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電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長(zhǎng)期存取的管理需求分析

時(shí)間: 分類:經(jīng)濟(jì)論文 次數(shù):

摘要:電子發(fā)現(xiàn)來(lái)源于美國(guó)民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則的新要求,雖然它與電子文件長(zhǎng)期存取的管理主體一樣都是電子文件,在實(shí)際管理需求上有著很多共同點(diǎn),但在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用上卻有許多差異,如在用途、元數(shù)據(jù)(信息包)和信息工作流程(信息流)、收集(歸檔)范圍等方面有所不同

  摘要:電子發(fā)現(xiàn)來(lái)源于美國(guó)民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則的新要求,雖然它與電子文件長(zhǎng)期存取的管理主體一樣都是電子文件,在實(shí)際管理需求上有著很多共同點(diǎn),但在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用上卻有許多差異,如在用途、元數(shù)據(jù)(信息包)和信息工作流程(信息流)、收集(歸檔)范圍等方面有所不同‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 美國(guó)的電子發(fā)現(xiàn)管理經(jīng)驗(yàn)將對(duì)我國(guó)的電子證據(jù)發(fā)展有所啟示‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  關(guān)鍵詞:電子發(fā)現(xiàn) 電子文件長(zhǎng)期存取 電子證據(jù) 管理需求

檔案管理

  電子發(fā)現(xiàn)(E-discovery)是指為了在民事或刑事訴訟案件中提供有效證據(jù),所有對(duì)電子信息進(jìn)行跟蹤、定位、保護(hù)與檢索的操作‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 它來(lái)源于2006年12月美國(guó)政府新修訂的民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則(FRCP)的新要求。 新FRCP規(guī)定,企業(yè)律師不僅要在訴訟過(guò)程中,而且還要在預(yù)審階段提交電子文檔。 如果他們做不到這一點(diǎn),法官可以判處該公司支付一大筆罰款。 另外,按照法律規(guī)定,企業(yè)必須保存相關(guān)數(shù)據(jù),不得刪除關(guān)鍵的電子郵件和文件。

  對(duì)于電子文件長(zhǎng)期存取的概念,美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館的數(shù)字資源保存研究認(rèn)為:電子文件長(zhǎng)期存取是持續(xù)收集、選擇和組織最有價(jià)值的文化資源和重要資源,并對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期保存,確保其真實(shí)性,在相應(yīng)權(quán)利保護(hù)下為公眾存取。

  對(duì)比電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長(zhǎng)期存取的概念,我們可以了解到電子證據(jù)其實(shí)也是電子文件的另一種表現(xiàn)形式,兩者的主體實(shí)質(zhì)上都是電子文件信息。 電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長(zhǎng)期存取的內(nèi)在需求,都是保證電子文件信息的可讀性、真實(shí)性、完整性和安全性,從主體對(duì)象來(lái)講,這一點(diǎn)是沒有差別的。 然而,在現(xiàn)實(shí)中我們發(fā)現(xiàn),電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長(zhǎng)期存取的需求卻不是一致的,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn); 同時(shí)在理論研究上,電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長(zhǎng)期存取的研究也是各自為政。 因此,筆者希望通過(guò)對(duì)電子發(fā)現(xiàn)和電子文件長(zhǎng)期存取需求的對(duì)比分析來(lái)說(shuō)明其中的矛盾,并希望能引起大家的關(guān)注。 下文將從用途、元數(shù)據(jù)(信息包)和信息工作流程(信息流)、收集(歸檔)范圍以及人員這四個(gè)方面展開討論。

  一、用途需求分析

  電子發(fā)現(xiàn)概念來(lái)源于美國(guó)新修改的民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則,它是由法律推動(dòng)而產(chǎn)生的,電子信息的用途需求自然也是為了遵從司法需求。 從國(guó)外的諸多案例中,我們可以看到很多關(guān)于電子發(fā)現(xiàn)的教訓(xùn),如企業(yè)由于未能在法律訴訟過(guò)程中提交足夠的文檔而或多或少地受到懲罰。 由此可見,電子發(fā)現(xiàn)具有明顯的強(qiáng)制性及懲罰性色彩,法規(guī)遵從正是電子發(fā)現(xiàn)的重要原因。 例如,賽門鐵克公司在2008年對(duì)450名左右的IT專業(yè)人士的調(diào)查中發(fā)現(xiàn),大約有70%的企業(yè)為了應(yīng)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn),長(zhǎng)期保存?zhèn)浞荽艓А?/p>

