本篇文章是由《財(cái)務(wù)與金融》發(fā)表的一篇財(cái)務(wù)論文，本刊是教育部主管，中南大學(xué)主辦的全國中文核心期刊、北大中文核心期刊(2004、2008)、湖南省一級社科期刊，目前是宣傳、落實(shí)黨的十七大提出的“完善基本經(jīng)濟(jì)制度”、“深化財(cái)稅、金融等體制改革”的重要精神，探討和解決財(cái)務(wù)與金融領(lǐng)域各種問題的期刊。

　　摘要：由于會計(jì)期末業(yè)務(wù)具有穩(wěn)定性、規(guī)律性的特點(diǎn)，利用自動轉(zhuǎn)賬功能能簡化和提高期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率。文章在闡述自動轉(zhuǎn)賬功能基本內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，分析了自動轉(zhuǎn)賬功能處理的會計(jì)業(yè)務(wù)類型，指出該功能存在的缺陷，提出在應(yīng)用自動轉(zhuǎn)賬功能時(shí)應(yīng)注意的問題及完善的措施。

　　關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)軟件自動　轉(zhuǎn)賬功能　期末業(yè)務(wù)　自動轉(zhuǎn)憑證

　　由于會計(jì)期末業(yè)務(wù)的處理具有較強(qiáng)的規(guī)律性，當(dāng)錄入為憑證時(shí)，其摘要、借貸方科目、金額來源、計(jì)算方法等變化不大，為提高期來業(yè)務(wù)的制單效率，也為了防止財(cái)會人員遺漏對期末業(yè)務(wù)的及時(shí)處理，通用財(cái)務(wù)軟件都提供有自動轉(zhuǎn)賬的功能。將期末業(yè)務(wù)設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證模板，使其計(jì)算方法固化，只要執(zhí)行調(diào)用憑證模板的操作，即可生成自動轉(zhuǎn)賬憑證，這在一定程度上也能規(guī)避如計(jì)算方法不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的會計(jì)差錯(cuò)的產(chǎn)生。財(cái)務(wù)軟件中的自動轉(zhuǎn)賬功能具有簡化和加快期末業(yè)務(wù)處理速度、提高記賬憑證的正確率、保障會計(jì)業(yè)務(wù)的完整性等方面的明顯優(yōu)勢。

　　一、自動轉(zhuǎn)賬功能概述

　　(一)概念

　　自動轉(zhuǎn)賬是指在財(cái)務(wù)軟件中，通過對記賬憑證生成要素的設(shè)置，由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務(wù)的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能，為在適當(dāng)時(shí)刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計(jì)算方法等預(yù)先予以設(shè)定，即建立一項(xiàng)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模板的過程，稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置(或稱為定義)。依據(jù)自動轉(zhuǎn)賬憑證模板來生成特定業(yè)務(wù)的記賬憑證的過程稱為自動轉(zhuǎn)賬，由自動轉(zhuǎn)賬生成的憑證稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證，屬于機(jī)制記賬憑證。

　　(二)自動轉(zhuǎn)賬的種類

　　通用財(cái)務(wù)軟件提供兩類自動轉(zhuǎn)賬功能，一類是在賬務(wù)處理模塊中，以輔助核算或期末業(yè)務(wù)處理的形式提供的轉(zhuǎn)賬設(shè)置與憑證生成功能。由于這種轉(zhuǎn)賬一般是在賬務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，也被稱作內(nèi)部轉(zhuǎn)賬或內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)，如銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等。第二類是在薪資、周定資產(chǎn)等專項(xiàng)管理模塊中提供的費(fèi)用分?jǐn)偱c結(jié)轉(zhuǎn)功能。因?yàn)樯婕百~務(wù)系統(tǒng)外的專項(xiàng)核算系統(tǒng)，亦稱之為外部轉(zhuǎn)賬或外部結(jié)轉(zhuǎn)，如工資費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)、周定資產(chǎn)折舊計(jì)提、往來業(yè)務(wù)及壞賬準(zhǔn)備計(jì)提、差異結(jié)轉(zhuǎn)與成本結(jié)轉(zhuǎn)等。

