摘  要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環節，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。它為識別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據。人事檔案管好用好對人力資源的開發和自用起著極其重要的作用。
關鍵詞：人事檔案管理
Abstract: The personnel file is a very important link in the process of human resource management, personnel files can be confirmed through personal experience, educational background, technical title, social relations, and etc.. The personnel file management and good use of human resources development and their own plays an extremely important role.
Key words: personnel file management
中圖分類號：G271
　　引言：人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發、利用不可缺少的重要參考依據。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障。 那么，如何加強人事檔案管理呢?下面結合自己多年來的工作經驗，談談自己的認識與大家共勉。
　 一、現階段人事檔案工作存在的問題與不足
　　1、對人事檔案管理工作不夠重視。我們有相當一部分單位領導對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對單位的檔案工作不管不問，自己不想管也不愿管，壓根不重視。往往忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作得不到重視，場所、經費、人員得不到保障，檔案工作自然就做不好。
2、檔案內容存在較多問題。一是檔案收集力度不夠，由于收集歸檔工作制度不健全，導致收集歸檔工作被動、不及時；而且收集歸檔的材料也不全面，有些材料內容和形式上雷同，如鑒定、考核和評價材料大多是套話，不能準確反映每個人的真實情況。二是檔案內容單調陳舊。目前的檔案材料大多為自傳、政治歷史材料等簡單反映個人生平等的基本情況，內容空洞。涉及個人業績、成就、能力、誠信等方面的材料相對較少，反映不出個人的專長、特點，對人才選拔、培養、評定、預測等方面作用不大，無法滿足現在人事工作的需要。三是檔案材料有失真情況，人事檔案材料不真實現象主要表現為檔案材料內容填寫前后不一，如工齡、年齡、黨齡、學歷等方面，有個別干部出現了“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”等現象。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。最后是人檔分離情況嚴重。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。
　　3、檔案材料不完整不規范。人事檔案中重要材料殘缺不全現象普遍存在。干部履歷表、入學志愿書、工資套改表、學歷、培訓、獎懲、晉升、職稱等反映干部基本情況、使用率較高的材料沒能及時收集歸檔，特別是近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德才表現、具有長期查考價值的材料，如測評分數、定編定崗批文、聘用合同等沒能及時補充到干部人事檔案中來。不注意日常的積累和收集整理，老材料多，新材料補充不及時，不能及時反映個人的最新面貌。比如，2005年底，第四次全國干部檔案工作會議召開后，中組部牽頭對全國干部檔案工作進行了規范，很多干部檔案缺失的內容得到補充。但要形成長效機制，走出幾年一突擊的怪圈，保證今后檔案內容的完整，需要付出更多的努力。另外，檔案用紙規范不一，國家規定檔案材料要統一使用16K辦公用紙，但不少單位和個人檔案材料使用的是A4紙，如個人年度考核材料、職稱評審表格等，造成了有的表格印刷超過裝訂線，給立卷歸檔帶來了麻煩，增加了不少額外的工作量。
　  二、提高思想認識，加大投入，進一步夯實檔案工作基礎
　　部門領導要從思想和行動上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；要按標準按要求建設好規范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
　　三、建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學化、現代化進程
　　現代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規范化。對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規范有序。
隨著時代的發展,檔案材料越積越多,傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時間,而且出錯率較高，建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。這就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容，同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。
四、結束語
　　總之，人事檔案管理工作在目前社會中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
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