  電子文件長(zhǎng)期存取作為國(guó)家、機(jī)構(gòu)、企業(yè)的相關(guān)規(guī)定,主要是為了滿足業(yè)務(wù)需求。 以2005年美國(guó)國(guó)會(huì)投資建設(shè)的電子文件檔案館ERA系統(tǒng)為例,它是由美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理局負(fù)責(zé),進(jìn)行美國(guó)政府業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值文件的長(zhǎng)期保存與管理,目的是永久保存聯(lián)邦政府備部門的電子文件,并提供便利有效的利用服務(wù)。 由此可見,電子文件長(zhǎng)期存取在用途需求方面是保證用戶長(zhǎng)期存取,側(cè)重于滿足業(yè)務(wù)需求,同時(shí)包含了在司法方面的需求一一區(qū)別于電子發(fā)現(xiàn)在用途方面的需求,即針對(duì)司法訴訟的需求。

  二、元數(shù)據(jù)需求(信息包)和信息工作流程(信息流)需求分析

  1.元數(shù)據(jù)(信息包)需求

  以開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)參考模型為例,其信息包中包括了三層元數(shù)據(jù)框架:第一層元數(shù)據(jù)的框架,是關(guān)于數(shù)據(jù)對(duì)象的元數(shù)據(jù)框架,即表征信息。 其作用是說(shuō)明數(shù)據(jù)對(duì)象的特征,以便于顯示和理解數(shù)據(jù)對(duì)象,屬于信息對(duì)象在物理層面上的技術(shù)元數(shù)據(jù)框架。 第二層元數(shù)據(jù)框架,是關(guān)于信息對(duì)象的元數(shù)據(jù)框架,即保存描述信息。 其作用是從信息長(zhǎng)久保存的角度說(shuō)明信息對(duì)象的特征,以確保信息對(duì)象可被確認(rèn)、理解信息對(duì)象被創(chuàng)建時(shí)所處的環(huán)境,它屬于信息對(duì)象在邏輯層面上的長(zhǎng)久保存元數(shù)據(jù)框架。 第三層元數(shù)據(jù)框架,是關(guān)于信息包的元數(shù)據(jù)框架。 其作用是從總體上說(shuō)明、描述信息包特征的信息,以便用戶確認(rèn)、定位與檢索信息包,主要是指從第二層元數(shù)據(jù)中抽取出來(lái)的、用于檢索的元數(shù)據(jù)框。

  為了滿足在民事或刑事訴訟案件中能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供有效證據(jù)這一要求,電子發(fā)現(xiàn)面臨的不僅僅是在海量的數(shù)據(jù)中找到有效信息,而且還要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)找到。 這就使電子發(fā)現(xiàn)區(qū)別于普通的歸檔存儲(chǔ),要求要有強(qiáng)大的查找功能。 同時(shí),電子發(fā)現(xiàn)必須滿足司法中舉證的功能,即與有效信息相關(guān)的關(guān)聯(lián)部門、關(guān)聯(lián)人員和關(guān)聯(lián)事件等信息都應(yīng)作為有效信息被保存。 因此,電子發(fā)現(xiàn)對(duì)元數(shù)據(jù)的要求更高,除了OAIS參考模型中提到的表征信息和保存描述信息外,電子發(fā)現(xiàn)還應(yīng)關(guān)注實(shí)體聯(lián)系元數(shù)據(jù),如文件與文件、文件與人員、文件與業(yè)務(wù)等的關(guān)系。

  總之,為了滿足企業(yè)在進(jìn)行訴訟時(shí)對(duì)相關(guān)文件查找的高效率性與準(zhǔn)確性,要求電子發(fā)現(xiàn)有強(qiáng)大的查找功能,而元數(shù)據(jù)可以幫助實(shí)體更好地保存和組織信息。 因此,電子發(fā)現(xiàn)對(duì)保存的元數(shù)據(jù)提出了更高的要求,不同于普通的歸檔存儲(chǔ)要求,需要有更進(jìn)一步的補(bǔ)充和規(guī)范。

