的背景信息和軟、硬件環(huán)境，記錄文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及整個的管理和檢索利用過程。 ”

　　簡而言之，可以說：電子文件元數(shù)據(jù)是描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程并可為計算機及網(wǎng)絡系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。 它既可用于保障相關電子文件的真實性、完整性、一致性、關聯(lián)性和長期有效性; 又可幫助對分布式網(wǎng)絡環(huán)境下的電子文件進行有效的集成管理和協(xié)助提供集成服務，更是構(gòu)建數(shù)字檔案館信息組織體系必不可少的工具。

　　2.元數(shù)據(jù)的類型

　　按照不同的分類方法，元數(shù)據(jù)可以劃分為不同的類型。 以下主要是按照元數(shù)據(jù)的功能來劃分類型。 元數(shù)據(jù)作為一種描述信息特征，組織、評價、識別、開發(fā)信息的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有多種類型。 具體來說主要有五類：

　　(1)管理型元數(shù)據(jù)。 用來管理與支配信息資源的元數(shù)據(jù)，如信息收集、版權(quán)與翻版跟蹤、排架信息、數(shù)字化標準選擇、版本控制等。

　　(2)描述型元數(shù)據(jù)。 用來描述文獻信息結(jié)構(gòu)、特征的元數(shù)據(jù)，如編目記錄、專題索引、書目信息、文摘簡介、網(wǎng)頁鏈接等。

　　(3)保存型元數(shù)據(jù)。 用來保存文獻信息資源的元數(shù)據(jù)，如資源實體條件方面的文獻，數(shù)據(jù)更新和移植方面的文獻。

　　(4)技術型元數(shù)據(jù)。 用來保證系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)、管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)，如硬件、軟件操作源代碼、文件壓縮比率、格式、數(shù)據(jù)驗證和安全等。

　　(5)使用型元數(shù)據(jù)。 直接與用戶接口掛鉤的元數(shù)據(jù)，如用戶記錄、用戶認證、用戶消息管理、用戶使用跟蹤等。

　　3.關于元數(shù)據(jù)的進一步認識

　　由于元數(shù)據(jù)是一個比較新的概念，所以人們對元數(shù)據(jù)的認識還存有一定的誤區(qū)，在此將對某些容易產(chǎn)生誤區(qū)的方面進行闡述說明。

　　(1)元數(shù)據(jù)并非一定以數(shù)字形式出現(xiàn)。 元數(shù)據(jù)的形式是多樣化的，只不過是隨著計算機等數(shù)字信息技術的發(fā)展，人們越來越頻繁的生成并使用計算機所能夠識別的數(shù)字式元數(shù)據(jù)，并且將原來已經(jīng)有的元數(shù)據(jù)進行數(shù)字化。

　　(2)元數(shù)據(jù)來源的廣泛性。 元數(shù)據(jù)的來源非常廣泛，可以由人類提供最初的元數(shù)據(jù)(例如作者、編者、使用者等提供的信息)，也可以由計算機自動生成。 雖然隨著計算機軟硬件技術與知識的逐漸普及，計算機自動生成元數(shù)據(jù)在人類社會生活中所占據(jù)的比例越來越大，但是事實上計算機自動生成的元數(shù)據(jù)并不能替代傳統(tǒng)意義上的提供者所生成的元數(shù)據(jù)。

　　(3)元數(shù)據(jù)是改變的。 元數(shù)據(jù)不是一成不變的，元數(shù)據(jù)是在信息對象系統(tǒng)生命周期中生成并自然增加的。 元數(shù)據(jù)的變化同時也記錄著文件發(fā)生變化的過程。 元數(shù)據(jù)首先被生成，接著被修改，甚至在某個階段被摒棄。 相對電子文件生命周期來說，元數(shù)據(jù)也具有自己的生命周期。 但是，并不是隨著電子文件的消失，該電子文件的生命周期就結(jié)束了，元數(shù)據(jù)的生命周期將遠遠比電子文件的生命周期長，在某種特殊情況下，甚至元數(shù)據(jù)的生命周期一直活躍。

　　二、元數(shù)據(jù)在電子文件管理過程中的作用

　　1.電子文件管理系統(tǒng)設計階段

　　根據(jù)“前端控制”思想,對電子文件全程的管理和監(jiān)控措施應該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設計之中。 由于電子文件在系統(tǒng)中運轉(zhuǎn),這就要求我們在系統(tǒng)設計時盡可能將文件生命周期各階段的管理要求設計在系統(tǒng)中,以優(yōu)化管理功能,提高管理效率。 系統(tǒng)設計階段是從電子文件的管理需求出發(fā),根據(jù)電子文件在整個生命周期的運行規(guī)律及相關條件提出系統(tǒng)功能的需求分析并設計元數(shù)據(jù)模型。 元數(shù)據(jù)模型是文檔管理設計的重要內(nèi)容,由檔案人員和計算機人員共同完成,檔案工作人員主要對元數(shù)據(jù)的內(nèi)容、屬性、功能和工作模式提出專業(yè)要求,而計算機技術人員負責技術實現(xiàn)。

