這篇檔案職稱論文發(fā)表了關(guān)于檔案管理保密工作的探討，檔案管理人員要做好檔案管理過程中的保密工作，檔案利用的保密工作離不開制度和隊伍的建設(shè)，那么如何才能處理好檔案保密與移用的關(guān)系呢?論文進行了如下探討。
 

　　摘要：檔案管理過程中的保密工作，要制定嚴格的檔案管理制度， 檔案管理人員應(yīng)履行職責(zé)，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，在檔案利用過程中的保密工作。

　　關(guān)健詞：檔案職稱論文,檔案管理,保密工作,管理措施

　　一、對檔案管理過程中的保密工作

　　1.檔案室的管理是檔案保密工作的重點

　　從檔案保密的角度來看，不宜將檔案室設(shè)在辦公樓的最底層，檔案室門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。檔案室應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的檔案管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

　　2.做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

　　確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說提“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

　　二、檔案利用過程中的保密工作

　　1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有單可循，并在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

　　2、隊伍建設(shè)。擔(dān)負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

　　3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其中心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案室還可以安裝攝像監(jiān)視器。同時，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機;二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每年利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

　　三、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

　　保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　四、強化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證

　　提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)，強化涉密檔案管理人員職責(zé)是做好保密工作的有力保證。涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點，為此，他們對保守秘密負有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。檔案保密工作好與壞，企業(yè)檔案管理人員的保密素質(zhì)很關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸大量的文件，這些秘密隨著管理人員的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

　　涉密檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護企業(yè)涉密檔案的完整與安全。這既是涉密檔案保管工作的基本任務(wù)，也是涉密檔案保管工作的目的。涉密檔案保管工作的具體任務(wù)，就是“十二字原則”：不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。不損壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因溫度、濕度、蟲蛀等等各種不利因素而使檔案損壞，對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟失，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅要保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。不泄密，就是要求檔案管理工作者時刻警惕，要有保密意識，守口如瓶，所保管的檔案資料信息不外傳。為此，涉密檔案保管工作的任務(wù)既是光榮的，更是艱巨的。確保涉密檔案齊全完整安全，是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　推薦期刊：檔案學(xué)研究(雙月刊)創(chuàng)刊于1987年，由中國檔案學(xué)會主辦。檔案專業(yè)學(xué)術(shù)性刊物。