  2.信息工作流程(信息流)需求

  電子發(fā)現(xiàn)在對(duì)電子信息進(jìn)行操作的過(guò)程中必須滿足一定的原則和標(biāo)準(zhǔn),而原則和標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一曾經(jīng)使電子發(fā)現(xiàn)舉步維艱。 2005年,旨在解決電子發(fā)現(xiàn)操作原則不統(tǒng)一及標(biāo)準(zhǔn)斷位問題的電子發(fā)現(xiàn)參考模型問世,目前此模型已被業(yè)界廣為傳頌,大多數(shù)企業(yè)也在此模式的指導(dǎo)下管理企業(yè)信息。 此模型涉及信息管理、確認(rèn)、收集、儲(chǔ)存、處理、評(píng)估、分析、產(chǎn)生及傳遞等九大元素:

  ·信息管理:一旦電子發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生問題,恰當(dāng)?shù)男畔⒐芾砟軌驕p輕風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用;

  ·信息確認(rèn):能夠定位潛在的電子儲(chǔ)存信息源及信息范圍、廣度和寬度;

  ·信息收集:以備信息的進(jìn)一步利用,如信息處理及評(píng)估等;

  ·信息保存:防止數(shù)據(jù)的不當(dāng)更改及毀壞;

  ·信息處理:減少數(shù)據(jù)儲(chǔ)存量,如有必要,可將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)格式進(jìn)行評(píng)估和分析;

  ·信息評(píng)估:對(duì)信息相關(guān)性及重要性等進(jìn)行分類評(píng)估:

  ·信息分析:通過(guò)可靠的方法驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否滿足訴訟要求;

  ·信息產(chǎn)出:以適當(dāng)?shù)男畔⒏袷剑煤线m的信息傳遞機(jī)制傳播信息;

  ·信息傳遞:以最便捷、易懂的方式按照消費(fèi)者的需求傳遞信息。

  反觀電子文件長(zhǎng)期存取在信息工作流程中的需求,以美國(guó)企業(yè)檔案管理為例,其具體管理環(huán)節(jié)包括了收集、整理、鑒定、保存艄毀、利用; 對(duì)應(yīng)電子發(fā)現(xiàn)參考模型的元素,分別是信息收集、信息處理、信息評(píng)估、信息保存、信息產(chǎn)出。

  通過(guò)分析電子發(fā)現(xiàn)參考模型與電子文件長(zhǎng)期存取在信息工作流程上的差別,可以知道電子文件長(zhǎng)期存取關(guān)注的重點(diǎn)在于電子文件的前期階段,即保存信息,并使信息的長(zhǎng)期穩(wěn)定性得到保證; 而電子發(fā)現(xiàn)關(guān)注的重點(diǎn)在于電子文件的后期階段,即發(fā)現(xiàn)利用信息,為利用者提供所存信息的獲取之道。 但是,后期階段的發(fā)現(xiàn)利用需要前期階段的長(zhǎng)期保存予以保證,所以電子發(fā)現(xiàn)在信息工作流程的需求方面,既包含了電子文件長(zhǎng)期存取的需求,又在此基礎(chǔ)上提出了自己新的需求。

  三、收集(歸檔)范圍需求分析

  對(duì)于電子文件長(zhǎng)期存取而言,由于它的用途需求定位在側(cè)重于滿足國(guó)家、企業(yè)、機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)需求,那么在一定程度上也就決定了電子文件長(zhǎng)期存取的收集(歸檔)范圍也是圍繞國(guó)家、企業(yè)、機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)定的。 以美國(guó)哈佛大學(xué)檔案館為例,該檔案館主要是為學(xué)校的行政管理、學(xué)術(shù)研究和校史編纂服務(wù)的,保存著哈佛大學(xué)自建校以來(lái)的重要?dú)v史檔案。 這些檔案大體上可以分為行政性文件和學(xué)術(shù)性文件兩大部分:行政性文件是對(duì)學(xué)校日常行政工作具有重大參考意義的法律、歷史和行政文件,包括建立哈佛大學(xué)的法律文件、1800年以前形成的全部歷史檔案和1801年后形成的具有重要意義的行政檔案等; 學(xué)術(shù)性文件主要是對(duì)學(xué)術(shù)研究服務(wù)具有重要價(jià)值的文件,包括學(xué)校教師和學(xué)生既往的各種學(xué)術(shù)成果,如學(xué)術(shù)論文、哈佛大學(xué)歷年出版的全部書籍和各種出版物等。