　　元數(shù)據(jù)集將伴隨電子文件始終,從文件創(chuàng)建之時便自動攜帶一個元數(shù)據(jù)表,隨著文件的形成和運行,元數(shù)據(jù)不斷得到補充和修改。 文件管理系統(tǒng)也生成系統(tǒng)管理元數(shù)據(jù),用作記錄系統(tǒng)操作日志。 元數(shù)據(jù)的操作大部分由系統(tǒng)自動完成,而對于系統(tǒng)無法勝任的工作,則由人工進行填補‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 人工包括文件制作者、利用者、文件管理者和系統(tǒng)管理員。

　　2.電子文件形成階段

　　電子文件形成階段是指文件進入到文件管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動撲捉文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等信息填入元數(shù)據(jù)表(如：文件標題、文件編號、作者、日期等),然后作者對其他需要在此階段填寫的元數(shù)據(jù)(如:主題詞、文摘、分類號、密級、保管期限、與其他文件的關系、寫作意圖、機構(gòu)職責、事務處理流程等背景信息)手動填寫，最后將文件鎖定。 以后除了特殊原因外,用戶無法擅自修改文件內(nèi)容。 新形成的電子文件保存在臨時文件庫中。

　　3.電子文件運行階段

　　電子文件在社會活動中產(chǎn)生,用于表達意圖、進行聯(lián)系、記述情況和作為憑證,和傳統(tǒng)文件一樣,有一個運轉(zhuǎn)、辦理和使用的過程,這便是電子文件的運行階段。 電子文件在文件管理系統(tǒng)中運行時,元數(shù)據(jù)不斷得到擴充,具體變化情況如下:①電子文件通過網(wǎng)絡被送達給用戶A,系統(tǒng)自動記錄文件的出發(fā)地地址、傳輸路徑、目的地地址及相關的身份驗證信息。 用戶A如果對其進行處理,系統(tǒng)會記錄下此用戶對文件的操作過程。

　　用戶要在一份類似《文件處理單》的電子表格中作必要的登記,并填寫文件辦理意見,如閱讀人姓名、閱讀時間、批注、相關文件等,然后由系統(tǒng)自動將這些內(nèi)容導入到元數(shù)據(jù)表中。 ②完成這些操作后,文件被送到下一個用戶N,然后重復步驟①的工作。 ③直至文件辦理完畢,被保存在文件庫中。 可以看出,文件在運行過程中,當文件內(nèi)容在不斷的補充和完善時,元數(shù)據(jù)表也不斷得到擴充,可以說這些元數(shù)據(jù)是維護電子文件運轉(zhuǎn)和辦理的真實與安全的重要依據(jù)和參考。

　　4.電子文件維護階段

　　電子文件維護階段的工作宗旨在于保證電子文件的真實性、完整性、有序性、安全性與可用性。 維護工作具體包括：鑒定與歸檔、整理與保管、檢索與利用、脫機備份管理等多個環(huán)節(jié),元數(shù)據(jù)管理貫穿于電子文件維護階段的各個工作環(huán)節(jié)之中。

　　(1)電子文件鑒定與歸檔環(huán)節(jié)的元數(shù)據(jù)管理。 電子文件鑒定是電子文件管理中最難也是最具挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié),比紙質(zhì)文件的鑒定更具復雜性和難度,而且電子文件形成的時候就應進行相應的鑒定。 此時,元數(shù)據(jù)將為電子文件內(nèi)容鑒定和技術鑒定工作提供重要依據(jù),如元數(shù)據(jù)中的作者職務、機構(gòu)組織、文件主題、時間、密級、簽署、保管期限、文件品質(zhì)、利用頻率等元數(shù)據(jù)元素都是鑒定時非常重要的判定依據(jù)。

　　元數(shù)據(jù)不僅給文件的歸檔鑒定提供依據(jù)和憑證,而且它還將詳細記錄下歸檔鑒定的操作過程、責任者和鑒定結(jié)果等信息,并指示系統(tǒng)做出相應處理,同時這些記錄鑒定信息的有關元數(shù)據(jù)要素又將被保存下來,作為下一次電子文件鑒定工作的基礎和參考。

　　歸檔的過程也是元數(shù)據(jù)運動的過程,首先元數(shù)據(jù)隨文件一起被移入檔案保管系統(tǒng)的檔案庫中,同時元數(shù)據(jù)自身也在不斷的存取和補充之中。 電子文件進入檔案保管系統(tǒng)需要經(jīng)過一系列的驗證和檢查,這些驗證和檢查是針對文件和文件元數(shù)據(jù)兩者同時進行,而且檔案保管系統(tǒng)還將對文件進行歸檔處理,如加入數(shù)字簽名或水印、檔案號、歸檔時間、歸檔說明等,處理過程和結(jié)果都將補充到文件元數(shù)據(jù)中。 與此同時,系統(tǒng)也會對文件進行登記、定位保存等操作,此類信息將記錄到系統(tǒng)相關管理元數(shù)據(jù)中。

