摘 要：工程項目大多具有投資規(guī)模大、建設周期長、影響因素多等特點，運用目標管理技術和過程控制原理，對工程項目的目標實行動態(tài)管理，可有效提高工程項目建設管理水平。而工程項目檔案是工程建設的真實記錄，貫穿于工程建設的全過程。是各建設、設計、施工、監(jiān)理、質監(jiān)等單位工作的真實體現(xiàn)，是工程建設的重要技術成果。是評定工程質量、衡量施工單位的管理水平、和工程交付使用的必要條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改造的重要依據(jù)。本文主要就工程項目檔案管理現(xiàn)狀，如何建立工程項目檔案的動態(tài)管理機制，及實現(xiàn)動態(tài)管理措施等進行探討。希望廣大的檔案管理工作者，在工程項目檔案的動態(tài)管理研究方面引起重視，也為以后的工程項目檔案管理工作提供一些有價值的參考。

　　關鍵詞：工程項目  檔案  動態(tài)管理  管理機制  措施

　　1 探索建立工程檔案的動態(tài)管理機制

　　工程建設主要分為工程建設準備階段、建設施工階段、建設竣工驗收的階段。為了確保工程檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性，工程檔案的資料收集，必須介入工程建設的各個環(huán)節(jié)，全程參與，形成一條縱向管理鏈。將工程項目檔案管理與工程項目的動態(tài)管理同步推進，建立起工程檔案的動態(tài)管理機制。

　　為保障資料收集工作的順利進行，在管理過程中還必須利用國家賦予的法律、行政權力，建立有效的制約機制，依法治檔，以實現(xiàn)工程項目檔案的有效動態(tài)管理。

　�。�1）工程建設竣工階段要抓好項目檔案的驗收工作，以確保檔案的完整和安全。

　　工程項目竣工驗收的一個重要條件是竣工檔案必須同時通過驗收。檔案管理部門對竣工工程檔案的有效監(jiān)督，確保設計方、建設方、施工方、質監(jiān)、監(jiān)理等部門工程撤離前，有充裕的時間完善和充實竣工工程檔案資料。如城建檔案館為了對建設方在最后的備案工作進行有效的約束，規(guī)定對已通過預驗收項目建立備案工程統(tǒng)計臺帳，對已竣工，三個月內沒有向城建檔案館移交工程檔案的項目下達“工程檔案催交通知書”并建立臺帳，落實工程檔案移交情況。為把住工程項目檔案的最后一道收集關，對工程項目檔案的收集進行嚴格控制，建設單位必須將工程項目檔案交至檔案館進行檔案備案認可，憑備案表到產(chǎn)權部門才能辦理產(chǎn)權證。這樣，杜絕了檔案文件的人為地割裂與缺失，保證了檔案的完整和安全。

　�。�2）工程建設前期階段要做好檔案法規(guī)的宣傳和檔案管理制度的建設。

　　為了改變項目檔案收集難的狀況，自工程立項開始，就要大力宣傳并嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程質量管理條例》等國家、地方法律、法規(guī)，讓其深入人心，逐步變成大家的自覺行動。同時，大力組織檔案業(yè)務培訓，制定項目檔案工作的初步計劃，建立健全項目檔案管理的各項規(guī)章制度、標準和規(guī)范。結合實際制定項目文件的管理細則，逐步建立一套能夠基本保證項目檔案收集的管理制度和方法，并在具體實踐中不斷完善。

　　檔案管理部門要與建設單位簽定報送工程檔案責任書，通過專門印制的檔案宣傳手冊和有關的法規(guī)資料，向建設方、施工方宣傳我國城建檔案的相關法律、法規(guī)。建立工程項目臺帳，舉辦在建工程項目檔案員學習班，學習工程項目檔案驗收備案的相關政策和工程檔案質量標準，提出檔案的建檔、歸檔的規(guī)范、流程和管理程序的具體要求，對工程檔案資料實行集中統(tǒng)一管理。建設方、 施工方必須安排配備經(jīng)過培訓的專職資料員負責檔案資料的收集、歸檔和整理工作。同時建立建設工程檔案員聯(lián)系網(wǎng)絡，保持與工程檔案的直接管理者的聯(lián)系，確保檔案業(yè)務指導工作的順利進行。

　　（3）工程建設施工階段要做好現(xiàn)場業(yè)務指導和執(zhí)法檢查，保證檔案的真實和規(guī)范。

　　檔案業(yè)務指導部門在工程項目施工過程中，要做到全員參與、跟蹤服務，要定期深入工地。可通過電話、現(xiàn)場辦公了解工程建設情況。建立覆蓋全項目的檔案管理網(wǎng)絡，對各工程項目檔案管理工作進行跟蹤指導、協(xié)調、督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。建立有效的信息交流、反饋系統(tǒng)和技術資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)項目資料信息內部共享。定期地為在建工程開展上門服務，進行檔案業(yè)務指導工作。保證整個工程項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔進度與工程建設同步，避免因工程變更造成檔案的疏漏和混亂。

　　同時，要加強協(xié)同管理，嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)。經(jīng)常會同工程質量監(jiān)督部門、建設局等部門組成聯(lián)合執(zhí)法小組，切實履行監(jiān)管職責，檢查和審核項目建設中檔案資料的真實性、準確性、系統(tǒng)性。嚴格按照檔案工作的各項標準、規(guī)范，做好收集、整理和歸檔工作，以維護工程檔案的真實性和系統(tǒng)性。