  由于哈佛大學(xué)檔案館保存的文件主要用途是滿足學(xué)校日常行政業(yè)務(wù)和學(xué)術(shù)交流,而不是滿足司法訴訟的需要,所以歸檔文件的范圍并沒有體現(xiàn)出司法訴訟的需求。 但是,如果僅僅是保存行政性文件和學(xué)術(shù)性文件,則無(wú)法滿足電子發(fā)現(xiàn)對(duì)文件歸檔范圍的需求。 目前普遍認(rèn)為,電子發(fā)現(xiàn)的文件歸檔范圍除了常規(guī)檔案的歸檔范圍以外,還應(yīng)包括與機(jī)構(gòu)重要事件相關(guān)的個(gè)人數(shù)據(jù)保全(收集)對(duì)象物,不僅包括個(gè)人使用的電腦、持有的電子媒體,還包括正在訪問的各種郵件服務(wù)器、微軟的共享點(diǎn)或lotus notes的郵件/數(shù)據(jù)庫(kù)等。

  總之,物理存在的關(guān)聯(lián)事件、關(guān)聯(lián)部門和關(guān)聯(lián)員工的數(shù)據(jù)全部作為保全(收集)對(duì)象物,都是電子發(fā)現(xiàn)對(duì)文件歸檔范圍的需求。 以電子郵件為例,以往的文件歸檔范圍中并沒有將電子郵件納入到歸檔范圍,但是電子發(fā)現(xiàn)表明電子郵件已在各種法律訴訟案中得到廣泛應(yīng)用,電子證據(jù)發(fā)現(xiàn)公司(Electronic Evidence Discovery)的Jessen和Shear曾指出,某公司職員起訴其以前所在的公司非法解雇員工,電子證據(jù)發(fā)現(xiàn)公司從被告公司的75萬(wàn)份電子郵件中查找到了證據(jù),使原告勝訴。 除此之外,電子發(fā)現(xiàn)對(duì)文件歸檔范圍的需求不僅包括公共郵件,還包括與事件相關(guān)的私人郵件,這有別于電子文件長(zhǎng)期存取對(duì)文件歸檔范圍的需求。

  四、人員需求分析

  傳統(tǒng)的文件管理一般是業(yè)務(wù)人員和檔案人員共同完成文件的收集、整理、鑒定、保存/銷毀、利用等流程。 在社會(huì)信息化的大背景下,文件多以電子信息的形式出現(xiàn),今天的文件管理對(duì)人員的需求也逐漸包括了IT管理人員,但是對(duì)其專業(yè)性的要求也不是很高。

  然而對(duì)電子發(fā)現(xiàn)來(lái)說(shuō),由于其越來(lái)越多地被企業(yè)所需要,企業(yè)希望從各種類型的電子存儲(chǔ)信息中提取最大的商業(yè)價(jià)值,以提高整個(gè)電子發(fā)現(xiàn)流程的效率,最終降低成本和風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)應(yīng)對(duì)電子發(fā)現(xiàn)可能帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 因此,保存電子發(fā)現(xiàn)對(duì)人員的需求不僅包括業(yè)務(wù)人員、檔案人員,還包括了法律人員以及專業(yè)的IT人員。 法律人員將會(huì)以法律顧問的角色參與到電子發(fā)現(xiàn)確認(rèn)、收集和評(píng)估的流程中,保障與訴訟關(guān)聯(lián)的信息得以保存,為收集與企業(yè)相關(guān)的法律案件的證據(jù)提供法律意見。 IT人員會(huì)以技術(shù)人員的角色參與到電子發(fā)現(xiàn)處理、產(chǎn)出和傳遞的流程中,保證所保存信息的可讀性、真實(shí)性、完整性和安全性,以及在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)最大限度地發(fā)現(xiàn)有效信息。 為了滿足企業(yè)高效運(yùn)作的特點(diǎn),以及一旦無(wú)法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)有效信息企業(yè)則有可能會(huì)面臨巨額罰款的風(fēng)險(xiǎn),IT人員由傳統(tǒng)文件管理中被動(dòng)地響應(yīng)電子發(fā)現(xiàn)請(qǐng)求,轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、制定面向整個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)的相關(guān)策略,因此電子發(fā)現(xiàn)對(duì)IT人員的專業(yè)要求非常高。

