摘要：通過調研國內高校實驗耗材采購系統(tǒng)的發(fā)展特征和運行模式，建設了浙江大學實驗耗材采購系統(tǒng)。經(jīng)運行管理實踐表明，以實驗室安全管理系統(tǒng)和化學品全程管理平臺為基礎、對接財務系統(tǒng)，建設“管理服務”的實驗耗材采購系統(tǒng)，實現(xiàn)了集請購、審批、集中結算、內控及安全管理為一體的綜合性功能，是一種高校管理和服務手段的重要延伸，提高了工作效率。

　　關鍵詞：實驗耗材;采購平臺;集中結算;信息化建設

　　隨著高校科研體量的逐年增長，教學規(guī)模與研究領域不斷擴大，教學科研所需普通化學品、生物試劑、實驗材料等耗材的種類、數(shù)量越來越多。當前科研耗材購買渠道眾多，通過銷售公司、網(wǎng)上訂購、電話訂購送貨上門等方式均可以購買[1]，具有采購零散、采購品種多而頻繁、數(shù)量大、專業(yè)性強、結算不便捷、過程不易追溯、監(jiān)管困難等特點[2-3]，并且產(chǎn)品質量很難得到保證，可能引發(fā)安全事故。

　　采購論文范例：供熱企業(yè)物資采購信息化管理的研究

　　實驗耗材一方面成為高校流動資產(chǎn)中較難管理、缺乏管理的部分;另一方面師生容易被煩瑣的財務報銷和縱向科研經(jīng)費審計所困擾，需要花費大量的時間和人力在實驗室耗材采購與財務報銷工作上。在此情況下，為進一步規(guī)范實驗耗材采購流程，完善實驗耗材采購內控制度，運用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡手段[4-6]，我校建立集請購、審批、集中結算、內控及安全管理為一體的耗材采購平臺。

　　1高校實驗耗材采購管理系統(tǒng)的發(fā)展

　　1.1基本概況

　　實驗耗材采購信息化工作隨著計算機技術的發(fā)展逐步得以實現(xiàn)。軍事醫(yī)學科學院科技部于2008年完成實驗室化學試劑管理信息系統(tǒng)的建設[7]，是國內較早實施實驗材料采購的系統(tǒng)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)”時代的到來，國內高校紛紛響應政府號召，以“互聯(lián)網(wǎng)政務服務”的方式，優(yōu)化辦公流程，創(chuàng)新服務方式，推進實驗耗材采購管理系統(tǒng)建設。清華大學生命科學學院于2013年建立以生物試劑等為主的耗材采購系統(tǒng)，清華大學于2017年月完成校級層面的試劑材料采購平臺建設(主要目的在于危化品管理)，并進入試運行[7]。天津大學于2016年月完成材料采購平臺的建設，并進入運行。北京大學實驗耗材采購系統(tǒng)于2019年月正式運行。

　　1.2從功能單一到多功能的采購管理系統(tǒng)

　　高校早期自主建設的實驗耗材采購系統(tǒng)功能單一，以安全管理為目的，系統(tǒng)的采購內容僅包含化學品，強調危化品的采購、審批、處置等管理，系統(tǒng)獨立運行(不與財務系統(tǒng)對接)。現(xiàn)如今，高校使用的采購系統(tǒng)所包含的采購內容日漸豐富，除了化學品，還有生物試劑、常規(guī)易耗品、防護用品、低值設備、工程材料、電子元器件、辦公用品等。在系統(tǒng)功能方面，許多高校設置了臺賬功能、耗材調劑、出入庫登記、配送地址管理等。此外，系統(tǒng)的統(tǒng)計功能日趨完善，平臺的供貨記錄、結算審核、采購過程等環(huán)節(jié)均有記錄，信息全程透明、可控可溯，方便監(jiān)管與審計。

　　1.3多系統(tǒng)協(xié)作的電子管理系統(tǒng)

　　隨著高校信息化水平的不斷提高，以及根據(jù)具體業(yè)務需求，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)作性和互通性大大增強[8]。目前高校的實驗耗材采購系統(tǒng)與學校信息中心、實驗室安全信息管理系統(tǒng)、庫房系統(tǒng)和財務系統(tǒng)等多個系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，加強系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的信息共享，大大提高了工作效率，簡化辦事流程。蘇州大學、天津大學、清華大學的實驗耗材采購系統(tǒng)分別于2016年、2018年、2019年實現(xiàn)與財務系統(tǒng)對接，師生無須再到學校財務處報銷，為科研人員采購實驗耗材提供便利。

