浙江檔案新時期企業(yè)檔案管理 推薦本站點擊率最高的期刊：《浙江檔案》是經(jīng)中共浙江省委宣傳部批準(zhǔn)由浙江省檔案局、浙江省檔案學(xué)會主辦的國內(nèi)外公開發(fā)行刊物。國內(nèi)刊號CN：33-1055/G2，國際刊號ISSN：1006-4176�！墩憬瓩n案》是全國檔案學(xué)、檔案事業(yè)核心期刊，發(fā)行量在全國省級檔案專業(yè)刊物中長期居第一、二位，穩(wěn)定在20000份左右。近年來，本刊在國際上影響日益加大，通過中國國際圖書貿(mào)易總公司和中國出版外貿(mào)總辦理，對外發(fā)行量不斷增加。

　　摘　要：在新的歷史形勢下，要使企業(yè)檔案工作走向科學(xué)的、規(guī)范的道路，就必須逐步完善檔案管理工作，并不斷完善必要的軟硬件設(shè)施，培養(yǎng)檔案管理工作者責(zé)任感和使命感，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，這是提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量和效率的必要條件。

　　關(guān)鍵詞：浙江檔案,新形勢,企業(yè)檔案

　　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業(yè)的發(fā)展過程，對維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，新興科學(xué)不斷出現(xiàn)，知識更新周期縮短，企業(yè)對信息需求也越來越強(qiáng)烈。企業(yè)檔案室的服務(wù)內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大、深化，尤其是信息技術(shù)在檔案室的應(yīng)用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標(biāo)準(zhǔn)，而是看其以最便捷的服務(wù)手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標(biāo)準(zhǔn)。

　　一、提高軟硬件水平

　　1.配備必要的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，構(gòu)建局域網(wǎng)或連入外部網(wǎng)絡(luò)

　　計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是實現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的前提，是實現(xiàn)數(shù)字檔案室各項功能的硬件保障，應(yīng)根據(jù)基層單位的實際需要和財力投入，本著經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前的原則，配備必要的信息化硬件設(shè)施，包括計算機(jī)終端和打印機(jī)、數(shù)字化掃描設(shè)備、光盤刻錄機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、路由器等網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等等。檔案數(shù)據(jù)量較大、對安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲設(shè)備，如磁帶庫、光盤塔或采用 SAN 等存儲構(gòu)架的其他海量存儲設(shè)備。

　　2.構(gòu)建數(shù)字檔案室的軟件平臺

　　在信息化環(huán)境下，軟件系統(tǒng)已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信 息的采集、管理、利用等各個環(huán)節(jié)都離不開軟件平臺的支持，特別是對于已開展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應(yīng)的數(shù)字檔案室軟件平臺。但數(shù)字檔案室軟件平臺的構(gòu)建是一項系統(tǒng)工程，涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)功能需求分析、軟件平臺設(shè)計、開發(fā)和測試等大量工作，很難由一個基層單位直接研發(fā)。

　　二、實行人本化的管理管理模式是對管理觀念及管理方式的通用性和規(guī)律性的概括。

　　檔案館(室)傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過程中，以檔案材料等實物為主要管理對象，是圍繞檔案館(室)館藏而開展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把利用者和檔案工作者視為管理的主要對象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需求進(jìn)行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館(室)工作人員的素質(zhì) 水平、工作能力和各種需求等情況，運用各種激勵手段充分調(diào)動人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強(qiáng)。

　　1.以檔案用戶為中心，積極開各種深層次的檔案信息服務(wù)

　　企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個以贏利為目的的社會組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。正確認(rèn)識自身的價值和位置，堅持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營活動，使企業(yè)員工認(rèn)識檔案的價值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要組成部分。利用者的需求是企業(yè)檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.尊重檔案人員的發(fā)展機(jī)會

　　企業(yè)應(yīng)更多的為員工的個人發(fā)展提供機(jī)會，讓檔案工作者安心本職工。給檔案工作者有升遷、升職的機(jī)會，在配合相適應(yīng)的檔案教育培訓(xùn)計劃，讓檔案工作者認(rèn)識到只有安心本職工作、愛崗敬業(yè)，才能夠有發(fā)展的機(jī)會。同時，在給予精神和物質(zhì)上的獎勵，來激發(fā)檔案工作者對檔案工作的熱情和積極性。

