摘  要：會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，其管理在實(shí)際工作中卻容易被忽視。本文擬總結(jié)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理。

　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案  科學(xué)管理  問(wèn)題  對(duì)策

　　中圖分類號(hào)： G271        文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：  A       文章編號(hào)：2095-0802-(2012)07-00  -0

　　Discussion on the Accounting Archives Management Problems

　　And Countermeasures

　　ZHOU Hong

　　(GuangXi University Of Technology Archives, LiuZHou, 545006, GuangXi, China )

　　Abstracts：Accounting archives is the important economic archives whose management is easy to be ignored in the practical work. In this article, the problems in accounting archives management work were summarized to find solution countermeasure and realize the scientific management of accounting archives.

　　Key words：accounting; scientific management;  problem;  countermeasure

　　0引言

　　會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來(lái)備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值。加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

　　1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

　　會(huì)計(jì)檔案具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)如下：a) 來(lái)源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案；b) 內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過(guò)這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性；c) 形成過(guò)程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性[1]。

　　2會(huì)計(jì)檔案的作用

　　會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。

　　2.1體現(xiàn)機(jī)構(gòu)整體經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況。

　　1個(gè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況，都是通過(guò)財(cái)會(huì)的記錄體現(xiàn)出來(lái)；一段時(shí)間或全年部門的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果，都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。

　　2.2提供全面、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

　　企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供近幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源于會(huì)計(jì)檔案。國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中，也有相當(dāng)一部分來(lái)源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

　　2.3為審計(jì) 司法等部門提供依據(jù)

　　審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)有關(guān)部門時(shí)，會(huì)計(jì)檔案可以提供可靠的數(shù)據(jù)。司法部門在查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題時(shí)，也同樣需要會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)[2]。

　　3會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題

　　3.1會(huì)計(jì)檔案意識(shí)淡薄。

　　有些單位對(duì)會(huì)計(jì)管理工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)。

　　3.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全

　　有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。會(huì)計(jì)檔案管理難以發(fā)揮其在監(jiān)督檢查、經(jīng)濟(jì)管理和分析決策方面的重要作用。

　　3.3財(cái)務(wù)檔案管理不完善 不規(guī)范

　　a) 會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的收集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性；

　　b) 會(huì)計(jì)憑證裝訂不及時(shí)不規(guī)范，有的單位將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；裝訂時(shí)僅僅用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來(lái)；活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔；

　　c) 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的介質(zhì)與應(yīng)用軟件沒(méi)有同步歸檔。對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱，影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果[4]。

　　3.4會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

　　目前，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺少職業(yè)素養(yǎng)，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證，開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法地偷稅，造成會(huì)計(jì)信息失真，破壞會(huì)計(jì)檔案的原始性、真實(shí)性。

　　4完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

　　4.1增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案意識(shí)

　　加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門并進(jìn)行規(guī)范管理。各單位一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

　　4.2建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度

　　要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須理論結(jié)合實(shí)際，建立和健全相關(guān)的制度，將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，規(guī)范檔案資料管理的各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

　　a) 建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查；

　　b) 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。首先，制訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。其次，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管，要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。最后，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；

　　c) 同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。通常由于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致，導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中出現(xiàn)打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的事件。該問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)[3]。

　　4.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn) 提高管理人員的綜合素質(zhì)。

　　會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

　　總之，在新的歷史條件下會(huì)計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

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