　　此外，個別高校還實現(xiàn)了與國內主流電商平臺的對接。1.4高校實驗耗材采購系統(tǒng)的運行模式目前，國內高校實驗耗材采購系統(tǒng)主要有兩種運 行模式。第一種是學校根據(jù)自身的管理需求，請軟件公司為學校量身定制的實驗耗材采購系統(tǒng)，系統(tǒng)的管理和維護都由學校行政部門承擔。例如天津大學、浙江大學、蘇州大學、清華大學、北京大學等。第二種是使用由第三方建立和維護的實驗耗材采購系統(tǒng)，系統(tǒng)的管理和維護由第三方公司承擔。

　　2浙江大學實驗耗材采購系統(tǒng)建設實踐

　　2.1系統(tǒng)建設的背景

　　危險化學品在采購、運輸、存儲及處置等方面存在較大的安全隱患。為了降低發(fā)生安全事故的風險，解決實驗室化學試劑管控難題，我校從2015年開始開發(fā)建設“化學品全程管理平臺”，主要針對危險化學品、實驗氣體的采購、審批、保管、使用和處置的全流程管理。當時一項重要工作同時在進行，即建設“實驗室安全管理信息系統(tǒng)”，將全校34個學院(系)等單位的4200多間實驗室房間納入了管理信息系統(tǒng)，明確了每個房間的安全責任人。

　　“化學品全程管理平臺”中危化品采購管理和實驗室安全管理信息系統(tǒng)中的實驗室人員和房間信息，為我校實驗耗材采購系統(tǒng)的建設提供了基礎。另一方面，我校科研經(jīng)費量比較大，據(jù)不完全統(tǒng)計，我校每年實驗耗材采購量達億元，采購內容分散，報銷事務瑣碎而復雜。為了便于師生采購實驗耗材，簡化辦事流程，提高服務質量，我校于2017年開始探索化學品全流程管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接，并擴大商品采購范圍。2018年月，“浙江大學材料與化學品采購平臺”管理系統(tǒng)上線試運行。

　　2.2系統(tǒng)的框架結構和審批流程

　　2.2.1系統(tǒng)的框架結構

　　系統(tǒng)的框架結構建設是信息化實驗耗材采購系統(tǒng)的基礎。通過對國內高校實驗耗材采購平臺的建設和使用現(xiàn)狀調研，結合浙江大學實驗耗材采購的實際情況，構建如下的系統(tǒng)框架。(1)根據(jù)商品的屬性不同，系統(tǒng)分成兩個模塊，即材料模塊(含辦公用品)和化學品模塊(含生物試劑)。(2)根據(jù)使用的用戶群不同，系統(tǒng)分兩個不同的登錄端口，即師生登錄端和供應商登錄端。(3)根據(jù)功能不同，系統(tǒng)分成兩個不同界面，商城界面用于挑選商品，后臺界面用于訂單維護和信息管理。為了保證系統(tǒng)能夠平穩(wěn)、安全、高校運行，系統(tǒng)開發(fā)采用了B/S軟件體系結構。

　　2.2.2采購審批流程

　　新系統(tǒng)在危險化學品采購審批的基礎上增加了大額訂單采購線上審批，簡化大額訂單采購流程。危險化學品采購審批根據(jù)化學品的危險等級，設置不同審批流程，審批的人員包含實驗室安全負責人、學院秘書、學校實驗室與設備管理處、學校安全保衛(wèi)處。根據(jù)訂單金額和學校財務政策，設置大額訂單審批流程，由學院科研經(jīng)費管理人員進行線上審批，減少了線下審批蓋章和簽訂購銷合同的環(huán)節(jié)。

　　2.3商品的科學分類

　　實驗耗材采購系統(tǒng)因其服務對象的特殊性，對應的商品具有專業(yè)性強、品種多等特點，與生活中常用的網(wǎng)上購物平臺存在很大的差異。為了對實驗耗材進行精準的分類，我校在對不同平臺商品分類的充分調研基礎上，結合浙江大學對實驗耗材的采購需求，對實驗室常用耗材進行梳理。首先將系統(tǒng)的框架結構分為材料模塊、化學品模塊，然后對商品的類別進行了再次的科學細分。材料模塊包含實驗用品、工程材料、元器件、低值設備、儀器配件、防護用品、辦公用品、其他材料;化學品模塊包含管制品、一般危險化學品、普通化學品、精神麻醉品、實驗氣體、生物試劑和其他化學品。經(jīng)過實踐的檢驗發(fā)現(xiàn)，商品的科學分類不僅有利于師生檢索商品，而且方便安全管理和經(jīng)費使用控制。

