本篇文章是由《行政法論叢》發表的一篇政法論文，以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹黨的教育方針和“雙百方針”，理論聯系實際，下面小編推薦一篇關于關于機房行政管理。

　　摘要:筆者將行政管理學的知識運用到機房管理的實際工作中,通過工作實踐提出在提高機房管理人員工作效率、合理使用機房、緩解機房緊張、節約大量人力和物力四個方面加強對高校機房的科學行政管理。

　　關鍵詞:高校機房;科學;行政管理;管理人員

　　行政管理是國家行政機關依法對國家和社會公共事務進行管理。無論是哪個行業,那種職業,其行政工作千頭萬緒。要管理社會各種公共事務,需要政治學、社會學、經濟學、心理學和法學等學科的專業知識。行政管理學就是綜合了這些學科的基本知識,自成體系,形成一門實踐性很強的應用學科。筆者在臨滄師專從事機房的管理工作,尤其覺得行政管理對我們開展工作影響極大,特別是科學的行政管理對提高機房管理工作實績至關重要。為此,結合自己的工作實際,從以下幾個方面簡要談談對高校機房的科學行政管理。

　　一、提高機房管理人員工作效率方面的科學行政管理

　　高校機房的管理涉及課程教學過程中的管理、課后的設備管理、維護維修等管理任務。許多高校機房管理分工越來越細,越來越明確,相應的管理人員也就越來越多,甚至造成管理崗位設置不合理,所以科學的行政管理對高校的發展起著不可估量的作用。科學的行政管理能合理安排管理人員的工作時間,使管理人員人人有事可做、責任到人,最終將高校機房管理人員的工作效率和工作任務有機地結合起來。那么,如何將提高高校機房管理人員的工作效率和工作任務有機地結合起來呢?那就需要科學的行政管理。

　　1.制作一份便于實施的工作計劃。對于平時的日常管理工作,應先制定一份工作計劃,計劃在先,心中有數才能使工作有條不紊。高校要有機房管理的工作計劃,無計劃工作是盲目的、無目的的,是不允許的。對于高校來說,制定機房管理計劃的依據是機房的教學計劃或機房的課程表。制作計劃的周期定為一個學期,但應將機房管理的計劃分解為日計劃和周計劃。因為高校教學是以周為周期安排的,而機房設備故障卻呈現出臨時性,設備維護需每天進行。每個工作日結束的前半個小時,先盤點當天計劃的完成情況,并整理第二天計劃內容的工作思路與方法。一般來講,機房管理人員會盡力完成當天的工作,因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天乃至本周的整個工作計劃,從而陷入明日復明日的被動局面。在制定日計劃的時候,必須考慮計劃的彈性,不能將計劃制定在能力所能達到的100%,而應該制定在能力能達到的80%,這是由管理者的工作性質決定的。因為,管理者每天都會遇到一些意想不到的情況,如上級臨時交辦的任務。如果每天的計劃都是100%,那么,在完成臨時任務時,就必然會擠占已制定好的工作計劃,原計劃就不得不延期了。久而久之,計劃就失去了嚴肅性,機房設備不能及時修復,將大大影響機房的使用。

　　2.將管理工作分類。分類原則主要包括輕重緩急原則、相關性原則、工作屬地相同原則。輕重緩急包括時間和任務兩方面的內容。很多時候管理者會忽略時間的要求,只看中任務的重要性,這樣的理解是片面的。相關性主要是指不要將某一件任務孤立的看待。因為管理本身是一項連續性的工作,任務可能是過去某項工作的延續,或者是未來某項工作的基礎。所以,任務開始以前,應先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業務歸并到一塊完成,這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費,這一點對現場管理人員尤為重要。如果這一點處理得好,可避免在現場、自己的辦公地、其他部門以及其他教師之間頻繁接觸,既節約了時間,又提高了工作效率。例如我校為了節約時間,提高工作效率,對機房管理人員進行了分類,把機房管理人員分為課間值班人員、設備維護維修人員、設備管理人員等多種類型;同樣,管理人員也分為基層管理員、中層管理員、高層管理員等多個級別,且各級別的分工不同、工作性質也不同,但都具有專業性等特點。