　　(三)自動轉(zhuǎn)賬功能的構(gòu)成

　　自動轉(zhuǎn)賬功能包括“轉(zhuǎn)賬定義”和“轉(zhuǎn)賬生成”兩個(gè)組成部分。“轉(zhuǎn)賬定義”就是設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)賬憑證模板——設(shè)置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數(shù)公式，該工作屬于自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置的初始化工作。當(dāng)處理期末業(yè)務(wù)，制單人選擇調(diào)用設(shè)置好的憑證模板，由計(jì)算機(jī)自動生成所需的記賬憑證，這就是“轉(zhuǎn)賬生成”。

　　(四)設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)滿足的條件

　　適合設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，通常需要滿足以下幾個(gè)條件：

　　1.期末業(yè)務(wù)具備穩(wěn)定性和規(guī)律性。如稅金計(jì)提、成本結(jié)轉(zhuǎn)、費(fèi)用的分?jǐn)偧敖Y(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等期末業(yè)務(wù)都具有一定的時(shí)間性，且有規(guī)律地在不同的會計(jì)期間反復(fù)發(fā)生，為了簡化錄入憑證過程及加快和提高期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率，可預(yù)先對期末業(yè)務(wù)進(jìn)行自動轉(zhuǎn)賬憑證模板的設(shè)置，待需要時(shí)調(diào)用憑證模板即可生成所需的自動轉(zhuǎn)賬憑證。自動轉(zhuǎn)賬的意義在于多次重復(fù)應(yīng)用，只有對于不同會計(jì)期間須重復(fù)多次處理的業(yè)務(wù)，才能在反復(fù)應(yīng)用中體現(xiàn)出自動轉(zhuǎn)賬功能的簡便、快捷的優(yōu)勢。

　　2.會計(jì)科目能夠事先確定。定義自動轉(zhuǎn)賬模板的關(guān)鍵點(diǎn)在于將憑證涉及的摘要、借貸方會計(jì)科目、金額的來源和計(jì)算方法預(yù)先設(shè)置好存入系統(tǒng)，待需要生成憑證時(shí)，只要選擇已定義好的模板，系統(tǒng)自動生成憑證。可見，模板一旦被設(shè)定，就只能按照事先的定義方式來生成實(shí)際業(yè)務(wù)的記賬憑證。凡不能確定最終會計(jì)科目的業(yè)務(wù)，是無法以自動轉(zhuǎn)賬的方式來處理的。

　　3.金額可以事先預(yù)知或可以被描述。轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的發(fā)生金額同樣也具有一定的規(guī)律性，如折舊額可按折舊公式計(jì)算，制造費(fèi)用可按某一確定比例分配，成本可按當(dāng)前余額結(jié)轉(zhuǎn)。只有確定的金額來源，或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道，才能夠事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達(dá)出來。反之，發(fā)生金額不能被事先預(yù)知，或不能被準(zhǔn)確描述的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都無法交由系統(tǒng)進(jìn)行自動處理。

　　二、自動轉(zhuǎn)賬功能處理的會計(jì)業(yè)務(wù)類型

　　(一)銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)

　　商品的銷售成本是由已銷售商品的數(shù)量乘以銷售商品的成本單價(jià)計(jì)算得到的。當(dāng)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品銷售收入時(shí)，所做的賬務(wù)處理：一是收入的確認(rèn)，二是銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)。在錄入收入確認(rèn)的憑證時(shí)輸入了產(chǎn)品銷售單價(jià)和數(shù)量。且事先在填制商品入庫的記賬憑證時(shí)，能將入庫商品的數(shù)量和單價(jià)及時(shí)輸入系統(tǒng)，則庫存商品的平均單價(jià)能計(jì)算出來。那么，已銷售商品的數(shù)量和成本單價(jià)都是已知數(shù)。也就是說，系統(tǒng)記賬后，系統(tǒng)可以從“庫存商品”賬戶中獲取單價(jià)，從“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶中獲取已售產(chǎn)品的數(shù)量，商品的銷售成本是可以由系統(tǒng)自動計(jì)算出來的。基于這個(gè)原理，許多財(cái)務(wù)軟件的賬務(wù)系統(tǒng)中，都提供了銷售成本自動結(jié)轉(zhuǎn)的功能。