　　(2)電子文件整理與保管階段的元數(shù)據(jù)管理。 整理時,由于電子文件所攜帶的元數(shù)據(jù)是文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)特征的描述,并以結(jié)構(gòu)化規(guī)范化的形式存在,所以文件的元數(shù)據(jù)在此階段是系統(tǒng)的直接操作對象,系統(tǒng)通過繼續(xù)補充元數(shù)據(jù),并提取元數(shù)據(jù)的相關元素進行重組,來完成對文件的組織和加工。

　　元數(shù)據(jù)還將依然擔任過程跟蹤和記錄工作,記錄管理系統(tǒng)對文件的操作軌跡。 保管時,電子文件元數(shù)據(jù)為信息保護技術提供裝載平臺和記錄空間，記錄文件保管的經(jīng)過和結(jié)果，向系統(tǒng)管理員提供各種統(tǒng)計和維護數(shù)據(jù),起到輔助管理的作用。 文檔管理人員可以通過元數(shù)據(jù)提供的信息打印統(tǒng)計報表,了解電子文件的維護狀況,從而為以后的維護工作做準備。

　　(3)電子文件檢索和利用階段的元數(shù)據(jù)管理。 電子文件信息資源開發(fā)和利用不僅是檔案工作者的責任,也是電子文件管理的目標所在。 電子文件的檢索與利用工作包括：用戶管理、存取控制、用戶界面管理、檢索、公布等。 為了達到滿意的檢索和利用效果,元數(shù)據(jù)將應用于電子文件檢索與利用的每一個工作環(huán)節(jié)中。

　　(4)脫機電子文件管理階段的元數(shù)據(jù)管理。 把那些非現(xiàn)行的、同時又具有保存價值的電子文件導出信息管理系統(tǒng),保存在磁帶、磁盤和光盤中,甚至轉(zhuǎn)換成縮微膠片,至此,電子文件進入脫機保存階段。 這時候元數(shù)據(jù)就顯得尤為重要了,它像一座橋梁,聯(lián)系著系統(tǒng)與原文件。 由于文件不在系統(tǒng)中,系統(tǒng)只能通過保留在系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)了解原文件目前的狀況和位置,保持與原文件的聯(lián)系,實施對文件的管理。

　　在檢索利用的過程中,系統(tǒng)也只能完全根據(jù)元數(shù)據(jù)提供的信息來判斷原文件是否滿足用戶的檢索要求,然后決定是否將原文件返回到系統(tǒng)中接受調(diào)用。 元數(shù)據(jù)在電子文件管理中發(fā)揮著巨大的作用。 一是元數(shù)據(jù)具有靜態(tài)映射功能,能夠映射出電子文件的內(nèi)容、背景技術等信息,反映了該文件的原始狀態(tài)及其生成環(huán)境; 二是元數(shù)據(jù)具有動態(tài)跟蹤功能,記錄備案了電子文件創(chuàng)建、形成、使用以及載體和設備的更替、銷毀全過程,能在動態(tài)中反映電子文件的真實與可靠。

　　三、元數(shù)據(jù)的應用對于電子文件管理的意義

　　元數(shù)據(jù)應用于電子文件管理解決了電子文件管理領域的三大難題：電子文件的長期可用、電子文件的真實性和電子文件的完整性。 破壞電子文件長期可用性、真實性和完整性的主要原因有以下幾個方面：(1)文件存儲載體受到物理損害; (2)計算機病毒或人為的邏輯損壞; (3)軟硬件環(huán)境的升級; (4)人為的對信息內(nèi)容的篡改。 所以，電子文件的真實與完整性遠遠不如紙質(zhì)文件那么明顯直觀。

　　電子文件論文范例：電子文件“電子化歸檔”相關概念辨析及浙江實踐

　　元數(shù)據(jù)以通用的語言規(guī)范格式來描述電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及文件的背景，具有穩(wěn)定性，不容易受到環(huán)境的影響。 另外元數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r的跟蹤和記錄文件的操作與變化過程，為維護真實與完整提供有力的憑證。 此外，元數(shù)據(jù)的應用，改變了現(xiàn)有電子文件的管理模式與方法，大大降低了電子文件管理的風險，改進了電子文件的檢索與利用，同時為分布式數(shù)字檔案館的信息組織提供了整合的工具與紐帶，為實現(xiàn)電子文件的分布式管理創(chuàng)造了條件。

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　　作者：王云慶，劉振華