　　3平臺系統(tǒng)的運行管理

　　3.1宣傳與推廣危險化學品由于其存在安全隱患，可能引發(fā)安全事故，因此我校范圍內采購危險化學品都必須通過實驗耗材采購系統(tǒng)購買。其他實驗耗材，如普通化學品、生物試劑、防護用品等，可根據(jù)師生科研需求自行采購。在此情況下，為了增加平臺的知名度，讓更多的師生了解學校耗材采購系統(tǒng)并使用系統(tǒng)采購商品，我們需將系統(tǒng)做全方位的推廣。通過以下個方面的宣傳與推廣，逐步取得師生的信任，并提升發(fā)揮平臺的作用。①設置調查問卷，作系統(tǒng)的調研與推廣;②走進學院，開展平臺培訓交流會;③聯(lián)合國內知名實驗耗材生產(chǎn)商，在校園內作平臺推廣;④走進實驗室，一對一作現(xiàn)場指導與推廣。

　　3.2供應商和商品管理

　　耗材采購系統(tǒng)因其供應商的流動性和商品的可增減性，呈現(xiàn)出動態(tài)變化的現(xiàn)象。為了讓這種動態(tài)的變化健康有序地進行，營造文明和諧的電子交易環(huán)境，新系統(tǒng)管理方需建立完善而有效的供應商和商品管理機制，從而形成合格的供應商群體、豐富平臺商品庫。

　　供應商管理。市場上實驗耗材的供應商良莠不齊，供應商質量將嚴重影響平臺的運行和使用。針對不同的商品類別，我校分別采取定點采購、教師推薦入駐、平臺管理方邀請入駐三種方式進行供應商遴選。實驗氣體通過統(tǒng)一招標的方式選定三家定點采購供應商[10]，危險化學品由學校科教服務中心統(tǒng)一采購與配送，其他實驗耗材由學校在職教師推薦入駐或平臺管理方邀請入駐。為規(guī)范供應商的商城交易行為，制定了《浙江大學材料與化學品采購平臺供應商管理規(guī)定》，并與其簽署了《浙江大學材料與化學品采購平臺供應商入駐協(xié)議》。供應商管理規(guī)定中包含了供應商入駐管理、商品管理、平臺行為規(guī)定、獎懲規(guī)則等具體內容。

　　商品管理。商品信息是否全面、商品種類是否豐富、商品質量是否得到保證、商品價格是否合理，是一個系統(tǒng)能否吸引到學校師生青睞的一項重要因素。從2018年月至2020年月，我校實驗耗材采購系統(tǒng)已有300萬余條商品數(shù)據(jù)。對于商品的管理，我校還在不斷的探索中，目前的管理方式是以供應商“自維護”和平臺管理方“抽查”為主。每個供應商在商城中都有自己的店鋪，在供應商端開發(fā)店鋪預覽的功能。供應商可查看自身店鋪內的商品上傳是否規(guī)范，上傳的商品圖片是否清晰等。平臺管理方不定期對平臺的商品進 行抽查，從而避免違規(guī)上傳商品的情況。

　　3.3結算管理

　　實驗耗材采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接后，師生通過系統(tǒng)在線上下單時，經(jīng)費被預凍結，平臺采用集中結算的方式報銷。供應商不再單獨給采購人開具單張發(fā)票進行一對一結算，而是定期(一般個月次)匯總采購銷售訂單，以一對多方式與平臺管理方進行集中結算。實行集中結算的優(yōu)勢體現(xiàn)在：①師生無須進行財務報銷，節(jié)約時間成本;②財務報銷的票據(jù)數(shù)量大大減少，同時辦理匯款業(yè)務手續(xù)大大減少，財務工作量明顯下降;③供應商開票數(shù)量減少，同時縮短回款時間。如2020年11月我校單月結算金額為1631.95萬元，涉及訂單數(shù)22112單，采用集中結算的總發(fā)票數(shù)僅有852張，辦理匯款轉賬業(yè)務852次，平均張發(fā)票涉及26個訂單(最高達150單)和1.9萬元經(jīng)費，提升了工作效率。

　　4結語

　　我校在調研、總結和分析師生需求的基礎下，利用網(wǎng)絡信息化手段，建立互聯(lián)互通、多系統(tǒng)協(xié)作的實驗耗材采購系統(tǒng)，集采購審批、集中結算、內控及安全管理為一體，打造科研教學人員專屬的信息化采購系統(tǒng)，為學校科研教學工作服務。一體化的信息化采購系統(tǒng)不僅有利于供應商提高供應能力、質量以及更好的服務，而且有效地提高了科研人員的采購效率，降低采購成本。該系統(tǒng)試運行至今，線上交易額逐步上升，使用人數(shù)不斷增加，為師生服務初見成效。

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　　作者：陶玉妃，馮建躍，孫益，張銀珠，李肖漫，朱明豐，吳以才，梁汲媛