　　3.按時完成計劃內的工作。管理人員在接受工作任務的同時,都被要求在規定的時間內完成,常常將時間與質量兩個基本要求貫穿在完成任務的過程中。作為管理者,將任務完成的時間定在提交任務成果的最后一刻是很不明智的,這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為,事情不會一味按個人主觀設定前進,當應提交的任務與臨時的事項沖突時,就只能選擇其中一項,不能二者兼顧。一個能按期按質完成工作任務的管理人員,即使不是天天加班加點,終日忙忙碌碌,也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人,他不會天天追問你的工作進度如何。例如臨滄師專教務處每個學期制定使用機房的教學計劃,并將計劃分解到管理機房的現代教育技術中心和信息科學與技術系。現代教育技術中心和信息科學與技術系根據學校機房的基本情況以及教學的實際需求制定機房使用計劃和機房管理、維護維修計劃。機房管理員和機房高層管理員各盡其責:機房管理員按照上述兩種計劃,對機房進行課程教學過程中的管理、課后的設備管理、維護維修;機房高層管理員對整個機房管理工作進行追蹤、檢查,評價效果,并要求管理人員按時按質按量完成各自的管理任務,為師生提供滿意的服務。

　　4.監督過程管理。因為高校機房管理工作涉及各個教學系、教務處、后勤管理處等多個部門或是崗位。由于這項特定的工作有很多中間環節,增加了協調的難度,所以管理人員在組織某項工作時往往只偏重于自己本身所應完成的職責,將工作傳遞到相關工作部門與工作崗位之后便聽之任之了,這樣就出現了工作總是不能按時完成的狀況。在檢查工作結果的時候,所涉及的中間環節會各自抱怨給予他的時間太短了,或者是某個中間環節耽誤的時間太久了等等,而工作結果只有一個,那就是你沒有如期按質按量完成工作,你的工作業績等級被打了折扣。所以作為一名高校機房的高層管理者,要把握工作的完整性。在事先給定各個中間環節完成工作量的同時,要經常關注他們完成的質量與進度,以避免其中的某個或是某些環節影響整體工作進度;要監督中間環節處理者按你的要求及時完成分管任務,這就應實實在在地進行過程管理。高校機房應實行首問負責制,設置分管校領導、主管部門負責人、機房管理負責人和機房管理員,形成層層管理模式,讓一級管一級,一級監督一級,自上而下,抓好細節督促,哪一個環節出現的問題,就追究哪一個環節管理者的責任,通過這些有效的科學管理,大大提高了管理人員的工作效率。因為對于過程管理的方法研究是永恒的,所以每個人只有有效地利用自己的時間才能有效地提高自己的績效。

　　二、節約大量的人力和物力方面的科學行政管理

　　科學的行政管理要在提高管理人員的工作效率的同時節約大量的物力和人力。如果高校機房的行政管理缺乏科學性,不利于充分利用和合理調配高校的人力、物力、財力、技術等資源,不利于調動管理人員的積極性、主動性和創造性,不利于開源節流,那將會造成高校人力和物力的浪費。所以提倡科學的行政管理,可以節約大量的物力和財力。高校要充分挖掘和最大限度地利用本校現有的人力、物力等各種資源,提高管理人員工作積極性,開源節流。科學的行政管理往往根據高校實際發展需要經常進行更新、變招,因而帶有很強的靈活性,比較能符合時代的發展和高校的實際。例如臨滄師專一方面根據本校的規模、學生的數量、機房的數量確定機房管理人員的職數,制定人才引進的方案,出臺引進高素質人才的政策,采取可行的措施引進計算機水平高、能力強、維護技術實力強、有可塑性和發展潛力的計算機專業技術人員作機房管理人員;另一方面通過業務進修和培訓、外出參觀學習、與同行交流等形式不斷培養機房管理人員。這樣,合理配備和培養了機房管理人員,實現機房管理人員少而精。除此之外,不斷完善和改進一些相關的規章制度和管理模式,使之變得精練、實用、簡結、便利、省時、省錢,講究勤儉節約,反對大手大腳隨意浪費,如設法修復硬盤、主板、鍵盤等配件,反對一旦出現故障便即刻扔掉,不作任何故障處理而立即更換新配件的浪費做法,為學校節約了大量購買配件的資金。采用這種規范性的行政管理,可以節約大量的物力和財力。