　　2工程項目檔案管理難點分析

　　工程項目檔案的動態(tài)管理是一項復雜的、巨大的系統(tǒng)工程，而檔案資料的系統(tǒng)性、成套性又是做好工程項目檔案的基礎。因此，工程項目檔案管理的難點主要體現(xiàn)在檔案資料的收集方面。目前，由于工程項目的規(guī)模大及其復雜性，加之施工單位的多元化，檔案管理多呈現(xiàn)事后管理，少全過程管理，導致很多項目的檔案文件收集不全，或內容失真，或保管不善。加之檔案管理工作前期投入不足，信息技術應用、網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的建設還不普及，檔案的整理嚴重滯后，檔案管理工作信息化建設緩慢，不僅造成工程文件不準確、不齊全、不規(guī)范，而且阻礙了檔案信息的開發(fā)利用。

　　工程項目檔案管理中未堅持依法治檔是項目檔案管理困難的又一重要因素。工程項目檔案不但關系到建設工程的安全，而且是調查工程質量事故的依據(jù)。也是辦理國土證、產(chǎn)權證、房屋維修的必備資料，關系到廣大人民群眾的切身利益。如上世紀80年代的城建檔案保證金制度，90年代中后期的城建檔案責任保證書的管理模式，其城建檔案的收集效果并不理想，都未能達到建設部的要求。特別是90年代后期，城建檔案保證金取消后，大量的的工程檔案未能收集進館，不僅不利于城市建設的科學規(guī)劃和城建工程的管理，而且嚴重損壞了國家和人民群眾的根本利益。

　　3 強化工程項目檔案動態(tài)管理的措施

　　強化工程項目檔案的動態(tài)管理最基本的方法，就是健全各項規(guī)章制度，使檔案管理制度化、規(guī)范化和標準化。國家和各部委頒發(fā)的有關法律、規(guī)定和辦法，是制定相應規(guī)章和實施細則的依據(jù)和指南。同時還要根據(jù)項目的具體情況，制定符合現(xiàn)場實際的細則和規(guī)定。

　　通過建立聯(lián)系網(wǎng)絡，掌握工程項目檔案工作的現(xiàn)狀。強化工程項目檔案動態(tài)管理的主要措施，主要體現(xiàn)在兩個方面：

　�。�1）強化管理系統(tǒng)建設，運用現(xiàn)代信息技術實施管理過程全程控制

　　管理系統(tǒng)建設是檔案現(xiàn)代化管理的基礎。檔案資料的計算機管理、數(shù)字化和網(wǎng)絡檢索已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此，檔案管理部門應對設計單位、施工單位、監(jiān)理部門及其它合作單位的跟蹤指導、檔案接收到檔案提供利用的全過程，納入計算機系統(tǒng)管理系統(tǒng)。運用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)工程檔案資料的收集、立卷、歸檔、檔案接收、檔案整編、檔案利用、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計等全過程標準化管理和控制，從而強化工程項目檔案的動態(tài)管理，推動工程項目檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　　（2）實行前端控制，同步實施

　　工程項目檔案的收集、管理與提供利用相分離的體制難以保證檔案完整、準確，也是導致檔案部門整編工作中大量重復勞動的主要原因。因此，檔案管理部門必須從建設項目實施開始，就將檔案管理納入項目管理流程，進行前端控制，同步實施。首先做好建章立制的工作，可通過政府、人大、規(guī)劃、建設、質量監(jiān)督等政府職能部門的全方位配合，明確建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、工程項目管理單位、檔案管理部門在檔案形成過程中各自應承擔的職責，明確檔案工作管理體制，建立檔案工作組織機構，并以合同形式明確各方的檔案管理權利和義務，用經(jīng)濟手段保證檔案管理目標的實現(xiàn)。同時，還要做到檔案管理與項目管理同時建設，同步發(fā)展。例如，檔案管理的基礎建設要列入項目辦公自動化建設規(guī)劃，為檔案部門配備相對先進的設備，包括計算機、掃描機、數(shù)碼攝像機等等，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造良好的物資基礎。將檔案管理的要求納入項目規(guī)劃審批業(yè)務系統(tǒng)，做到檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作用與工程建設同步。確保項目檔案的原始性和準確性，使檔案信息資源更充分地發(fā)揮作用。還需說明，這些前端控制措施的實行，不僅僅是技術層面的問題，更重要的是觀念的問題，檔案部門應努力溝通，做好宣傳推動工作，

　　綜上所述，通過對工程項目檔案的動態(tài)管理，實行工程項目檔案管理與工程項目建設管理流程同步進行，實現(xiàn)了工程項目檔案與建設項目管理的淮確、緊密的聯(lián)系。這不僅簡化了工程項目檔案資料的收集工作，提高了工作效率和檔案的質量，而且有效地實現(xiàn)了對工程項目建設的控制和服務。保證了項目檔案內容與其記錄的項目業(yè)務的一致性，其管理方式不但能適應檔案內容不斷變化的要求，而且能夠反映項目規(guī)劃審批管理的最新狀況，提供及時、有效的檔案服務。

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