  總體來(lái)說(shuō),電子發(fā)現(xiàn)管理的主體與電子文件長(zhǎng)期存取管理的主體都是電子信息,從本質(zhì)上講兩者的管理需求應(yīng)該是一致的,但由于兩者的側(cè)重點(diǎn)不同而導(dǎo)致二者的管理需求不一致:

  五,對(duì)我國(guó)電子證據(jù)發(fā)展的啟示

  2011年,在我國(guó)新修訂的《民事訴訟法》中電子證據(jù)被作為證據(jù)的新成員。 但是,由于目前相關(guān)的法規(guī)制度不健全,產(chǎn)生電子文件的信息系統(tǒng)不規(guī)范,電子證據(jù)的可讀性、真實(shí)性、完整性無(wú)法得到保障。 從這點(diǎn)來(lái)看,即使電子證據(jù)能被法律界正名,也不會(huì)得到廣泛的應(yīng)用,而電子發(fā)現(xiàn)是美國(guó)在電子證據(jù)采集方面的法規(guī)要求,是對(duì)保護(hù)電子證據(jù)擁有法律證明力的具體實(shí)踐。 從美國(guó)的電子發(fā)現(xiàn)管理經(jīng)驗(yàn)中,我們可以得到以下幾點(diǎn)啟示:

  首先,加快推進(jìn)相關(guān)法規(guī)制度建設(shè)。 隨著信息化的發(fā)展,電子文件將會(huì)成為文件的主要形式,為電子證據(jù)正名是大勢(shì)所趨。 雖然我國(guó)的《民事訴訟法》《刑事訴訟法》和《行政訴訟法》中都規(guī)定了“視聽材料”是證據(jù)中的一個(gè)種類,電子文件可以歸入此類中,但是法律中并沒有明確“視聽材料”的定義、分類和標(biāo)準(zhǔn)等。 正是因?yàn)槲覈?guó)法律對(duì)電子文件界定的不明確,才使得電子文件的證據(jù)性無(wú)法可依。 只有從法律上明確確定電子文件作為證據(jù)的地位,并對(duì)判斷其證據(jù)效力的客觀標(biāo)準(zhǔn)做出明確規(guī)定,電子證據(jù)才不至于有效而不被人們重用。

  檔案論文范例:檔案大事記編撰工作的實(shí)踐與思考

  其次,加強(qiáng)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理。 電子證據(jù)即便能被正名,但是如果無(wú)法保證電子文件在取證前的可用性、真實(shí)性、完整性和安全性,那么一切都將只是空談。 要保證電子文件能成為呈堂證供,具有法律上認(rèn)可的證明力,還需要有完善的電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),以保障電子文件在產(chǎn)生、管理、利用等一系列流程中保持其原始狀態(tài)不被惡意修改。

  最后,統(tǒng)一電子證據(jù)和電子文件長(zhǎng)期存取的管理需求。 美國(guó)電子發(fā)現(xiàn)的管理經(jīng)驗(yàn)告訴我們,電子證據(jù)與電子文件長(zhǎng)期存取的管理需求應(yīng)是統(tǒng)一的。 電子發(fā)現(xiàn)是電子文件長(zhǎng)期存取的具體應(yīng)用,而電子文件長(zhǎng)期存取則是電子發(fā)現(xiàn)的具體措施、技術(shù)手段和現(xiàn)實(shí)保障,兩者的管理需求不應(yīng)該彼此割裂,更不應(yīng)該獨(dú)立存在和發(fā)展。 在推動(dòng)電子證據(jù)發(fā)展的道路上,我們應(yīng)構(gòu)建一個(gè)既能滿足電子證據(jù)要求又能滿足電子文件長(zhǎng)期存取需要的、統(tǒng)一的電子文件管理框架體系。

  作者:李錦華

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