　　三、合理使用機房方面的科學行政管理

　　行政管理的功能之一是行政部門協調單位內部各部門間的關系,這種對各部門間關系的協調,是以對計劃的分工執行和控制為基礎的。在執行計劃控制的過程中,行政管理部門應該對各部門的計劃執行情況和進度進行協調,以調整單位的整體計劃的實施。同時,還應該對各部門在執行工作計劃的過程中、日常事務上所發生的矛盾沖突進行調解,使單位各部門之間能夠團結和協調一致,維持單位的穩定和正常運行。在高校機房數量不足、機房使用率過高的情況下,更需要科學的行政管理來協調好學校內的各種關系,這種協調就是理順學校內部的各種關系,如部門間的關系、機房管理者之間的關系、教師之間的關系、上下級間的關系等,也就是正確處理機房管理部門內外各種關系,解決沖突,促進協作,將所有力量都集中到實現組織目標的軌道上來。使各個環節緊密銜接,各項活動和諧地進行,讓各自為政、相互扯皮、不顧組織整體利益的現象大大減少,從而極大地提高組織的效率,為機房正常運轉創造良好的條件和環境,促進機房管理目標的實現。例如臨滄師專在機房數量嚴重不足、機房極為緊張的情況下,對機房的使用進行科學的行政管理:一方面做好學校各部門、各教學系的協調工作,緩解多個部門同時使用機房的矛盾沖突;另一方面是做好機房管理人員、計算機教師的協調工作,使他們之間相互協調、配合。通過協調,很好地處理和利用沖突,發揮沖突的積極作用,并使部門之間、人與人之間能夠相互協作、很好地配合,理順了學校內部的各種關系,使機房有合理的分工,然后再根據教學、培訓、考試的實際需要以及使用的課程和時間,合理安排機房的使用日程,完成了教學、培訓和考試任務,讓管理出成績、見成效。

　　四、緩解機房緊張方面的科學行政管理

　　可以說,多數邊疆高校由于資金匱乏,機房建設投入的經費較少,建設的機房數量不足,機房非常緊張,難以滿足教學的實際需求。在這種情況下,高校要樹立成本控制的理念,采取一系列增強管理成本意識、提高成本效率的管理措施,使學校在無法投入大量資金建設機房的情況下保證機房滿足教學需求。這既能減少成本開支,又能使機房教學順利開展。例如臨滄師專機房管理人員想方設法,根據本校機房的電腦配置和設置,采取兩種適用的技術措施:一種是使用雙操作系統。即在一個硬盤上安裝兩個能完全隔離的操作系統,其中一個是教學系統,用于學校計劃內的教學,另一個是考試系統,用于校內外各類培訓和考試;另一種措施是使用雙硬盤并對硬盤進行合理的規劃。比如一臺電腦同時安裝80G和40G的硬盤各一塊,80G的盤硬作教學盤用于平時教學,考試時把硬盤轉換到40G的考試盤上進行,考試結束時再轉回教學盤。通過使用雙操作系統、轉換雙硬盤等方式,將用于學校計劃內的教學與用于校內外各類培訓、考試的機房分開,這樣一來既不耽誤考試也不耽誤教學,還大大減輕了機房管理人員重新做系統的麻煩,緩解了機房緊張的現象,保證了機房教學如期完成。

　　總之,行政管理必須實現最大限度的科學化。而要想實現科學的行政管理,最重要的一點是要與時俱進,開拓創新。每所高校的資金情況不一樣,建設的機房數量和設備配置不相同,需要使用機房的課程數量也不一樣,要讓機房在高校教育教學中充分發揮作用,就要根據學校的基本情況制定相應的科學管理模式,研究科學的管理方法,只有這樣才會有不竭的動力。

　　參考文獻

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