摘  要：隨著科學技術的發展，信息化成為各行業的發展趨勢，計算機成為現代辦公的主要工具。信息時代下的檔案事業也將順應時展需要，朝著電子信息化的新方向發展。雖然電子檔案事業已初見成效，但檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰，一些問題亟待解決。現以電子檔案的特點為基礎，分析當前我國電子檔案事業的發展現狀及前景展望。

　　關鍵詞：科學技術；計算機；檔案事業；電子信息；挑戰

　　The Electronic Files Development on the Information Age

　　ZHANG Yan-xia

　　(Sixth Geological Team of Henan Nonferrous Metal Geological and Mineral Resources Bureau, Zhengzhou 450016, Henan, China)

　　Abstract: With the development of science and technology, information was the industry trends, the computer has become the main tool of the modern office. This article will take the characteristics of electronic records as basis, analyzes the current development status of China's electronic files cause and outlook.

　　Key words: science and technology; computer; file utilities; electronic information; challenges

　　中圖分類號：G270.7       文獻標識碼  A         文章編號：

　　1 電子檔案的定義和特點

　　1.1 定義：

　　電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。其實質是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，然后引入相應軟件、硬件等，這些字節和比特就可以隨機定位到用戶所在的網絡終端，以認可的文字、數字、圖像、圖標、符號等形式顯示給用戶的檔案信息。

　　1.2 特點：

　　a) 信息存儲量大。一張最為普通的3.5英寸磁盤，其容量為1.44 MB，照此計算，此磁盤即可存儲72×104個漢字，如以電子檔案的另一種常用的存儲載體，即CD-ROM光盤來衡量，則其存儲容量更大，相當于3×105漢字的圖書1 000冊、3.5×105張A4打印紙上的文字信息或10×104張圖形信息。所以，電子檔案的信息存儲量相當大；[1]

　　b) 多種媒體存儲和傳遞。電子檔案可以文字、聲音、圖片、影像等媒體形式集成保存, 并可借助計算機實現任意組合編輯和任意傳遞，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性、傳遞性，豐富了檔案的內容；

　　c) 信息的非直讀性。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。[2]此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容；

　　d) 電子檔案對設備的依賴性。電子檔案是以現代電子信息技術為基礎發展起來的，對電子設備具有很大的依賴性。如果離開的計算機及其操作軟件，電子檔案就失去了存在的基礎，不能對其進行有效地管理。電子檔案對設備的依賴性不僅體現在這一方面，例如，硬件因素、編碼因素、技術加密因素等都具有很強的依賴性。

　　e) 信息與載體的相互分離。與傳統的檔案信息相比，電子檔案的信息與承載信息的載體是分離的。傳統檔案信息與信息的承載物體，即紙質、聲音、圖片等實體物體是一起的；電子檔案的使用脫離的實體檔案，而是信息在計算機網絡上的及時更新和傳遞。

　　2 信息時代下電子檔案發展現狀及問題

　　新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。近年來，我國檔案事業一直朝著這個目標努力。[3]以網絡技術為主的電子檔案正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。但事實上，電子檔案事業的發展中還缺乏科學和系統的規范，一些問題亟待解決。

　　a) 電子檔案管理軟件開發混亂。由于電子檔案發展的不夠完善，軟件開發和應用缺乏明確的實施規范和標準，使軟件開發重復，缺乏創新理念，工作處于混亂無序狀態，使得整體管理困難，人員冗雜；

　　b) 復合型人才不足。信息化時代下電子檔案建設需要的是既懂檔案業務管理，又掌握電子網絡技術等復合型人才。而事實上一些必備的技能如數據存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等，人們也沒有熟練的掌握，更別談電子檔案管理的安全性和利用率了。[4]另一方面，電子檔案工作中缺少工作制度和工作規范，人才的利用率、工作效率和綜合素質低；

　　c) 電子檔案的安全保障體系不夠完善。由于電子檔案本身易復制、易傳遞、易刪除的特點，工作的疏忽就會影響檔案的安全性。加上目前我國電子檔案發展還不夠完善，各方面的體系不健全，對于電子檔案的安全性沒有足夠的保證；

　　d) 檔案信息管理和利用率低。一直以來，領導和部門的不重視影響著電子檔案的發展進程。在很多人看來檔案信息的管理只是形式而已，各方面發展的不完善也使得檔案信息的利用率降低。總體上影響了檔案的發展步伐。

　　3 如何建立科學系統的電子檔案事業

　　a) 建立科學的軟件開發與管理機制。對于電子檔案的軟件開發，應該有相應的管理機制。確保軟件的重復開發不至于浪費人力物力；同時，利用激勵機制鼓勵開發人員積極創新，開發高效的軟件來促進我國電子檔案事業的發展。電子檔案管理工作也要根據電子檔案自身的特點，充分利用計算機技術和網絡技術，建立健全電子文件及電子資料管理制度；

　　b) 提高人員綜合素質，努力培養復合型人才。人員的綜合素質直接影響檔案信息化的進程。首先，對人才的選拔上，要嚴格要求，培養具備精通檔案管理專業、熟悉檔案業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，最好有豐富的實踐經驗。其次，對人才的培養上，要及時的對人員進行專業素質和綜合素質的培養，與時俱進，培養全新的適應時代需要的復合型人才，建立一支具有較高素質、結構合理的新型檔案工作人員隊伍；

　　c) 完善電子檔案安全保障體系。加強電子檔案使用中的安全措施是非常有必要的。首先要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；其次，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效的監督和管理，保證電子檔案的真實和安全；檔案的備份是很 重要的，同時系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并進行記錄，以作為日后查證的依據。提高人員的安全意識也是完善安全保障體系的一部分；

　　d) 規范行業行為，提高檔案利用率。應充分利用電子檔案在網絡環境下可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務等優越點,來提高了檔案的利用率。建立科學合理的電子檔案整理和利用體系，即檔案管理人員通過網絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者足不出戶方可訪問并下載檔案信息,或遠距離、高速度的傳輸，真正實現了信息資源的共享。

　　電子檔案管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的部分。[5]電子檔案管理流程以科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化為目標。在新的歷史時期，電子檔案工作必須始終圍繞著目標前進，同時緊密聯系時展要求，從觀念上重視并采用有效措施，積極探索檔案現代管理模式，建立科學體統的電子檔案管理體系，促進社會主義和諧社會建設。

　　4 結語：

　　如今，信息技術的發展突飛猛進，各行各業的發展離不開信息與電子技術。近年來，我國也加快了各項工作的信息化進程，而在電子檔案的發展進程中，雖然檔案信息化是一個長期的過程，但在國家的高度重視下，在各人員的努力下，切實把檔案信息化建設落到實處。我們相信，電子檔案在不久的將來會卓有成效，會更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

　　參考文獻：

　　[1] 徐建龍.電子檔案特點淺談[J].檔案天地,2001,（2）:11

　　[2] 李瓊.關于信息時代的電子檔案管理探討[J].中小學學校管理,2010（1）:9

　　[3] 曹崢.電子檔案管理的現狀與解決之道探討[J].中國科技縱橫,2011（20）:30

　　[4] 蘇曉紅.關于電子檔案管理問題的思考[J].中小企業管理與科技,2012（3）:25

　　[5] 張雪花.淺談數字時代的電子檔案管理[J].中小企業管理與科技,2012（4）:15