　　三、提高檔案管理人員的素質(zhì)

　　信息管理和服務(wù)的知識性，要求企業(yè)檔案部門專業(yè)人員必須具備較高的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力、外語水平以及對信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時應(yīng)該努力做到如下幾點：

　　1.樹立明確的服務(wù)觀點，端正檔案利用工作的指導(dǎo)思想

　　檔案館、室工作人員都要明確認(rèn)識檔案部門是提供檔案充分發(fā)揮其作用的職能部門。檔案管理人員肩負(fù)這樣的重任，一定要堅持黨性原則，樹立正確的服務(wù)觀點，積極主動提供檔案為社會主義建設(shè)服務(wù)。

　　2.尋求最佳利用手段，千方百計地發(fā)揮檔案的作用

　　要多渠道、多層次、多形式地為社會各方面提供檔案信息。根據(jù)社會需要，盡力擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，改變服務(wù)方式，開展檔案情報交流，館際協(xié)作等等。

　　3.加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握利用規(guī)律

　　檔案是一種價值無量的信息資源，要開發(fā)利用這種資源，必須從研究利用效果出發(fā)，研究檔案的利用價值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質(zhì)，既懂得檔案管理知識，又懂得有關(guān)專業(yè)知識，了解館(室)藏檔案資料內(nèi)容，掌握各種檔案資料的應(yīng)用范圍，只有知己知彼既才能夠提高服務(wù)質(zhì)量，才能做好提供利用工作。

　　四、實現(xiàn)檔案管理的信息化

　　計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用越來越廣泛，對提高檔案管理現(xiàn)代化水平起著越來越重要的作用。計算機(jī)的功能很多，在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中主要應(yīng)用于以下五個方面：

　　1.利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目

　　按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲在計算機(jī)磁盤、光盤中，充分利用計算機(jī)一次輸入、多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的自動整理、編目等，節(jié)約手工勞動，提高效率。

　　2.利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案索引、文摘、專題資料的編制

　　根據(jù)檔案用戶的需要自行選擇有關(guān)專題、利用計算機(jī)編制、打印檔案的各種索引、專題 資料、文摘等。

　　3.利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的流通管理

　　通過計算機(jī)技術(shù)將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來，實現(xiàn)檔案流通全過程自動化管理。

　　4.利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索

　　充分發(fā)揮計算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時滿足利用者的要求。

　　5.聯(lián)機(jī)檢索檔案

　　利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不同單位、地域之間檔案的聯(lián)機(jī)檢索，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　五、科學(xué)管理做好檔案保管工作

　　1.豐富室藏

　　伴隨企業(yè)改革與發(fā)展進(jìn)程，不斷增加擴(kuò)充新型檔案，是滿足企業(yè)利用的需要。隨著企業(yè)改革深化和經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，其具有重要的保存利用價值。這些文檔不僅內(nèi)容新、內(nèi)涵豐富，而且種類不一，形式多樣，既有紙質(zhì)文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經(jīng)系統(tǒng)歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結(jié)構(gòu)日趨完善。豐富館藏，除將企業(yè)自身的各種有保存價值的新型文件材料及時納入室藏外，還應(yīng)根據(jù) 企業(yè)利用需要，收集保管與本企業(yè)有關(guān)的信息資料，從而做到內(nèi)外結(jié)合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業(yè)利用信息的各種需求。

　　2.優(yōu)化室藏

　　就是通過鑒定剔除保管期滿和無保存價值的檔案。“優(yōu)化室藏”說起來容易做起來難。由于檔案鑒定理論研究相對滯后和多年來形成的檔案保管期限“寧長勿短”觀點及怕?lián)��?zé)任的思想，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。因此每年應(yīng)在上級或同級檔案機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，借檔案綜合執(zhí)法檢查之機(jī)(包括鑒定機(jī)構(gòu)及專家)，從清理保管期滿檔案和撤銷單位檔案入手，依據(jù)有關(guān)規(guī)定程序，慎重而堅決地對一些過期和無保存價值的文檔進(jìn)行清除，既使室藏檔案得到優(yōu)化，又便于檔案保管的利用。

　　總之，在新的歷史形勢下，隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，高新技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)盡。企業(yè)要適應(yīng)歷史發(fā)展的潮流，充分認(rèn)識到企業(yè)檔案在生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營等方面的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，提升檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案信息資源與現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。