　　要想在“轉(zhuǎn)賬生成”時(shí)生成正確的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證，必須事先做好以下幾項(xiàng)操作：首先，該業(yè)務(wù)涉及的庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本必須在會計(jì)科目屬性中設(shè)置為數(shù)量核算，在“轉(zhuǎn)賬定義”時(shí)輸入三個(gè)科目對應(yīng)的科目編碼，并且這三個(gè)科目的下級科目結(jié)構(gòu)也必須相同;其次，在錄入收入確認(rèn)的憑證時(shí)要輸入產(chǎn)品銷售單價(jià)和數(shù)量;再次，要將收人確認(rèn)的憑證執(zhí)行記賬操作。這樣，執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。

　　(二)匯兌損益的結(jié)轉(zhuǎn)

　　匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于期末自動計(jì)算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶、外幣現(xiàn)金以及外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)、債務(wù)，不包括所有者權(quán)益類賬戶、成本類賬戶和損益類賬戶。

　　在執(zhí)行匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)之前，先要做好以下幾項(xiàng)操作：在賬務(wù)系統(tǒng)的初始化設(shè)置中設(shè)置好外幣匯率;輸入外幣業(yè)務(wù)憑證時(shí)輸入外幣發(fā)生額;期束輸入調(diào)整匯率，并將涉及外幣科目的會計(jì)憑證執(zhí)行記賬操作。進(jìn)行“轉(zhuǎn)賬定義”時(shí)給出匯兌損益入賬科目。期末執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑證了。

　　(三)期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)

　　期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于在一個(gè)會計(jì)期間終了時(shí)，將損益類科目的余。額轉(zhuǎn)到本年利潤科目中。損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)主要是對于主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、主營業(yè)務(wù)稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)支出、管理費(fèi)用、營業(yè)費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、投資收益、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出和所得稅等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。

　　進(jìn)行“轉(zhuǎn)賬定義”時(shí)，損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表中將列出所有的損益科目。損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表的每一行中的損益科目的期末余額將轉(zhuǎn)到該行的本年利潤科目中去。如果需要某損益科目參與期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，則應(yīng)在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應(yīng)的本年利潤科目。若不填本年利潤科目，則將不結(jié)轉(zhuǎn)此損益科目的余額。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”前，要將所有涉及損 益科目的會計(jì)憑證進(jìn)行記賬。

　　(四)科目余額的對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)

　　如果要對兩個(gè)科目或其下級科目的期末余額進(jìn)行一一對應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)，則可以選擇“對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”功能。如將“制造費(fèi)用”賬戶的余額轉(zhuǎn)入“生產(chǎn)成本”賬戶、“本年利潤”賬戶的余額轉(zhuǎn)入“利潤分配——未分配利潤”賬戶。

　　對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)一般針對資產(chǎn)、成本或費(fèi)用類科目，且只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。在“轉(zhuǎn)賬定義”時(shí)要指明轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”時(shí)轉(zhuǎn)出科目方向根據(jù)其科目屬性的余額方向確定，即若余額方向?yàn)?ldquo;借”則從貸方轉(zhuǎn)出，否則從借方轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入科目方向與轉(zhuǎn)出科且方向相反。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進(jìn)行兩個(gè)科目一對一結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)行科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”前要把涉及轉(zhuǎn)出科目的會計(jì)憑證進(jìn)行記賬。